Оцифровка и электронная каталогизация региональных музейных фондов: содержательный и организационный аспекты

530
Ханты-Мансийский автономный округ – Югра представляет свой опыт локальной электронной каталогизации фондов во всех музеях региона с последующей интеграцией данных на единой платформе...

Загоскин Д.В.

канд. ист. наук, доцент кафедры музеологии, культурного и природного наследия Национального исследовательского Томского государственного университета

Ширко К.Н.

канд. ист. наук, начальник отдела культурного наследия департамента по культуре Томской области

Ханты-Мансийский автономный округ – Югра представляет свой опыт локальной электронной каталогизации фондов во всех музеях региона с последующей интеграцией данных на единой платформе. 

Оцифровка музейных фондов к настоящему времени имеет давнюю и интересную историю. Дискуссии о важности перевода музейных предметов и коллекций в формат электронного хранилища, о роли и месте цифровых данных в музейных производственных процессах, остались в прошлом. Ныне, в общем, признано, что внедрение цифрового формата в основные производственные процессы музея “равноценно переходу… от ремесленного кустарного к машинному промышленному производству”.

Систематизированный банк данных качественных изображений музейных предметов в сочетании с их развернутым описанием и возможностью многокритериального поиска даст возможность не только существенно повысить интенсивность и качество учетно-хранительской и научной работы музея, но и позволит предложить публике новые форматы представления музейных коллекций.

В конечном итоге систематизированный банк данных, вероятно, создаст условия для формирования особой цифровой реальности, когда переведенные в электронный формат музейные предметы могут “зажить собственной жизнью” (появится возможность рассмотреть предмет под разными углами, провести его декомпозицию, изменить цветовое решение и т. д.).

Музейное сообщество Российской Федерации приняло данное обстоятельство как на общенациональном уровне (в последнее время предприняты серьезные шаги по исполнению действующего законодательства в сфере формирования Государственного каталога музейного фонда РФ), так и в регионах России, где и нормативно-правовая база, и реальная практика приводят к созданию проектов региональных каталогов музейного фонда. Один из таких проектов был реализован в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре. В этом регионе в последние годы достаточно успешно происходило формирование инфраструктуры, необходимой для решения задач полной электронной каталогизации регионального музейного фонда.

Ход процесса каталогизации ХМАО – Югры 

В 2000-2008 гг. все государственные и муниципальные музеи автономного округа (в 2011 г. музейная сеть Югры насчитывала 37 единиц) были оснащены автоматизированными системами учета музейных фондов – платформой “КАМИС”. Это сделало возможной локальную электронную каталогизацию фондов во всех музеях региона, с последующей интеграцией данных на единой платформе, также разработанной на базе “КАМИС”.

В 2000-2008 гг. все государственные и муниципальные музеи ХМАО были оснащены автоматизированными системами учета музейных фондов.

Целями такой каталогизации являются: 

1) формирование единого канала доступа к информационным ресурсам музеев региона, предоставление гражданам возможностей по использованию этих ресурсов для решения разнообразных социально значимых задач;

2) выполнение охранной функции путем широкомасштабной публикации музейных предметов, возможности публичного представления которых в музейных экспозициях по ряду трудноустранимых причин ограничены. Особую важность здесь приобретает публикация полного изображения музейного предмета, позволяющая точно идентифицировать его.

Благодаря каталогизации музей может представить публике и специалистам предметы, которые по ряду причин невозможно демонстрировать в рамках экспозиции, и дать возможность идентифицировать их.

На определенном этапе этой работы возникла проблема создания пилотного контента для тестовой версии объединенного каталога. Этот контент должен был удовлетворять следующим требованиям:

■ быть достаточно представительным в количественном отношении (минимальное достаточное количество единиц каталогизации было оценено в 15 тыс. единиц хранения основного фонда);

■ отражать собрания крупнейших музеев автономного округа (в тестовую версию должны были войти предметы из части государственных музеев Югры, расположенных в г. Ханты-Мансийске, крупнейших муниципальных музеев региона, расположенных в городах Сургуте и Нижневартовске), с одной стороны, и представлять не менее 40% музеев от общего числа единиц музейной сети автономного округа – с другой;

■ быть разнообразным с точки зрения профиля отражаемых предметов и коллекций, включать в себя основные группы хранения, исторически сформировавшиеся в музеях автономного округа (этнография и археология, нумизматика, бонистика, фалеристика, историко-бытовые предметы, документальный фонд и т. д.).

При этом для ряда муниципальных музеев в малых поселениях Югры характерна общая организационная и кадровая проблема: недостаточный штат при относительно большом объеме выставочной, культурно-образовательной, культурно-досуговой деятельности не позволяет специализировать сотрудников на планомерную работу по значительному объему электронной каталогизации. Учитывая это, в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре руководством отрасли культуры и научно-методическим центром музейного сектора автономного округа – Музеем Природы и Человека было принято решение передать работы по формированию указанного пилотного контента на аутсорсинг. Заказчиком работ выступил ведущий научно-методический центр для музейной сети Югры – учреждение автономного округа “Музей Природы и Человека”. Право на заключение государственного контракта по выполнению этих работ на открытом конкурсе получил Национальный исследовательский Томский государственный университет. Исполнителем контракта выступил научно-образовательный центр “Музей и культурное наследие”, созданный в 2009 г. на базе кафедры музеологии, природного и культурного наследия в научном управлении ТГУ.

Работы по формированию указанного пилотного контента были переданы на аутсорсинг.

Техническим заданием государственного контракта было предусмотрено выполнение работ в 12 поселениях Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, на 17 объектах (16 музеев – юридических лиц и 17 сетевых единиц, считая филиалы).

Объем выполняемой работы составил 15 тыс. единиц хранения основного фонда, предусматривалась оцифровка предметов в щадящем режиме оптикой, не менее чем в двух ракурсах, с их базовым описанием по согласованной структуре.

Работы проводились на следующих музейных объектах автономного округа:

■ Октябрьский районный краеведческий музей (пос. Октябрьское, северо-запад автономного округа);

■ Шеркальский этнографический музей (пос. Шеркалы, северо-запад автономного округа);

■ Березовский районный краеведческий музей (пос. гор. типа Березово, северо-запад автономного округа);

■ Саранпаульский краеведческий музей (пос. Саранпауль, северо-запад автономного округа);

■ этнографический музей–парк “Найотыр Маа”, − филиал Саранпаульского краеведческого музея (пос. Сосьва, северо-запад автономного округа);

■ Белоярский выставочный зал (г. Белоярский, северо-запад автономного округа);

■ Сургутский краеведческий музей (г. Сургут);

■ Сургутский художественный музей (г. Сургут);

■ Лянторский хантыйский этнографический музей (г. Лянтор, Сургутский район автономного округа);

■ Нефтеюганский историко-художественный музейный комплекс (г. Нефтеюганск, Сургутский район автономного округа);

■ Угутский краеведческий музей имени П. С. Бахлыкова (пос. Угут, Сургутский район автономного округа;)

■ Кондинский районный краеведческий музей (пос. Кондинское, юго-запад автономного округа);

■ Музей Природы и Человека (г. Ханты-Мансийск);

■ Этнографический музей под открытым небом “Торум Маа” (г. Ханты-Мансийск);

■ Этнографический музейный комплекс имени Т. Д. Шуваева (г. Нижневартовск);

■ Краеведческий музей города Покачи (Нижневартовский район автономного округа);

■ Этнографический музей-парк пос. Варьеган (Нижневартовский район автономного округа).

На каждый из этих музеев техническим заданием была определена квота по численности предметов, отбираемых в работу. Решения по отбору предметов принимались руководителями и главными хранителями музеев на местах.

Приступая к выполнению работ, команда исполнителей приняла решение организовать их в три организационных звена.

Вахтовое звено – группы исполнителей в Ханты-Мансийском автономном округе-Югре. Работы по оцифровке было решено проводить непосредственно на месте силами привлеченных томских фотографов, обладающих серьезным опытом как предметной, так и натурной фотосъемки и имеющих соответствующие рекомендации от прежних работодателей. Там же по учетным документам соответствующих музеев было решено организовать сбор имеющихся учетных данных для их дальнейшего использования в составлении описаний предметов по согласованной форме. При этом составлять такие описания на месте было рекомендовано только по возможности, основной объем этой работы планировалось осуществлять в Томске по поступающим с мест оцифровкам и собранным учетным данным. На этом этапе были спланированы четыре маршрута для томских вахтовых команд (Северо-Западное, Сургутско-Кондинское, Сургутско-Ханты-Мансийское, Нижневартовское направления), сформирован персональный состав команд, из расчета фотограф плюс два специалиста по музейному учету. На эту позицию были привлечены сотрудники из Томского областного краеведческого музея и Музея города Северска. Всего были сформированы три таких группы, каждая из которых получила в работу от трех до шести объектов.

Томские вахтовые команды должны были отработать в малых муниципальных музеях автономного округа, испытывающих системные кадровые затруднения. В крупных музеях автономного округа (Сургут и Ханты-Мансийск), обладающих достаточным по количеству и квалификации кадровым потенциалом, было решено сформировать свои собственные команды исполнителей, направив туда только специалистов по фотосъемке.

Также на этом этапе была проведена работа по организации взаимодействия с руководителями и хранителями музеев на предмет подготовки к прибытию томских вахтовых команд (отбор предметов, подлежащих оцифровке и каталогизации, а также существующей на них музейной документации, обустройство рабочего места пребывающих специалистов) и по организации рабочих групп на местной кадровой базе (в музеях Сургута и Ханты-Мансийска).

Группы по обработке и описанию полученной на вахтовом звене информации. 

Составление описаний по согласованной форме было решено проводить в Томске силами привлеченных специалистов из Томского областного краеведческого музея, Музея города Северска, Томского государственного университета и Томского государственного педагогического университета. Предполагалось, что эта работа будет базироваться на поступающих из Югры изображениях оцифрованных предметов и учетных данных, причем для их оперативной передачи изначально планировалось использовать интернет-каналы. Тем самым можно было бы выстроить работу групп второго эшелона практически параллельно с работой вахтовых команд первого этапа. В условиях крайне сжатых сроков исполнения контракта (3-4 месяца) и большого объема работ (из-за особенностей музейных предметов процесс фактической оцифровки затянулся, так как в большинстве случаев двух ракурсов, оговоренных техзаданием, оказалось недостаточно) это могло бы серьезно сэкономить время работы. Однако выяснилось, что руководство проекта переоценило качество каналов онлайн-связи в Югре: даже в крупных городах их пропускная способность не позволила передавать большие объемы графических данных. В результате работа первого и второго этапов выстроилась последовательно – томским рабочим группам пришлось ждать прибытия вахтовых команд из автономного округа и поступления данных в работу.

Из-за особенностей музейных предметов в большинстве случаев двух ракурсов, оговоренных техзаданием, оказалось недостаточно, и процесс фактической оцифровки затянулся.

Финальное звено. Занесение полученных данных в локальные автоматизированные системы музеев-участников проекта было решено организовать силами сотрудников этих музеев. Для этого им оставлялись оцифрованные изображения и по онлайн-каналам передавались соответствующие описания. Главному заказчику – Музею Природы и Человека – были переданы базы, совмещающие изображения и описания.

Таким образом, для выполнения работ по проекту была построена сетевая структура, управляемая из единого центра, функции которого выполнял НОЦ “Музей и культурное наследие”, и объединяющая множество рабочих групп с различными производственными заданиями и минимальными горизонтальными связями между собой.

Всего в эту сеть было вовлечено около 70 специалистов из Томска, Северска и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Вахтовые группы, работавшие в музеях автономного округа, были нацелены на жесткое соблюдение оговоренных техническим заданием количественных квот. В число предметов, отобранных на местах для включения в работу, попало довольно много сложносоставных вещественных и письменных источников, в результате чего план в 15 тыс. предметов был незначительно перекрыт − всего в работу было принято около 15 900 музейных предметов. Некоторые количественные итоги реализации проекта представлены в таблице:

Табл. 1. Итоги оцифровки объектов музейного фонда в ХМАО – Югре

Квота

Количество изображений

Исполнение в предметах, шт.

Исполнение в единицах хранения, ед. хр.

15000

46778

15421

15921

В работу было принято около 15 900 музейных предметов.

Распределение объектов по группам хранения (кроме Ханты-Мансийска и Сургута) представлено в таблице 2.

Табл. 2. Подразделение оцифрованных объектов по единицам (группам) хранения

Источник

Количество единиц хранения, шт.

Этнографические источники

2581

Изобразительные источники

1548

Историко-бытовые и иные исторические вещественные источники

1433

Фалеристика

1032

Нумизматика

864

Письменные источники (книги и документы)

442

Фотография

432

Археология

428

Палеонтология

316

Бонистика

313

Комбинированный источник (фотография в рамке, фотоальбом)

296

Скульптура

216

Филокартия

147

Таксидермия

88

Минералогия

45

Филателия

21

Вооружение

12

Шкуры

2

Картографические источники

1

Данные по структуре оцифрованных фондов в Ханты-Мансийске и Сургуте могут увеличить долю лидирующей группы хранения – этнографических источников, а также археологических предметов и изобразительных источников за счет участия в проекте крупных этнографического и художественного музеев и археологической коллекции Музея Природы и Человека.

Результаты работы

Проблемы и их решения

Итоги работы над проектом позволяют сделать определенные выводы, способные заинтересовать менеджеров, организующих аналогичные проекты. В ходе работ командой исполнителей были выявлены и проанализированы организационные ошибки, которые осложнили работы на их различных этапах, и которых можно было бы избежать на этапе планирования.

Вот некоторые из них:

■ ошибка в транспортной логистике. Мы планировали маршруты вахтовых команд исходя из очевидной транспортной схемы внутри автономного округа. Основным транспортным узлом, за исключением вахты Нижневартовского направления, был выбран аэропорт г. Сургута. По замыслу организаторов проекта, из него группы должны были двигаться вглубь территории автономного округа, завершая маршрут в удаленной точке, из которой им следовало возвращаться в Сургут. В результате одна из вахтовых команд завершила маршрут в райцентре Кондинское, откуда не смогла выбраться ни в Сургут, ни в столицу автономного округа из-за отсутствия вертолета. Группе пришлось добираться автобусом до Екатеринбурга, с риском опоздать на самолет до Томска.

Практика показала, что оптимальным был бы иной подход – окном на территорию автономного округа следовало определить г. Ханты-Мансийск (практически все поселения, расположенные на маршрутах, имеют с ним транспортные коммуникации). Далее нужно было направлять вахты в первую очередь в самые отдаленные точки маршрутов, чтобы далее они двигались в сторону крупных транспортных узлов – Ханты-Мансийска либо Сургута – и завершали работу в поселениях поблизости от них;

■ вышеупомянутая переоценка качества каналов интернет-связи в Югре. Получаемые на местах объемы графических данных оказалось невозможно передать на обработку в Томск в режиме онлайн. Это привело к необходимости перестраивать на ходу всю организационную схему проекта, отменять задания исполнителям на втором организационном звене и сдвигать сроки исполнения для них в сторону серьезного ужесточения. В итоге данное обстоятельство вынудило нас снизить плановые объемы заданий отдельным исполнителям второго звена и привлечь дополнительных исполнителей, что вызвало определенный рост затрат;

■ не была должным образом отработана технология операций с материалом на местах оцифровки. Жесткие сроки реализации, увеличившееся по факту количество необходимых ракурсов фотосъемки и неизбежные сбои в подготовке фронта работ для наших групп на местах заставляли исполнителей организовывать процесс по конвейерному принципу, работая по вечерам и даже в ночное время. В итоге у некоторых групп не осталось времени на первичную систематизацию получающейся базы: изображения предмета (от 3 до 7 ракурсов) оказывались слабо связанными с изображением учетной документации на этот предмет. Такая связь обнаруживалась только на уровне самой картинки – фотографировалась маркировка учетного номера на предмете и проставленный номер в книге поступлений с описанием. В результате исполнителям на втором организационном звене приходилось проделывать дополнительную работу по поиску, подбору и совмещению этих изображений.

Не было должным образом проведено техническое тестирование оцифровочного оборудования перед отправкой вахт. Из-за этого у фотографа, работавшего в музеях г. Сургута, отказало осветительное оборудование. Возникла необходимость оперативной замены неисправных приборов, и это также вызвало сдвиг сроков.

Были и трудности объективного характера. Так, направляя людей в длительные командировки в местности, приравненные к районам Крайнего Севера, организаторы проекта были вынуждены рассчитывать им суточные по федеральному стандарту, принятому в Томском государственном университете, – по 100 руб. в стуки. Поэтому приходилось планировать возмещения их реальных расходов в доплатах за выполненную работу со всеми налоговыми начислениями, возникающими в этом случае.

Выводы

Даже с учетом всех указанных проблем, в конечном счете удалось справиться с задачей и извлечь необходимые организационно-управленческие уроки. В ходе работ над проектом были отработаны организационные, управленческие и технологические схемы, вполне пригодные при осуществлении аналогичных проектов по массовой оцифровке музейного фонда в регионе на основах аутсорсинга. Этот опыт (с неизбежными при пилотном характере такого проекта негативными моментами) может оказаться полезным при формировании контента для региональных каталогов музейного фонда в субъектах Российской Федерации, и, в частности, в Томской области, где необходимость создания такого каталога установлена областным законодательством.

Наряду с этим следует отметить, что в ходе реализации данного проекта в нашем регионе была сформирована и проверена реальным делом профессиональная команда исполнителей, способная реализовывать аналогичные мероприятия в других субъектах РФ либо оказать коллегам необходимую информационно-методическую поддержку.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×