Паспорт должности: быть или не быть в библиотеке

605
Представляем вашему вниманию опыт по разработке паспорта должности работника вузовской библиотеки. Ниже приводится информация о составе этого документа и приемы перевода качественной оценки компетенций работника в количественную...

Щербинина Г.С.,

канд. пед. наук, зам. директора по научной работе Зональной научной библиотеки Уральского федерального университета имени первого Президента России Б.Н. Ельцина

Воронская И.Г.,

главный библиотекарь Зональной научной библиотеки Уральского федерального университета имени первого Президента России Б.Н. Ельцина

Представляем вашему вниманию опыт по разработке паспорта должности работника вузовской библиотеки. Ниже приводится информация о составе этого документа и приемы перевода качественной оценки компетенций работника в количественную. 

Научные вузовские библиотеки в современных условиях стремятся к упорядочиванию документирования собственных видов деятельности. Более того, внедрение всего комплекса системы менеджмента качества либо желание соответствовать ее отдельным требованиям подвигает библиотеки обратиться к новым, заимствованным из других сфер жизнедеятельности формам фиксирования достигнутых результатов. На смену пространным и описательным приходят динамичные, сжатые по форме, но достаточно емкие документы. К ним можно отнести и паспорт какого-либо объекта, например, должности работника библиотеки.

Форма паспорта используется библиотеками достаточно давно (вспомним паспорт каталога). Распространение ее на характеристику множества разных библиотечных объектов привлекает способностью регулярно отражать происходящие с объектом изменения. Современные библиотеки имеют возможность использовать разные виды паспортов –паспорт библиотеки, фонда или его значимой части, системы каталогов и отдельного каталога, персонального компьютера, любого технологического процесса, любой программы, например, программы повышения квалификации персонала, паспорт рабочего места, и даже паспорт здоровья работника.

Следует отметить, что публикации о паспорте должности появляются все чаще. Правда, наряду с указанным понятием часто используется термин “профиль должности”. Эти понятия следует разграничить.

Профилирование – это скорее сбор и ранжирование характеристик по профессионально-квалификационным группам (ПКГ), т. е. некий общий контент должности, а паспорт должности – это документ, фиксирующий ранжированные характеристики, выраженные в конкретной мере и степени.

В публикациях не встречается убедительная методика его подготовки, не приведено ни одного реально работающего примера использования данного документа в библиотеках, поэтому исследование, проведенное сотрудниками Зональной научной библиотеки Уральского федерального университета имени первого Президента России Б. Н. Ельцина (ЗНБ УрФУ), можно считать одним из первых опытов такого рода.

Итак, ответим на вопросы, что же такое паспорт должности, как его составить и какую роль при этом играют компетенции.

Что включает паспорт должности

Будем считать, что паспорт – это документ, содержащий описательную модель объекта, которая включает определенный перечень его унифицированных элементов. В паспорте фиксируются характерные особенности, свойства, факты, важные сведения об объекте. Если принять во внимание, что должность имеет несколько значений, как -то: “служебное место, связанное с определенным кругом обязанностей и полномочий”, “установленная социальная роль, выполняемая человеком в государственных, общественных, частных организациях, предприятиях и учреждениях”, “единица в штатном расписании организации, компании, которая отвечает требованиям для выполнения определенных работ, обязанностей, решения задач при соответствующих квалификации и образовании работника”, то сочетание данных терминов позволяет заключить, что паспорт должности – это документ, определяющий и подтверждающий квалификацию, полномочия и компетенции человека, выполняющего определенные должностные обязанности.

Паспорт должности – это документ, определяющий и подтверждающий квалификацию, полномочия и компетенции человека, выполняющего определенные должностные обязанности. 

Остановимся на нескольких важных моментах, характеризующих основные понятия и нормы, используемые в паспорте должности.

Компетенция или компетентность. Под термином “компетенции” будем понимать не только полученные знания, приобретенные умения и навыки (в педагогике – ЗУНы), но и определенные свойства личности работника.

Не менее важно уяснить, что различают также понятия “компетенции” и “компетентности”: под компетенциями следует понимать ресурс (или потенциал) работника, а под компетентностями – проявления компетенций, т. е. умение распоряжаться ими в ходе реализации полномочий.

Отличие паспорта должности от должностной инструкции. Должностная инструкция является официальным и поэтому обязательным правовым документом, который вместе с трудовым договором регулирует правовые отношения работодателя и работника, давая последнему право выполнять определенный круг должностных обязанностей. Паспорт должности – это инструмент управления, пока не имеющий статуса официального документа. Он представляет расширенный по отношению к должностной инструкции перечень данных, структурированных по определенным параметрам.

Паспорт должности, разработанный ЗНБ УрФУ, включает следующие группы сведений:

■ основную цель должности (назначение);

■ место в организационной структуре (подчинение – непосредственное и косвенное подчинение, количество подчиненных, замещение по должности);

■ функционал (общую характеристику должности, обязанности, права работника, его ответственность, отчетность);

■ условия труда (физические, экономические, социальные);

■ взаимодействия по должности (таблицу связей: от кого и что именно работник получает, кому и что предоставляет);

■ квалификационные требования (пол, возраст, стаж работы в данной отрасли);

■ модель компетенций работника для этой должности.

Надо отметить, что разработка в ЗНБ паспортов на должности работников состояла из нескольких последовательных этапов или шагов, которые будут описаны ниже. И если описание большинства групп сведений для паспорта должности не составляло особой сложности, то построение модели компетенций по каждой должности оказалось наиболее трудоемким процессом. Он потребовал выявления и изучения документных источников, проведения анализа обширного терминологического аппарата и знакомства с предполагаемым опытом.

Описание компетенций 

В ходе работы над составом паспорта должности сотрудники библиотеки изучили 37 видов компетентностей (по Дж. Равену), модель социально-профессиональной компетентности (по И. А. Зимней), виды педагогической компетентности (по Н. В. Кузьминой). Но в первую очередь принимались во внимание наиболее значимые для библиотечной сферы источники, а именно: федеральный государственный образовательный стандарт высшего образования, федеральный государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования по образовательному направлению “Библиотечно-информационная деятельность”, материалы Европейских квалификационных рамок (ЕКР) и диссертационного исследования О. А. Калягиной, монография О. Г. Мотовилина и И. А. Мотовилиной “Оценка персонала в современных организациях”. В результате появилась таблица, в которой был зафиксирован перечень компетенций, разнесенных на основные группы, выделенные соответствующими источниками (табл. 1).

Более того, группа специалистов ЗНБ предприняла попытку структурировать требования и перевести их в необходимые в библиотечно-информационной сфере компетенции (знания, умения, навыки, способности и представления) по категориям работников с точки зрения работодателей.

   Таблица 1. Сравнительная таблица компетенций из разных источников

Названия компетенций

ФГОС ВО

ФГОС (БИД)

Калягина О. А. (КазГУКИ)

ЕКР

Мотовилин О. Г., Мотовилина И. А.

Работодатель

1

Общие/ Универсальные/ Общекультурные/ Базовые

Общенаучные, организационно-управленческие, социально-личностные, коммуникативные компетенции

и пр.

Наличие культуры мышления, способность к обобщению и анализу, умение логически верно, аргументировано и ясно строить устную и письменную речь, стремление к саморазвитию, умение критически оценивать свои достоинства и недостатки, намечать пути и выбирать средства развития и т. д.

Умение читать, писать, говорить, слушать; различные мыслительные навыки, личностные качества

Инструментальные, межличностные, системные компетенции

Формальные характеристики работника: демографические показатели, семейное положение, место жительства, профессиональное образование, стаж и опыт работы

Инструментальные, общенаучные и социально-личностные качества и свойства личности работника

 Итогом анализа совокупности всех требований заинтересованных сторон явилась еще одна сравнительная таблица компетенций, сгруппированных по двум большим группам – “Базовые компетенции” и “Профессиональные компетенции”. К слову сказать, предстояло выбрать также и наименование этих групп. Так, например, в разных источниках первая группа компетенций называлась общими компетенциями, универсальными, базовыми или общекультурными. В результате к базовым компетенциям в ЗНБ были отнесены компетенции таких подгрупп, как инструментальные, общенаучные и социально-личностные, а к профессиональным – производственно-технологические, организационно-управленческие, научно-исследовательские и психолого-педагогические компетенции.

Компетенции каждой отдельной подгруппы были представлены с точки зрения следующих требований: они должны учитывать потребности библиотечной сферы, их перечень должен быть убедительным для общей характеристики направления подгруппы, особое внимание следовало уделить когнитивным процессам (мышлению, памяти, вниманию), а также обучаемости работников.

Для дальнейшего использования каждая компетенция была достаточно детально описана. Если установление содержания какой-либо компетенции было затруднительным, разработчики обращались к терминологическим стандартам, словарям, справочникам, энциклопедиям. В результате появилась таблица, отражающая структуру деления компетенций по группам и подгруппам, их наименование и описание. Иными словами, была создана описательная модель компетенций, которыми должны обладать работники библиотеки (табл. 2). 

Таблица 2. Описательная модель компетенций работников библиотеки

Кластер

Наименование компетенции

Описание компетенции

1

2

3

4

1

Базовые (универсальные)

1.1

Инструментальные

1.1.1

Навыки использования оргтехники

Использование в работе способов получения, хранения и воспроизведения информации и технических устройств (принтера, ксерокса, сканера, факса¸ МФУ)

1.1.2

Пользовательские навыки при работе с компьютером

Уверенное использование стандартного пакета приложений MS Office (Word, Excel, Power Point), Интернета

Оценка компетенций

Далее сотрудникам ЗНБ предстояло разработать оценочную шкалу компетенций, чтобы выполнить еще одно требование – используя индикаторы, определить уровень выраженности каждой компетенции. Этот этап тоже оказался трудоемким, потребовал критического анализа подходящих аналогов, от которых в конечном итоге по разным причинам пришлось отказаться.

Мы руководствовались такими требованиями, как обозримость и компактность конечного оценочного инструмента, простота и комфортность его использования, в т. ч. для постоянного мониторинга, однозначность интерпретирования данных, удобство и наглядность их представления в табличном или графическом виде.

Исходя из заявленных требований, например, был отвергнут проработанный вариант оценочной шкалы, рекомендуемый организациям для системы мотивационных и компенсационных выплат в целях создания конкурентного преимущества, содержащий не только критерии оценок по функциональным группам работников, но и диапазон от 1 до 16 баллов для нормальной, повышенной и пониженной оценок деятельности работников в рамках каждой компетенции. Стоит обратить внимание на совет этого автора использовать для оценки деятельности работников разные коэффициенты.

В связи с тем, что разрабатываемый в ЗНБ инструмент был предназначен и для самоменеджмента, и для менеджмента учреждения в целом, наиболее результативным на данном этапе представлялось упрощение оценочной шкалы по сравнению с вариантом, изложенным у Н. А. Горелова. Была предложена четырехбалльная система оценок – от нуля до трех (табл. 3).

Предлагается использовать четырехбалльную систему оценки компетенций работников

Таблица 3. Четырехбалльная система оценок в ЗНБ

Баллы

Компетенция – Модель

Компетенция – Оценка

3 балла

Развита очень хорошо

Высокий уровень

2 балла

Развита хорошо

Средний уровень

1 балл

Развита слабо

Низкий уровень

0 баллов

Не требуется

Отсутствует

При создании компетентностной модели должности баллы присваиваются с учетом необходимого и предполагаемого развития компетенции, причем высшим проявлением компетенции считается 3 балла, хорошее развитие компетенции оценивается в 2 балла, а если компетенция не требуется, то ставится 0 баллов. При непосредственной оценке компетентностей работников данная система предполагает ранжирование по степени владения навыками для выполнения той или иной функции.

Данная система баллов создавалась с учетом таких принципов, как прагматический характер использования оценочной шкалы и итогов ее применения, многоцелевое назначение, комбинирование и комплексность перечня компетенций, дифференциация, гибкость и наглядность представления результатов.

К тому же предполагалось, что выделение ряда объективных факторов будет способствовать унификации создаваемых моделей по должностям. Были обозначены следующие показатели:

■ категории работников (административно-управленческий персонал, главные специалисты, исполнители);

■ количественная мера (время общеобразовательной и профессиональной подготовки, необходимой для выполнения функции);

■ осуществление наставничества и проведение библиотечно-библиографических занятий (т. е. реализация педагогических способностей);

■ единство шкалы для работников одинаковой должности по единому профилю (например, для библиотекарей I категории всей читальных залов и абонементов системы обслуживания, но при этом работники одной должности, но разных профилей могут иметь в модели разное количество баллов по одним и тем же компетенциям – в зависимости от потребности по должности).

Несомненно, на оценку степени развития компетентностей работников непосредственным руководителем будут влиять такие моменты, как общий уровень профессионального мастерства работника, систематическое выполнение им производственных заданий, строгое соблюдение технологической и производственной дисциплины, высокое качество предоставляемой услуги или выпускаемой продукции, личный вклад каждого работника в создаваемый микроклимат в коллективе.

Ниже в качестве примера представлена условная сводная модель по группам и подгруппам компетентностей всех должностей от рядового библиотекаря до заведующего отделом отдела обслуживания библиотеки (табл. 4).

Таблица 4. Фрагмент условной сводной модели компетентностей работников одного из отделов библиотеки (в баллах)

№ п/п

Кластер

Компетенция

Зав. отделом

Зав. сектором

Главный библиотекарь

Ведущий библиотекарь

Библиотекарь I категории

Библиотекарь II категории

Библиотекарь

1.1

Инструментальные

9

8

8

6

4

3

3

1.1.1

Навыки использования оргтехники

2

2

2

2

1

1

1

1.1.2

Пользовательские навыки при работе с компьютером

2

2

2

2

1

1

1

1.1.3

Поиск информации

3

2

2

1

1

1

1

1.1.4

Владение иностранным языком

2

2

2

1

1

0

0

1.2

Общенаучные

12

10

10

8

6

5

5

1.2.1

Способность схватывать, понимать суть дела

3

2

2

2

2

1

1

И т. д.


Диаграмма показывает, что суммарное число баллов, выражающее каждую подгруппу условной сводной модели компетентностей работников одного из отделов, влияет на общий результат – построение компетентностной модели данного отдела библиотеки. Кроме того, сравнение с подобной моделью работников иного отдела того же профиля (например, другого отдела обслуживания) наглядно иллюстрирует распределение компетентностей в целом по библиотеке, а также может служить прогнозной моделью компетентностных потребностей библиотеки в сравнении с другими организациями библиотечно-информационной сферы.

Сравнение компетентностной модели сотрудников разных отделов наглядно иллюстрирует распределение компетентностей в целом по библиотеке и может служить прогнозной моделью.

Иллюстрация условных результатов проведенного самообследования одного из работников, для сравнения включающая также его идеальную и оценочную модель, выполненную руководителем отдела, приведена на рисунках 2 и 3. Ежегодное использование такого инструмента анализа позволит отслеживать динамику изменений качеств работников и управлять этим процессом.

Ежегодное самообследование работника и построение модели его руководителем позволит отслеживать динамику изменений качеств работника и управлять этим процессом. 

Проекция развития компетентностей двух указанных работников (рис. 2, 3) указывает на модель компетентностной востребованности для выполнения того или иного библиотечного процесса, а также фактическое состояние, или, другими словами, – наличие уровня развития данных компетенций у этих работников. Причем завышение или занижение работниками отражения уровня своего компетентностного развития (такое возможно, и практика это подтверждает) дополнительно корректируется использованием модели оценки работника непосредственным руководителем. Следует остановиться и на такой возможности потенциального анализа, как сравнение компетентностных моделей всех работников одной должности. Это покажет, насколько библиотека может решать поставленные задачи по реализации библиотечных процессов данными кадрами. Надо сказать, что вариантов создания разных графиков для анализа существует множество, выбор осуществляется по усмотрению руководства библиотеки и в соответствии с выполняемыми задачами.

Следует остановиться еще на одном моменте, упоминаемом у О. В. Ветчановой: стоит ли указывать в паспорте должности ключевые показатели деятельности? Осмелимся высказать соображения против включения этого тезиса. Зональная научная библиотека работает с множеством показателей по всем направлениям своей деятельности, причем работа библиотеки в системе менеджмента качества университета приучила вырабатывать эти показатели с точки зрения их результативности. Полагаем, что они должны характеризовать виды деятельности всего отдела или библиотеки в целом, нежели работу в рамках отдельной должности: например, должности библиотекарей I и II категорий в этом случае будут иметь мало различий (эти сотрудники выполняют примерно одни и те же задачи, задействованы в одних и тех же процессах и подпроцессах). “Развести” эти должности по показателям и прописать различия в паспортах будет сложно. Для этих целей более пригодны такие инструменты, как документированные процедуры, которые, кроме прочего, призваны отражать результативность деятельности.

Представление новшества сотрудникам коллектива

Следующим шагом разработки паспорта должности было представление перечня компетенций и их оценочной шкалы дирекции, научно-методическому совету и коллективу учреждения. Надо отметить, что данная форма паспорта должности была одобрена и руководством библиотеки, и главными специалистами научно-методического совета и предложена к апробации в качестве основного нового инструмента самоменеджмента библиотечного персонала. Думается, что ее практическое использование в ЗНБ (а, возможно, и другими библиотеками) укажет на возможные недоработки и способы усовершенствования.

Таким образом, Зональной научной библиотекой предложены модель компетенций работников библиотеки (по должностям) и компетентностная модель развития персонала (также по категориям работников, после проведения самоанализа).

С помощью подобного паспорта должности качественные характеристики работника можно перевести в количественные.

Появляется современный и довольно убедительный инструмент менеджмента с очевидной направленностью на повышение результативности общей деятельности библиотеки. Сравнение картины фактических компетентностей каждого работника с его идеальной компетентностной моделью по должности и оценочной моделью, представленной руководителем, позволит направить усилия администрации библиотеки и самого работника на улучшение собственной деятельности и деятельности библиотеки.

Достоинством использования подобного паспорта должности является снижение рисков при поиске и оценке персонала, т. к. он содержит оценочные критерии и сокращает субъективные факторы оценки, отличается наглядностью методики представления данных, выявляет отклонения от эталона, стандарта должности и способствует созданию систем кадрового резерва и профессионального развития персонала, может являться важнейшим элементом паспорта рабочего места. Паспорт должности не вступает в противоречие с должностной инструкцией, а существенно дополняет ее, и, возможно, займет достойное место в управлении персоналом любой организации.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×