Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 годы

366
В последние годы вопросам внедрения современных информационных технологий во все сферы жизни нашего общества придается большое значение на самом высоком уровне. Федеральные ведомства начинают использовать системы электронного документооборота, переводятся на обмен документами в электронной форме...

Юмашева Ю. Ю.,

канд. ист. наук, консультант отдела организационной, научно-методической работы и автоматизированных архивных технологий Федерального архивного агентства 

В последние годы вопросам внедрения современных информационных технологий во все сферы жизни нашего общества придается большое значение на самом высоком уровне. Федеральные ведомства начинают использовать системы электронного документооборота, переводятся на обмен документами в электронной форме, устанавливается прямое взаимодействие самых разных информационных систем, делается упор на предоставление государственных услуг в электронной форме. Особое внимание уделяется и процессу оцифровки (создания электронных копий) архивных документов.

Эти приоритетные направления информатизации общества влекут за собой необходимость формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений, выполняющих важные общественные и государственные функции. Для внедрения электронного делопроизводства и документооборота требуется формирование цифрового контента, развитие сервисов для обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, а также организация приема на постоянное хранение и дальнейшего использования электронных документов.

К приоритетным направлениям информатизации можно отнести использование систем электронного документооборота и их прямое взаимодействие, предоставление государственных услуг в электронной форме, а также оцифровку архивных документов.

Состояние архивной сферы в Российской Федерации характеризуется следующими показателями:

Общий объем Архивного фонда, т. е. количество архивных документов, по данным последней паспортизации от 1 января 2010 г. составляет 494 млн дел, причем:

■ на федеральные архивы приходится примерно 9%;

■ на государственные архивы субъектов Российской Федерации – 29%;

■ на муниципальные архивы – 13%;

■ на музеи и библиотеки, а также архивы РАН – 3%;

■ на ведомственные архивы государственных и муниципальных органов и организаций – 46%.

По состоянию на 1 января 2011 г. в стране действует более 2,5 тыс. государственных и муниципальных архивов, содержащихся за счет бюджетных средств, где работает около 15 тыс. сотрудников.

Очевидно, что масштаб, актуальность и острота стоящих перед архивными учреждениями проблем диктуют необходимость применения комплексного подхода, основной целью которого является создание единого информационного пространства архивной сферы на базе разработки и реализации единой скоординированной Программы информатизацииФедерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных архивов.

Предпосылки создания программы

Проблемы технического переоснащения отрасли были обозначены еще в 1995 г., когда Росархивом была разработана и утверждена Концепция информатизации архивного дела России, для реализации которой в 1996 г. была принята Программа информатизации архивного дела России (1997–2000 гг.).

По итогам реализации этой программы была инициирована разработка и внедрение программного комплекса “Архивный фонд”, начал функционировать Интернет-портал “Архивы России”, проводилось обеспечение компьютерной техникой архивной отрасли.

Однако за десятилетие, прошедшее с момента завершения программы, в правовом положении архивного дела произошли кардинальные изменения. В 2004 г. был принят Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, изменивший статус Федеральной архивной службы. Затем (в 2006 и 2010 гг.) был принят целый ряд Федеральных законов, постановлений, распоряжений и указов, которые выдвигали на первый план необходимость выработки единой перспективной программы информатизации Федерального архивного агентства.

Закон № 125-ФЗ изменил статус Федеральной архивной службы.

Комплексная Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных архивов на 2011-2020 гг. (далее – Программа) была разработана на основании поручения, изложенного в п. 2 Протокола совещания у заместителя председателя Правительства РФ – руководителя Аппарата Правительства РФ С. С. Собянина от 26.08.2010 № СС-П10-26пр, в соответствии со Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом РФ 7 февраля 2008 г. № Пр-212, а также с учетом письма Минкомсвязи России № ИМ-П11-8458 от 28.12.2010 «Об учете предложений Росархива в государственной программе Российской Федерации “Информационное общество (2011–2020 годы)”».

Программа представляет собой комплекс организационных, технических и технологических мероприятий. Ее ядром является создание и развитие информационной инфраструктуры Росархива и подведомственных ему федеральных архивов.

Ядром Программы является создание и развитие информационной инфраструктуры Росархива и подведомственных ему федеральных архивов.

Основные направления Программы ориентированы на решение широкого круга проблем, существующих в архивной сфере в целом. Это позволяет предполагать, что Программа будет реализовываться не только на федеральном уровне, но и на уровне архивных учреждений субъектов Российской Федерации. Она станет существенным фактором, определяющим цели и направления региональных программ информатизации архивов.

В октябре 2010 г. Программа была согласована с Министерством связи и массовых коммуникаций РФ без замечаний и размещена на официальном сайте Федерального архивного агентства.

Программа предусматривает несколько основных направлений внедрения ИКТ в архивной сфере, в рамках которых выделены отдельные содержательные задачи и предусмотрены мероприятия, последовательная реализация которых позволит добиться полномасштабного внедрения и использования информационных технологий.

Первое направление – предоставление государственных услуг в электронной форме – уже находится в стадии реализации. Так, на едином портале государственных и муниципальных услуг размещена информация об услугах, оказываемых Федеральным архивным агентством и подведомственными ему учреждениями.

Информация об услугах, оказываемых Федеральным архивным агентством и подведомственными ему учреждениями, размещена на портале www.gosuslugi.ru.

На ближайшее время запланированы модернизация Интернет-портала “Архивы России” (в т. ч. создание разделов портала на иностранных языках) и организация доступа к информации о документах Архивного фонда РФ с помощью электронного ресурса – программного комплекса “Центральный фондовый каталог”. Предусмотрено также создание самостоятельных сайтов для всех федеральных архивов, что позволит значительно расширить возможности доступа к информации о документах Архивного фонда РФ: предполагается, что на сайтах архивов будут размещаться электронные описи – основной учетный документ в архивах (как это сделано сегодня в ГАРФ и РГИА).

Также с целью расширения возможности удаленного доступа к цифровому контенту предполагается осуществить постепенное объединение созданных в архивах тематических информационных ресурсов. Одним из примеров подобной работы является начатый осенью 2011 г. межархивный проект “Документы советской эпохи”. Он предполагает интеграцию созданных тематических баз данных и коллекций оцифрованных копий архивных документов, хранящихся в федеральных архивах и находящихся в открытом доступе, академических документальных публикаций и актуальных монографических исследований. Созданный электронный ресурс будет представлен в качестве самостоятельного раздела портала “Архивы России”.

Предполагается осуществить постепенное объединение созданных в архивах тематических информационных ресурсов.

Второе направление Программы информатизации объединяет в себе работы, связанные с развитием и внедрением систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия (СЭД, МЭДО, СМЭВ).

Наиболее значимыми задачами и мероприятиями в этом направлении являются задачи научно-методического обеспечения внедрения и функционирования систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и электронного взаимодействия, непосредственное участие в разработке которых должны принимать Росархив и ВНИИДАД.

Второе направление Программы объединяет в себе работы, связанные с развитием и внедрением систем СЭД, МЭДО и СМЭВ.

Среди запланированных мероприятий: разработка проектов нормативных и методических документов, стандартов и форматов в области работы с электронными документами, электронными копиями документов, электронными сообщениями, создание страховых фондов и фондов пользования на основе применения цифровых технологий, разработка правил работы с электронными документами в текущем делопроизводстве в федеральных органах исполнительной власти на стадии их передачи на государственное хранение и работы с ними в государственных архивах.

Третье направление – информатизация основной деятельности архивов. Оно предусматривает реализацию целого комплекса разнообразных и взаимосвязанных задач.

Первый подраздел данного комплекса – компьютеризация федеральных архивов – не требует дополнительных объяснений.

Второй подраздел посвящен развитию отраслевого, обязательного для использования всеми архивами России программного обеспечения – единой информационно-поисковой системы (ЕАИС) по учету документов Архивного фонда РФ. ЕАИС состоит из трех самостоятельных программных комплексов:

■ программный комплекс (базовый уровень) “Архивный фонд” (ПК АФ) предназначен для использования непосредственно в архивах. В него вносится информация обо всех фондах, описях и делах (единицах хранения) архива. При этом в ПК АФ реализованы классические археографические требования к учету и описанию документов Архивного фонда, что позволяет не только перевести учет в электронную форму, но и, что не менее важно, осуществить преемственность форм учета (традиционно-бумажная – электронная) и сохранить в полном объеме учетную информацию, не нарушая ее целостности. Кроме того, использование ПК АФ должно обеспечить однократность ввода данных и отсутствие разночтений в автоматизированных системах архива.

ПК АФ не нарушает преемственности форм учета и позволяет сохранить учетную информацию в полном объеме.

Программный комплекс “Архивный фонд” – основа, на которой будут базироваться другие системы автоматизации внутриархивной деятельности, такие как “Контроль движения дел”, “Автоматизированный читальный зал” и т. п.

В настоящее время ПК АФ используют 14 федеральных архивов и архивные управления 84 субъектов Федерации, что обеспечивает единство учета документов Архивного фонда РФ на всей территории страны независимо от прав собственности на данные документы. Этот комплекс развивается с середины 1990-х гг. В настоящее время версия ПК “Архивный фонд 4.3”, в которой осуществлен перевод этого ПО на веб-интерфейс, уже направлена в регионы;

В настоящее время версия ПК “Архивный фонд 4.3”, в которой осуществлен перевод этого ПО на веб-интерфейс, уже направлена в регионы.

■ программный комплекс “Фондовый каталог” (ПК ФК) предназначен для использования отделами (управлениями, агентствами) по делам архивов регионального уровня с целью аккумулирования массивов данных, выгруженных из ПК АФ, используемых в конкретных архивах. Вскоре его тиражные копии будут распространены в субъектах федерации, а с начала 2012 г. Росархив планирует получать в формате этого ПО информацию о документах Архивного фонда из субъектов федерации для дальнейшей ее интеграции в рамках единой автоматизированной системы;

■ программный комплекс “Центральный фондовый каталог” (ПК ЦФК) предназначен для использования непосредственно в Федеральном архивном агентстве. В нем должны быть представлены сведения обо всех материалах Архивного фонда РФ, информация о которых передается непосредственно из баз данных федеральных архивов, использующих ПК АФ, и региональных массивов данных, созданных в ПК ФК. В конце 2011 – начале 2012 гг. планируется размещение ЦФК в тестовом режиме на портале “Архивы России”.

ЦФК будет той федеральной государственной информационной системой, которая в полном объеме отразит информацию о составе Архивного фонда РФ и представит ее на отраслевом портале “Архивы России”.

При этом необходимо отметить, что ЦФК, венчающий триаду программных комплексов по учету документов Архивного фонда, как и два других ПК, обладает потенциалом представления в базах данных информации о любых хранящихся в архивах объектах и расширении набора дополнительных атрибутов для отражения в своей структуре учетной информации, например, из музейного или библиотечного учета, где хранятся и описываются архивные документы.

Дополнительные возможности

В Программе информатизации также обозначена необходимость создания и ведения еще одной общеотраслевой автоматизированной системы – “Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации”. Представляется целесообразным ее активное наполнение, включая представление в ней образов документов и организацию доступа к системе через портал “Архивы России”.

Создание подобных региональных реестров (что уже делается в ряде регионов) с размещением на сайтах не только описаний, но и оцифрованных образов позволит обеспечить через сеть Интернет самый широкий доступ к архивным богатствам России, гарантируя при этом полную сохранность оригинала.

Одна из ключевых задач Программы информатизации Росархива направлена на реализацию важнейшего направления государственной программы “Информационное общество (2011-2020 годы)” – проведение работ по оцифровке (сканированию) оригиналов (подлинников) архивных документов, созданию электронных копий архивных документов.

Практическое содержание этой задачи представляется чрезвычайно многогранным и сложным. Поэтому в рамках Программы предполагается осуществление специальных научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ по определению стандартных требований к сканирующему оборудованию, применяемому для оцифровки фондов, с целью повышения сохранности оригиналов, а также разработке единых стандартов оценки и контроля качества электронных копий и носителей информации документов архивного фонда и, шире, всех объектов культурного наследия.

Не менее важными являются проблемы обеспечения адекватности электронных копий оригиналу, определения механизмов заверения подлинности копий и достоверности их информации, проблемы авторского права в отношении создаваемых электронных копий, вопросы организации хранения, безопасности, учета (в т. ч. и финансового – в качестве нематериальных активов) и использования электронных копий.

Две научно-исследовательские работы осуществляются уже в настоящее время. Первая посвящена изучению опыта оцифровки (сканирования) документов Архивного фонда в архивных учреждениях Российской Федерации. Вторая имеет целью разработку методических рекомендаций по выбору сканирующего оборудования, способного удовлетворить потребности российских архивов.

Планируется также провести широкомасштабную работу по определению приоритетов в оцифровке документов, создать перспективный поэтапный план проведения оцифровки документов Архивного фонда.

И только после этого предполагается осуществление массового перевода в современный цифровой формат и организацию доступа к электронным копиям особо ценных и наиболее используемых фото-, фоно-, кино- и видеодокументов.

Логическим завершением каждой из задач, входящих в раздел “Автоматизация и информатизация основных направлений деятельности архивов”, является организация доступа к документам архивного фонда.

В Программе предусмотрен специальный подраздел с мероприятиями, реализация которых позволит значительно увеличить возможности доступа к архивным документам. Среди них необходимо упомянуть создание компьютеризированных читальных залов в федеральных архивах на базе терминальной системы информационного обслуживания и обеспечение читальных залов федеральных архивов оборудованием для использования оцифрованных копий хранимых документов.

Предполагается также разработать специальное программное обеспечение для создания, внедрения и функционирования единого “Электронного читального зала” с “личными кабинетами исследователей”, установленного на портале “Архивы России” и обеспечивающего возможность удаленного доступа к ресурсам читальных залов федеральных архивов.

И, наконец, еще одна важнейшая задача, решение которой предусмотрено Программой информатизации, – образование Центра хранения электронных документов (ЦХЭД).

В Программе информатизации предусмотрено образование Центра хранения электронных документов.

Очевидно, что организация работы с электронными документами в больших объемах требует сложных аппаратно-программных комплексов, которые должны обеспечивать не просто хранение миллионов документов, но и возможность доступа и эффективного использования, в т. ч. через Интернет. При этом самое главное – гарантия вечного хранения электронных документов и электронных образов документов.

Кроме материально-технического обеспечения, не менее важно наличие квалифицированного персонала, который был бы в состоянии обслуживать сложные аппаратно-программные комплексы, соблюдая все технологические требования.

Решение этих задач видится в создании Центра, в котором на основе новейших технологий обеспечивался бы централизованный прием, хранение и организация использования электронных документов из федеральных министерств и ведомств, централизованное хранение оцифрованных копий описей и документов Архивного фонда РФ, хранящихся в федеральных архивах, функционировали бы ПК “Центральный фондовый каталог”, “Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации” и другие программы, а также обеспечивался доступ к этим материалам через Интернет. Такой ЦХЭД, обладая соответствующими технологиями информационной безопасности, мог бы предоставлять доступ к различным материалам без риска для них.

Центр хранения электронных данных объединит усилия специалистов по всем направлениям Программы и сможет предоставлять доступ к различным материалам без риска для них.

Росархив совместно с другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, выполняя поручение президиума Совета при Президенте РФ по развитию информационного общества, разработал Концепцию создания на базе уполномоченного архива такого Центра хранения электронных документов.

Таковы основные направления Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг. 

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×