Как правильно заполнять основные разделы номенклатуры дел, чтобы не допустить ошибок и различных толкований?

58

Вопрос

Текст номенклатуры имеет табличную форму, состоящую из пяти граф: Индексы дел. Заголовки дел. Количество единиц хранения. Сроки хранения и № статей по перечню. Примечание.

Ответ

Текст номенклатуры имеет табличную форму, состоящую из пяти граф:

  1. Индексы дел.

  2. Заголовки дел.

  3. Количество единиц хранения.

  4. Сроки хранения и № статей по перечню.

  5. Примечание.

Индекс дела включен в графу 1 номенклатуры дел. Каждое дело, заголовок которого включен в номенклатуру, имеет свой индекс.

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (он указан в штатном расписании) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Пример

Например: 03-16, где 03 – индекс структурного подразделения (отдел кадров); 16 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (переписка с высшими учебными заведениями).

Если структурное подразделение в свою очередь имеет структурные подразделения, это находит отражение в индексе дела.

Пример

Например: 03-02-19, где 03 – обозначение структурного подразделения (управление кадров), 02 – обозначение структурного подразделения внутри Управления кадров (отдел персонала), 19 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (личные карточки).

Если номенклатура строится по функциональному принципу, наименованием раздела служит название функции, направление деятельности выполняемой организации.

Пример

Например: 03-04, где 03 – название функции (учебная работа), 04 – порядковый номер заголовка дела (пятилетний учебный план специальности).

Заголовки дел вносят во вторую графу номенклатуры дел, заводимых организацией. Составление заголовков дел – самый сложный участок работы при составлении номенклатуры дел. Основная задача разработчиков номенклатуры дел состоит в том, чтобы составить заголовок дела, который четко в обобщенной форме отразит основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в такой последовательности:

  • Название вида дела (переписка, журнал) или наименование вида документов (приказы, распоряжения, протоколы, договоры и т. д.);

  • Название организации или структурного подразделения (автор документа).

Пример

Например: Протоколы заседания Общего собрания акционеров; Распоряжения мэра г. Белгорода.

Название организации, которой будут адресованы или получены документы (адресат или корреспондент документа).

Пример

  • Например: Переписка с Администрацией области; Переписка с фабрикой "Монолит".

  • Краткое содержание документов дела. Например: Переписка с фабрикой "Монолит" о поставке мебели.

  • Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела.

Пример

Например: Переписка о поставке мягкой мебели с мебельными фабриками Пермского края.

  • Даты (период), к которым относятся документы дела. Чаще всего указывается период.

Пример

Например: Годовые отчеты фабрики "Монолит".

  • Указание на копийность дела. В делах могут помещаться копии документов, необходимые для быстрого наведения справок в организации или структурных подразделениях. В этом случае пишется по установленным правилам заголовок дела, в конце которого ставится точка, а затем пишут слово "Копии".

Пример

Например: Годовые отчеты фабрики "Монолит". Копии.

  • Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. Это означает, что какие-либо элементы могут отсутствовать.

В одно дело могут быть помещены документы по одному вопросу, не связанные последовательностью его решения или являющиеся приложением к какому-либо документу. В этом случае заголовок дела начинается с термина "документ". В конце заголовка в скобках обязательно указывают виды документов, помещенных в дело.

Пример

Например: документы о проведении выставки "Птицы России" (планы, буклеты, списки участников, характеристики экспонатов); документы к протоколам заседания Технического совета (проекты решений, доклады, справки, планы, отчеты).

В заголовках дел, предназначенных для документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе.

Пример

Например: Приказы Генерального директора; распоряжения главного инженера.

В заголовках дел, содержащих переписку, элементы заголовка обязательно отражают, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, их не перечисляют, а указывают обобщенно.

Пример

Например: переписка с продовольственными магазинами о поставке мясных продуктов.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, корреспонденты не перечисляются.

Пример

Например: переписка об организации совещаний по вопросам обслуживания ветеранов.

Если переписка ведется только с одним корреспондентом, в заголовке дела указывается только он.

Пример

Например: переписка с Префектурой Восточного округа Москвы по вопросам строительства жилых домов.

Когда в заголовке дел необходимо обозначить административно-территориальную единицу, нужно соблюдать следующие условия:

Когда содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а пишут их общее видовое название.

Пример

Например: переписка с директорами средних школ г. Саратова о льготном питании школьников.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Пример

Например: переписка с филиалом холдинга (г. Саранска) о поставке подшипников.

В заголовках дел, в которых помещают плановую или отчетную документацию, следует указать период (год, квартал), на (за) который составлены планы или отчеты.

Пример

Например: годовые планы работ ОАО "Ангара"; Квартальные отчеты ОАО "Ангара" о расходовании пиломатериалов.

Нельзя употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки: "разные материалы", "общая переписка", "входящие документы", "исходящие документы".

Так как документы, размещенные в папках с такими заголовками, разыскать для осуществления информационно-справочной работы очень сложно.

Распределение документов и их поиск будут также затруднены, если в заголовках дел использовать вводные слова и сложные обороты. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется, прежде всего, степенью важности документов, а также их взаимосвязью. Заголовки дел следует располагать в такой последовательности:

  • Заголовки дел, содержащих организационные документы: устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.

  • Заголовки дел, содержащих распорядительные документы. Причем сначала располагают заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций, затем распорядительные документы руководства организации.

  • Заголовки дел плановой документации.

  • Заголовки дел отчетной документации.

  • Заголовки дел, заведенных по корреспондентскому или географическому признакам, вносят в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Нельзя формулировать заголовки дел таким образом, чтобы в одном деле объединялись документы различной ценности, с различными сроками хранения. Недопустимо заголовок дела формулировать следующим образом: "Годовые отчеты дочерних предприятий фирмы "Атлант" и переписка о предоставлении отчетов", т. к. годовые отчеты хранятся постоянно, а переписка о предоставлении отчетности – до десяти лет, и после окончания срока хранения должна быть уничтожена. Поэтому данное дело должно быть разделено на два.

Пример

Первое дело должно иметь заголовок: "Годовые отчеты дочерних предприятий фирмы "Атлант""; второе – "Переписка о предоставлении отчетов дочерними предприятиями".

Так как при составлении номенклатуры дел важно определить последовательность расположения заголовков дел, их можно писать на карточках, которые затем можно располагать в любой последовательности. С помощью карточек легче корректировать заголовки дел, т. к. исправленный заголовок можно написать на новой карточке и заменить ею прежнюю. Безусловно, в наше время лучше использовать компьютер для формирования базы данных о заголовках дел.

Если документы не окончены делопроизводством текущего года или это дела, продолжающиеся более одного года (переходящие дела), их следует вносить в номенклатуру каждого года до тех пор, пока вопрос не будет решен окончательно.

В конце каждого раздела номенклатуры необходимо включать несколько резервных номеров, так как в течение года номенклатура может быть дополнена новыми делами, если увеличился круг управленческих задач, решаемых фирмой. Это означает, что в графе "индекс дела" ставят индексы, а остальные графы заполняются, если дело в течение года заводится. Если дела не заводятся, графы остаются пустыми. Приказ о включении дела в номенклатуру издавать не надо. Обычно включают два или три резервных номера.

Внимание

В номенклатуру не включают печатные издания (справочники, сборники и т. д.).

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество единиц хранения (томов или частей дела). В одно дело нельзя поместить более 250 листов, а толщина дела не должна превышать четырех сантиметров. Если количество листов превышает эту цифру, дело делят на тома или части. Так как количество листов, помещенных в дело, становится известным только в конце года, третья графа заполняется по окончании текущего года.

В четвертой графе номенклатуры дел указывают сроки хранения дела. Сроки хранения документов зависят от значимости документа.

Документы могут храниться:

·         постоянно;

·         долговременно (свыше 10 лет);

·         кратковременно (до 10 лет).

Внимание

Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: 75 лет, 15 лет, 10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год.

Главное правило, которое необходимо соблюдать при составлении номенклатуры дел, – нельзя помещать в одно дело документы с разными сроками хранения.

Если соблюдать это правило при составлении заголовков дел, проблем не будет. Но если в одно дело по каким-либо причинам попали документы разного срока хранения, оно будет храниться по документу большего срока хранения.

Пример

Например, в деле есть документы со сроками хранения 3 года и 5 лет. Это дело будет храниться пять лет.

Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения. Помимо этого сроки хранения могут уточняться в процессе экспертизы ценности документов.

В номенклатуре дел, проставляя срок хранения, в четвертой графе (так же как в Перечне) можно поставить отметку "до минования надобности". Она означает, что документы этого дела имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией (членами экспертно-проверочной комиссии). Но этот срок не может быть менее 1-го года.

Уменьшать срок хранения, установленный данным Перечнем, в номенклатуре дел запрещается. Повысить срок хранения разрешено, если необходимость в этом обусловлена специфическими особенностями деятельности организации. В этом случае работник, ответственный за составление номенклатуры дел, должен обратиться в экспертную комиссию организации. Только в случае положительного решения, зафиксированного в протоколе экспертной комиссии, можно проставить в четвертой графе увеличенный срок.

Внимание

Проставляя срок хранения документов, помещенных в дело по соответствующему Перечню, необходимо выполнить обязательное правило – указать статью по Перечню, в которой установлен этот срок.

В пятой графе "Примечания" проставляют отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению по истечении срока хранения, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п.

В этой графе указывают название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел.

Названия перечней лучше печатать на первой странице номенклатуры дел в сноске, чтобы названиями перечней не перегружать пятую графу.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Рассылка




© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×