Что такое постановка документа на контроль?

25

Вопрос

При постановке документа на контроль на верхнем поле документа справа делается отметка о контроле, которую обозначают словом "Контроль". Отметка о контроле, как правило, проставляется штампом, многие организации включают в эту отметку указание...

Ответ

При постановке документа на контроль на верхнем поле документа справа делается отметка о контроле, которую обозначают словом "Контроль". Отметка о контроле, как правило, проставляется штампом, многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения:

Пример 

КОНТРОЛЬ

Исполнить до ________

На контроль поступают только зарегистрированные документы. Сведения о документе переносятся в контрольную форму: автоматизированную базу данных (если в организации используются автоматизированные информационные технологии для регистрации и контроля исполнения документов) или регистрационно-контрольную карточку (РКК).

Внимание

В небольших организациях до настоящего времени регистрация документов ведется в традиционных журналах, эти же журналы нередко используются для контроля исполнения и поиска нужных документов. Но, например, вести контроль исполнения документов по журналу можно только в том случае, если это журнал в виде электронной таблицы Excel, а не бумажный вариант журнала.

Таким образом, наиболее эффективными инструментами контроля в настоящее время являются: автоматизированная информационная система (если в ней реализована функция контроля исполнения документов), электронная таблица Excel или контрольно-справочная картотека, формируемая из РКК.

Для ведения контроля исполнения документов службе контроля необходимы сведения о документе. Минимальный набор данных о документе и комментарии к ним приведены в следующей таблице: 

Данные о документе

Комментарии к ним

Автор (корреспондент)

Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, то записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента.

Наименование вида документа

Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа.

Дата документа

Записывается дата, присвоенная документу организацией - автором документа.

Регистрационный номер документа

В контрольную форму переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа.

Дата поступления

Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).

Регистрационный номер поступления

Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).

Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.

Резолюция

В контрольную форму переносится содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.

Срок исполнения

Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.

Отметка об исполнении документа

В контрольную форму переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу.

Номер дела

В регистрационную форму переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

При использовании для контроля контрольно-справочной картотеки РКК может заполняться на компьютере или вручную. При заполнении РКК вручную следует иметь в виду, что потребуется два экземпляра карточки, поскольку один экземпляр необходимо будет направить вместе с документом исполнителю. По этому экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, формируя систему контроля в службе ДОУ, вы одновременно создаете условия для ведения контроля исполнения документов в подразделениях.

Внимание

При наличии в организации локальной сети, электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК, которую, при необходимости, можно будет дополнить другими реквизитами.

При использовании бумажного варианта РКК на лицевой стороне карточки размещают реквизиты 1–9, а на оборотной стороне - реквизиты 10–11. Оборотную сторону РКК целесообразно дополнить сведениями о ходе исполнения документа (с указанием даты передачи документа исполнителю), отметками о промежуточном контроле (для документов, имеющих длительные сроки исполнения).

Если для передачи РКК в структурные подразделения используется электронная почта, все реквизиты РКК следует разместить на лицевой стороне карточки.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Опрос

Какие рекомендации по работе с результатами независимой оценки качества Вам более всего необходимы? Выберите несколько вариантов

  • Как обеспечить открытость и доступность информации об учреждении и его мероприятиях; 25.58%
  • Как повысить комфортность для посетителей в условиях ограниченного бюджета; 53.49%
  • Как расширить перечень услуг; 55.81%
  • Как формировать стоимость услуг; 46.51%
  • Как влиять на транспортную и пешую доступность к учреждению; 4.65%
  • Как организовать он-лайн продажу билетов и других услуг электронным способом; 32.56%
  • Как сократить время ожидания услуги; 4.65%
  • Как обеспечить доброжелательность, вежливость, компетентность работников учреждения; 34.88%
  • Как сделать эффективной полиграфическую продукцию; 34.88%
  • Какими способами повысить качество услуг. 60.47%
Другие опросы

Рассылка



© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль