Для чего нужно составлять табель форм документов и обязательно ли это делать? В каких нормативных документах об этом сказано?

35

Вопрос

Отметим, что табель форм документов, применяемых в организации, включен в ст. 201 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций...

Ответ

Отметим, что табель форм документов, применяемых в организации, включен в ст. 201 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Целью подготовки табеля является определение необходимого и достаточного количества видов документов для юридического оформления управленческих действий.

Наличие табеля форм документов позволяет:

  • правильно определять необходимый состав документов для возникающих в практике хозяйственных и управленческих ситуаций;

  • исключить случаи отсутствия в организации обязательных для составления документов;

  • исключить случаи неверного оформления документов (в том числе применение "своих" форм вместо утвержденных унифицированных форм);

  • исключить лишние документы (особенно внутреннюю переписку), дублирующие по содержанию обязательные для составления документы;

  • сократить трудозатраты, связанные с составлением документов;

  • сократить затраты рабочего времени на подготовку документов;

  • оптимизировать документооборот в организации (особенно для потока внутренних документов организации).

Как уже отмечалось, велись разработки примерной формы табеля, поэтому в настоящее время каждая организация, создающая такой документ, сама устанавливает его форму. В табель могут входить сведения:

  • о наименовании формы составляемого или получаемого извне документа;

  • наличии у данного документа унифицированной формы с указанием органа, утвердившего эту форму, и присвоенного ей кода по одному из общероссийских классификаторов технико-экономической информации;

  • применении для данного документа типовой (или трафаретной) формы, разработанной и утвержденной самой организацией, с указанием присвоенного ей кода по локальному классификатору;

  • степени ограничения доступа к документу в соответствии с принятым в организации нормативным актом (инструкцией о конфиденциальном делопроизводстве или положением о коммерческой тайне и др.).

Систематизация наименований форм документов в табеле может основываться на таких признаках, как алфавитный и функциональный.

Внимание

Более удобным для применения табеля является расположение наименований форм документов по их функциональной принадлежности, а не по алфавиту их наименований.

При наличии в организации структурных подразделений в табеле указываются их наименования в соответствии с утвержденным штатным расписанием организации.

Обязательной информацией в табеле является также перечень управленческих функций (задач, ситуаций), при осуществлении (решении, рассмотрении) которых создаются документы. Функции (задачи, ситуации) распределяются в табеле по структурным подразделениями организации.

Форма табеля обычно разрабатывается службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, но принимать участие в подготовке содержательной части табеля должны, конечно, все структурные подразделения (при отсутствии структурных подразделений – специалисты организации, работающие с документами).

Внимание

Именно в подразделениях организации составляются перечни решаемых задач, подлежащих документированию, и определяются виды документов, составляемых или получаемых данным подразделением в процессе его деятельности.

Руководители структурных подразделений должны передать в службу ДОУ предложения по соответствующим разделам табеля с указанием тех характеристик документов, которые предусмотрены его содержательной частью.

Составленный проект табеля согласовывается с руководителями подразделений и подписывается ответственным за ведение делопроизводства в организации – заместителем руководителя организации или руководителем службы ДОУ (начальником канцелярии, секретарем, офис-менеджером и т. п.).

Подготовленный табель, как и любой другой локальный нормативный акт, должен быть утвержден руководителем организации. Поскольку табель является составной частью комплекса локальных нормативных актов по делопроизводству, целесообразно издать в организации приказ по основной деятельности об утверждении данного комплекса документов, включив в него все необходимые мероприятия по его внедрению.

Работники организации обязаны использовать в своей деятельности только те формы документов, которые включены в табель. Иные формы документов не должны приниматься к обработке (включаться в документооборот организации и номенклатуру дел).

Естественно, табель, как и другие локальные нормативные акты по делопроизводству, не может оставаться неизменным после его утверждения. Меняется законодательство, появляются новые унифицированные формы документов, могут меняться направления деятельности организации. Все происходящие изменения необходимо своевременно отражать в табеле посредством издания соответствующего приказа по основной деятельности.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Рассылка




© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×