Как правильно зарегистрировать в небольшой организации документацию, присланную сначала по факсу, а затем по почте, в частности, письма, бухгалтерские

12

Вопрос

Как правильно зарегистрировать в небольшой организации документацию, присланную сначала по факсу, а затем по почте, в частности, письма, бухгалтерские документы (счета, платежные поручения, счета-фактуры, товарные накладные, соглашения и др.)...

Ответ

Как правильно зарегистрировать в небольшой организации документацию, присланную сначала по факсу, а затем по почте, в частности, письма, бухгалтерские документы (счета, платежные поручения, счета-фактуры, товарные накладные, соглашения и др.), договоры, дополнительные соглашения к договорам?

Если документ, поступивший по факсу, подлежит исполнению или использованию в справочных целях, он должен регистрироваться. Поступившие по факсу письма регистрируются как входящие документы, отправляемые, - соответственно, как исходящие. В организациях нередко возникают проблемы при регистрации поступающей переписки из-за того, что подлинник документа, поступившего ранее в виде факса, регистрируется под новым номером (а нередко и вновь направляется на резолюцию), так как в традиционных условиях трудно отслеживать факсы и подлинники. Такой проблемы не возникает в организациях, использующих автоматизированные информационные системы для регистрации и учета документов, так как в этом случае при попытке зарегистрировать документ, факсимильная копия которого уже была зарегистрирована ранее, система выдает соответствующее сообщение. Если вы ведете регистрацию в журналах, то факсы (поступающие и отправляемые) лучше регистрировать в отдельном журнале, так легче будет проверить при поступлении подлинника документа, не регистрировался ли уже такой документ в виде факса.

Такие документы как счета, платежные поручения, договоры и др. служба делопроизводства, как правило, не регистрирует, а передает в соответствующие подразделения, где и может вестись их учет.

Пример

Например, бухгалтерии ведут журналы учета поступающих к ним документов: счетов, счетов-фактур и др.

Но если в вашей организации бывают случаи утери документов на этапе передачи в подразделения (ответственность за это, как правило, ложится на службу делопроизводства) вы можете вести учет этих документов, цель которого – зафиксировать факт поступления документов в организацию.

Для каждого вида документов нужно вести отдельные учетные формы (журналы): журнал учета счетов, журнал учета договоров и др. Поскольку основными функциями этих журналов является фиксация факта поступления документа в организацию и факта передачи в структурное подразделение для работы, в журналы достаточно вносить следующие сведения: дата поступления документа, № документа (если он имеется), название документа, организация-автор (от кого получен документ), подразделение, в которое передан документ.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Опрос

Какие рекомендации по работе с результатами независимой оценки качества Вам более всего необходимы? Выберите несколько вариантов

  • Как обеспечить открытость и доступность информации об учреждении и его мероприятиях; 25.58%
  • Как повысить комфортность для посетителей в условиях ограниченного бюджета; 53.49%
  • Как расширить перечень услуг; 55.81%
  • Как формировать стоимость услуг; 46.51%
  • Как влиять на транспортную и пешую доступность к учреждению; 4.65%
  • Как организовать он-лайн продажу билетов и других услуг электронным способом; 32.56%
  • Как сократить время ожидания услуги; 4.65%
  • Как обеспечить доброжелательность, вежливость, компетентность работников учреждения; 34.88%
  • Как сделать эффективной полиграфическую продукцию; 34.88%
  • Какими способами повысить качество услуг. 60.47%
Другие опросы

Рассылка



© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль