Как составляется и оформляется сопроводительное письмо?

52

Вопрос

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для пересылки документов, не имеющих адресной части. Назначение сопроводительного письма – сугубо утилитарное. Именно сопроводительное письмо дает возможность зафиксировать факт отправки...

Ответ

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для пересылки документов, не имеющих адресной части.

Назначение сопроводительного письма – сугубо утилитарное. Именно сопроводительное письмо дает возможность зафиксировать факт отправки документов, составляющих приложение к сопроводительному письму, и зафиксировать факт получения этих документов адресатом. В делопроизводстве это осуществляется посредством регистрации документов. Отправляемые документы и другие материалы, как правило, не имеют адресной части, то есть на них невозможно обозначить наименование и почтовый адрес корреспондента, проставить дату и регистрационный номер. Зафиксировать эти сведения мы можем только используя бланк письма, имеющий эти реквизиты. Именно поэтому в управленческой деятельности и появились сопроводительные письма. Название этой разновидности писем само по себе раскрывает их назначение – сопровождать документы.

Не существует какой-либо определенной, законченной формы сопроводительного письма, если иметь в виду не состав реквизитов и их оформление, а, собственно, текст. Причина этого в большом разнообразии управленческих ситуаций, дающих повод для составления сопроводительных писем.

Безусловно, основное содержание сопроводительного письма – это информирование корреспондента о высылке ему определенных документов, но текст письма может включать и дополнительные сведения. Например, это может быть информация, поясняющая содержание тех материалов, которые составляют приложение к сопроводительному письму; сведения о конфиденциальности передаваемых документов; просьба осуществить какие-либо действия; ссылка на нормативные или иные документы, в соответствии с которыми осуществляются определенные действия и высылается сопроводительное письмо и др.

Структура текста сопроводительного письма

Большая часть сопроводительных писем – это письма, имеющие несложную структуру текста.

Такого рода сопроводительные письма обычно начинаются словами: "Представляем Вам…", "Направляем Вам …", "Высылаем Вам …".

Если содержание сопроводительного письма нуждается в обосновании, текст лучше начинать именно с обоснования. В этом случае письмо может начинаться следующими фразами:

Пример

В соответствии с распоряжением правительства Москвы от … № … "О …"

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам …

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам …

В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам … и др.

Например:

Направляет в Совет университета заключение по кандидатуре соискателя ученого звания профессора Сарапула М.И. по специальности "Менеджмент".

Приложение:

  1. Заявление соискателя на 1 л. в 1 экз.

  2. Выписка из трудовой книжки на 2 л. в 1 экз.

  3. Справка о научно-педагогическом и научном стаже на 2 л. в 1 экз.

  4. Список опубликованных работ на 12 л. в 1 экз.

Сопроводительное письмо, кроме информации о высылке документов, может содержать просьбу или просьбы. В этом случае, как правило, сначала дается сопроводительная часть, затем излагается просьба. Например:

Пример

Направляем Вам на заключение проект методических рекомендаций "Унификация текстов управленческих документов".

Замечания и предложения по проекту просим направить в наш адрес до 28 сентября 2013 г.

Приложение: на 38 л. в 1 экз.

Сопроводительное письмо может содержать информацию, поясняющую содержание сопроводительной части письма. В этом случае также сначала адресат информируется о высылке ему документов, а затем даются пояснения или разъяснения относительно этих документов, например:

Пример

Высылаем Вам Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, осуществляемого Пензенским институтом экономического развития и антикризисного управления.

Занятия планируется проводить в период с 25 января по 25 февраля 2013 г.

Приложение: на 7 л. в 1 экз.

Оформление сопроводительного письма

Сопроводительные письма оформляются на бланках писем и в целом так же, как и другие разновидности писем.

Особым реквизитом сопроводительного письма, не применяемым в других разновидностях писем, является отметка о наличии приложения. Необходимость этого реквизита обусловлена особенностями делопроизводственной обработки документов.

Отметка о наличии приложений позволяет проверить целостность и комплектность поступившего в организацию документа при его регистрации. Отметка о приложении всегда оформляется под текстом. ГОСТ Р 6.30-2003"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" предусматривает несколько вариантов оформления этого реквизита:

если приложение одно и оно названо в тексте, в отметке о приложении указывают количество листов и количество экземпляров документа:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.;

если приложение одно и оно не названо в тексте, или если приложений несколько (даже если одно из них – основное – названо в тексте), в отметке о приложении нужно перечислить, пронумеровав арабскими цифрами, названия всех документов с указанием количества листов и экземпляров каждого:

Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.

2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.

если приложение имеет приложения, отметка выглядит так:

Приложение: Договор аренды и приложения к нему, всего на 15 л.

если приложение сброшюровано, указывают только количество экземпляров:

Приложение: в 1 экз.

если письмо высылают в несколько адресов, а приложение только основному адресату, отметку о приложении оформляют таким образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Не допускается оформлять отметку о наличии приложения следующим образом:

Приложение: упомянутое на 1 л. в 1 экз.

или:

Приложение: по тексту на 2 л.

Очевидно, что речь идет о ситуациях, когда приложение названо в тексте, следовательно, в отметке о приложении нужно просто указать количество листов и экземпляров документа-приложения.

Не следует в отметке о приложении слова "листов", "экземпляров" писать полностью – эти слова записываются в виде графических сокращений: л., экз.

Как и при оформлении других разновидностей писем, в сопроводительных письмах присутствует реквизит "Отметка об исполнителе". Сопроводительные письма – это, как правило, письма небольшого объема (большинство примеров, приведенных в тексте, по четыре-пять строк), поэтому в чаще всего заголовок к тексту не составляется. Если текст сопроводительного письма больше четырех-пяти строк, заголовок к тексту необходим.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Рассылка




© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×