Каким образом в тексте письма заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства или соблюсти определенные условия?

11

Вопрос

В вашем вопросе речь идет о письмах-требованиях. Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства, соблюсти установленные законом или иным нормативным правовым актом нормы в условиях...

Ответ

В вашем вопросе речь идет о письмах-требованиях. Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства, соблюсти установленные законом или иным нормативным правовым актом нормы в условиях, когда имеются нарушения ранее принятых договоренностей или отступления от установленных норм.

Письму-требованию может предшествовать письмо-напоминание, которое формулируется одновременно и как просьба. Письмо-требование просьбой никогда не является. Письмо-напоминание не должно содержать в себе "угроз", предупреждений в адрес корреспондента, а письмо-требование, напротив, может содержать такие "угрозы": "в противном случае вам будут предъявлены штрафные санкции", "в противном случае дело будет передано в арбитражный суд" и др.

Структура письма-требования

Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия имеющихся договоренностей или сущность установленных норм со ссылкой на конкретные нормативные акты или иные документы, излагается суть сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и, при необходимости, предупреждения в адрес корреспондента о мерах воздействия на него, если обязательства не будут выполнены.

Пример

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства…

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить) …

Требуем незамедлительно выполнить … и др.

Пример

Предупреждения в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в арбитражный суд

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции ...

В противном случае мы не несем ответственности за последствия … и т. п.

Текст письма-требования может состоять из трех-четырех коммуникативно-смысловых частей.

Если письмо-требование состоит из четырех частей, то в первой части письма излагаются события (обстоятельства, действия), выполнение или невыполнение которых привело к сложившейся ситуации (ситуации, явившейся поводом для составления письма). Вторая часть письма – это изложение событий (ситуаций, действий), являющихся причиной написания письма. Вторая часть письма всегда излагается как обоснование (аргументация) последующих выводов. Выводы составляют предмет третьей части письма – заключения, в котором, собственно, и излагается требование (требования). Четвертая часть письма – факультативная часть, как раз она и является предупреждением ("угрозой").

Особенность составления текстов деловых писем сложной структуры заключается в том, что вторая и третья коммуникативно-смысловые части письма, как правило, формулируются как одно грамматическое предложение. Выделим коммуникативно-смысловые части в тексте письма, приведенного выше:

Пример

При прокладке канализации и устройстве канализационных камер по адресу: ул. Довженко, строение 15 – на колодцы были установлены крышки, не соответствующие размеру обечаек, и, несмотря на неоднократные устные и письменные обращения к начальнику участка № 4, меры по устранению допущенных нарушений до сих пор не приняты. (1 часть)

В связи с тем, что при проезде автомашин происходит сдвиг и переворачивание крышек, открытые колодцы создают угрозу жизни пешеходов и могут привести к несчастным случаям (2 часть), требуем принять срочные меры по устранению допущенных нарушений. (3 часть)

В противном случае мы снимаем с себя ответственность за возможные последствия. (4 часть)

Пример

Еще один пример текста письма-требования:

В соответствии с договором поставки от 15.10.2006 № 28/49 ваше предприятие взяло на себя обязательства по разгрузке вагонов с углем, поступающим по железной дороге, и его доставке в наш адрес. (1 часть)

В связи с тем, что в январе-феврале 2007 г. вами была задержана разгрузка 47 вагонов, вследствие чего возникла угроза остановки ТЭЦ (2 часть), требуем срочно обеспечить разгрузку вагонов с углем и его доставку. (3 часть)

В противном случае, в соответствии с п. 5.3. договора, вам будут предъявлены штрафные санкции в размере 0,01% за каждый день задержки. (4 часть)

Требования к составлению

В определенных случаях законодательством РФ могут предусматриваться требования к составлению писем-требований. В частности, ст. 69 Налогового кодекса РФ (п. 4) установлены условия, которые должны соблюдаться при составлении писем-требований, направляемых налогоплательщикам – физическим и юридическим лицам при наличии у них недоимки по налогам. Закон говорит, что конкретная форма требования устанавливается налоговым органом, но в тексте требования должны быть указаны:

  • сумма задолженности по налогу;

  • размер пеней, начисленных на момент направления требования;

  • срок уплаты налога, установленный законодательством о налогах и сборах;

  • срок исполнения требования;

  • меры по взысканию налога и исполнению обязанности по уплате налога, которые применяются в случае невыполнения требования налогоплательщиком.

Отсутствие в требовании налогового органа информации хотя бы по одному из перечисленных пунктов делает письмо-требование не соответствующим закону.

При наличии таких законодательно установленных правил в письме-требовании при изложении информации необходимо строго придерживаться установленной последовательности.

В письме-требовании, как и в любом другом деловом письме, могут использоваться этикетные фразы: вступительное обращение (Уважаемый ..!, Уважаемые господа!) и заключительная этикетная фраза (С уважением,). Но эти элементы письма не являются обязательными. Решение о том, использовать их или не использовать в конкретной ситуации делового общения, принимает составитель.

Подробную информацию о составлении служебных писем, составе их реквизитов, особенностях оформления читайте информацию в Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30–2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации", Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 и Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Рассылка




© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×