Каким документом можно уведомить коллег о проведении конференции, семинара или сообщить им какую-то важную новость?

17

Вопрос

Для сообщения информации в управленческой деятельности широко используются деловые письма. К сведению Это может быть информация о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.), о каких-либо действиях...

Ответ

Для сообщения информации в управленческой деятельности широко используются деловые письма.

К сведению

Это может быть информация о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.), о каких-либо действиях, которые может или должен совершить корреспондент, либо об особенностях применения законодательных или иных нормативных правовых актов и др. Такие письма в совокупности относят к письмам информационного характера.

Существует несколько разновидностей писем для которых именно информационная функция является главной. Это письма-сообщения, извещения и уведомления.

Определить четкие границы между этими разновидностями писем достаточно трудно. Можно даже сказать, что выбор той или иной разновидности письма во многих случаях определяется традициями, сложившимися в определенной сфере делового общения.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Пример

Сообщаем Вам, что …

Информируем Вас о том, что …

Доводим до Вашего сведения, что …

Извещаем Вас о …

Считаем необходимым поставить Вас в известность о …

Письмо-сообщение может состоять из двух частей (обоснование – заключение) или только одной части (заключения). В первом случае письмо-сообщение составляется по следующей схеме:

Пример

В связи с … (или: В соответствии с …; В целях … и др.)… сообщаем Вам, что … (или: …сообщаем Вам о том, что…).

В управленческой деятельности письма-извещения и письма-уведомления, как правило, используются для информирования организаций, учреждений, предприятий, лиц о каких-либо мероприятиях или действиях с целью их привлечения к участию в проводимых мероприятиях или к осуществлению каких-либо ответных действий.

Внимание

В зависимости от конкретной ситуации эти разновидности писем могут только сообщать информацию о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую дополнительную информацию.

Письма-извещения и уведомления могут иметь приложения - программу мероприятия, анкету участника или иные информационные материалы.

В извещениях и уведомлениях практически не используются вступительные обращения этикетного характера: "Уважаемый …!" или "Уважаемые …!" , в отличие от писем-приглашений, в которых, напротив, должны присутствовать и вступительные обращения, и заключительная этикетная фраза "С уважением", а в качестве ключевой фразы выступает глагол "приглашаем".

Извещения и уведомления обычно начинаются указанием даты, времени, места проведения мероприятия:

Пример

"15 ноября 2012 г. в 15.00 в конференц-зале академии состоится …" или "Сообщаем, что 11 октября 2012 г. в 10.00 состоится заседание…".

В письмах-уведомлениях, как правило, используется ключевая фраза:

Пример

"Уведомляем Вас о ….", "Уведомляем, что …" и т.п.

Извещения и уведомления, направляемые широкому кругу адресатов, рассылаются по списку, поэтому реквизит "Адресат" оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются извещения и уведомления руководителем организации, заместителем руководителя или непосредственно лицом, отвечающим за организацию и проведения мероприятия. Эти письма могут подписываться руководителями нескольких организаций, если мероприятие - совместное.

Письма-извещения и уведомления могут рассылаться по факсу, электронной почте, при этом в большинстве случаев не требуется направлять корреспонденту подлинник письма по почте. Для писем-извещений и уведомлений организации могут использовать унифицированные формы с трафаретным текстом.

Для информирования широкого круга адресатов письма-извещения и уведомления могут публиковаться в печати, например, извещения (уведомления) о проведении годовых собраний акционеров в акционерных обществах.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Рассылка




© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×