Публичный отчет библиотеки

145
Валентина Лапичкова, ученый секретарь БУ «Национальная библиотека Республики Карелия», поделилась мнением о видах отчетности, их назначении, структуре и методике подготовки

От имени члена общественной палаты Республики Карелия исполнительного директора БАРК В. Лапичковой общественности представлен систематизированный анализ ситуации, касающейся отношения современных граждан к библиотечной системе.

Будучи ученым секретарем «Национальной Библиотеки Республики Карелия», В. Лапичкова коснулась вопросов технического оснащения и коммуникативных возможностей учреждений библиотечной сферы.

Структура отчетности библиотек

По мнению ученого секретаря, техническая база, которой располагают современные библиотеки, является эффективным способом распространения сведений о них, их коммуникативных возможностях и специфики. В частности, Лапичковой коснулась структуры отчетности библиотек и их своеобразия.

В докладе ученого секретаря выделены следующие варианты отчетности:

  1. Текстовый отчет библиотеки, содержащий максимально полную информацию об учреждении.
  2. Статистический отчет по форме 6 НК (в том числе, сводная статистика). Его обязаны предоставить любые библиотечные учреждения, подведомственные Министерству культуры.
  3. Тематический отчет, распространяющийся на деятельность властных и управленческих структур.
  4. Отчеты, отражающие текущие проекты библиотек и их ежедневный функционал.
  5. Отчет перед пользователями и клиентами библиотеки.
  6. Государственный отчет (отражает вопросы муниципальных плановых заданий).

При этом существует определенная разница между отчетами библиотеки, которые готовятся для управленцев и специалистов библиотечной сферы, и теми, что адресованы населению.

Читайте бесплатно в системе «Культура»

Отчет для населения

Отчеты, подготовленные для читателей и пользователей, преследует целью продемонстрировать нынешние возможности библиотек и читальных залов, а также продемонстрировать важность их в жизни любого культурного человека.

Поэтому отчет для населения ориентирован на широкие слои читательской аудитории и имеет выраженный социальный характер.

Публичные отчеты библиотеки, адресованные населению, не имеют, как правило, строгой структурой. Они формируются не по шаблонам, поскольку главная задача таких отчетов — показать читателям творческие возможности коллектива.

Кроме того, публичные отчеты для читателей — это хороший способ общения с публикой.

Именно публичность позволяет ярко продемонстрировать творческие задатки коллектива и общий успех библиотеки. Что касается формы отчета для населения, то она также не имеет четкой структуры.

Отчет для пользователей и читателей может быть устным, представленным во время творческих встреч в читальном зале.

Он может быть печатным, его можно опубликовать в местных средствах массовой информации или в информационных листовках. Данные листовки или посты с профильной информацией, адресованные населению, могут быть вывешены на информационных стендах в фойе или в читальном зале.

Кроме того, техническое оснащение современных библиотек позволяет иметь свои официальные сайты. На официальных порталах библиотечного учреждения также может быть размещен отчет библиотеки для населения в форме рекламно-информационной.

То есть, отчет перед населением может носить характер как чисто информативный, так и популяризаторский.

Формирование рабочей группы

Анализ подготовки разных видов отчетов позволяет сформировать определенный алгоритм в этом направлении. Коллектив библиотеки, таким образом, может выполнять нужные задания по определенной методике.

Прежде всего, необходимо сформировать инициативную рабочую группу, которая будет заниматься собственно отчетом.

Данная группа создается на основе приказа директора библиотеки, в котором будет озвучен ее состав и определен руководитель.

С момента подписания приказа все обязанности формирования и распространения отчета будет выполнять именно указанный ответственный сотрудник. Научный секретарь особо подчеркивает, что рабочая группа должна включать в свой состав всех работников, которые напрямую связаны в своей профессиональной деятельности со слоями населения и профессиональными сообществами.

Кроме того, в состав группы по формированию отчета уместно включать общественных экспертов из числа участников общественного совета библиотеки.

Формирование приоритетных задач

После того как рабочая группа сформирована, определяются ее функциональные задачи. Все они сводятся к составлению максимально полного отчета, в котором найдут отражение нужные моменты работы учреждения.

При этом особое значение, по мнению научного секретаря, имеет привлечение общественности. В частности, рабочая группа может обращаться к населению о работе учреждения.

В этой связи уместно использовать аргументированные отзывы тех, с кем библиотечные учреждения заключили договорные отношения.

К ним относятся:

  • Коллегии.
  • Учредитель.
  • Рядовые читатели и пользователи.
  • Партнеры.
  • Межведомственные организации.

На административном заседании директор четко формулирует конечную задачу подготовки отчета. Собственно, содержание отчета определяется поставленной целью. Кроме того, на административном заседании определяется также целевая аудитория, которой будет адресован будущий отчет.

Фактическое содержание доклада должно включать иллюстративный материал обо всех возможностях библиотеки. В частности, о том, какие новые услуги практикует учреждение, какие формы работы с читателями намечаются в ближайшее время. При этом отчет должен быть иллюстративным.

В качестве примеров допускается привлечение фото и видеоматериалов.

Содержательная часть отчета

При отсутствии обязательной структуры, отчет библиотеки, тем не менее, должен четко делиться на части:

  1. Содержательную.
  2. Финансовую.

В содержательной части уместно поделиться планами и продемонстрировать награды и успехи учреждения. Кроме того, содержательная часть должна включать в себя благодарность всем спонсорам или партнерским организации, которые способствовали развитию и успешной деятельности библиотеки.

Итак, содержательная часть отчета включает в себя:

  • Административную информацию. В том числе, уровень охвата населения услугами библиотеки.
  • Данные за истекший период, касающиеся посещаемости библиотеки. Этот раздел может быть представлен в виде графиков и таблиц.
  • Данные по целевой аудитории учреждения. Этот раздел может быть представлен в виде диаграмм.
  • Сведения о стратегическом направлении. В том числе, структурированный рабочий план, в котором отражены приоритетные задачи и ресурсы, на которые администрация планирует опереться при их выполнении.
  • Способы реализации достижения поставленных целей. В том числе, ориентирование работы библиотеки на знаковые события. В этом разделе также допускается перечень мероприятий и объединений по интересам при данной библиотеке.
  • Публичные акции и участие коллектива в федеральных или муниципальных мероприятиях. При этом уместно использование видеоматериалы и любые иллюстративные данные.
  • Формирование ресурсов, которые были творческим и материальным потенциалом работы учреждения.
  • Перечень спонсоров с обязательным указанием доли их участия в повседневном функционале учреждения.
  • Рассказ о способах популяризации деятельности библиотеки, в числе которых обязательным является упоминание об Интернет-проектах, а также об имеющихся публикациях в средствах массовой информации.

Содержательная часть отчета обязательно должна отразить все административные мероприятия в направлении повышения квалификации сотрудников. То есть, населению должна быть представлена информация о курсах повышения квалификации и иных способах развития знаний и умений персонала.

Кроме того, в содержательной части обязательно отражаются планы на предстоящий период, а также все творческие перспективы библиотеки. Разумеется, в содержательной части указывается также форма обратной связи с клиентской и читательской аудиторией. Это даст возможность обмениваться с населением пожеланиями, выслушивать их предложения или замечания по улучшению работы.

Если в период формирования содержательной части отчета рабочая группа использовала какие-либо приложения методического или административного характера, то они прилагаются к содержательной части отчета.

Финансовая часть отчета

В этой части рекомендуется обнародовать и все источники доходов и их размеры.

К ним относятся:

  • Целевое финансирование.
  • Субсидирование.
  • Поступления от спонсоров.
  • Материальная помощь от региональной администрации.
  • Поступления от реализации платных услуг.
  • Поступления от учредителя библиотеки.

При этом отчет библиотеки должен отражать процентные вычисления распределения всех средств по кодам бюджетной классификации.

В данном участке отчета уместно показать соответствие всех расходов иных средств с целевым назначением.

В целях максимальной наглядности рекомендовано представлять информацию в виде диаграмм, пунктограмм и графиков. Очень убедительно выглядят также таблицы, в которых четко прописывается поступление и их целевое расходование.

Если за истекший период имели место какие-либо профильные проверки, то их результаты представляют также в финансовой части отчета.

В том числе, в отчете должны быть отражены:

  • Проверки учредителя.
  • Общественные мониторинги.
  • Инспекции по труду.
  • Инспекции противопожарной службы.
  • Инспекции налоговой службы.

Главной задачей данного участка отчета является демонстрация отсутствия нарушений в работе администрации.

Желательно, чтобы в финансовой части отчета был отражен уровень социальной эффективности использования материальных средств в расчете на одного жителя, а также динамика расходования средств в расчете на каждое конкретное мероприятие или услугу.

Главной задачей финансовой части отчета является формирование образа учреждения, которое способно осуществлять профессиональную деятельность не за счет читательской аудитории, а за счет изыскания дополнительных корпоративных ресурсов. Кроме того, в отчете должна быть отражена способность учреждения найти спонсоров для реализации своих проектов и творческих задач.

Как выбрать форму отчета?

Прежде всего, отчет для населения должен быть простым в возложении. От того, насколько он является информативным и зрелищным, зависит внимание читательской и клиентской аудитории.

Отчет должен быть обязательно информационно насыщенным, поскольку он является своеобразной трибуной и площадкой для позиционирования профессиональной состоятельности учреждения и расширения сферы предоставляемых услуг, как платных, так и бесплатных.

К наиболее популярным форматам публичного отчета относятся:

  • Авторское издание, к которому может относиться как отдельная брошюра, так и множественные информационные листовки. Данный формат является бюджетным. Но в то же время печатный формат требует определенных подготовительных работ по формированию тиража и выработки дизайна.
  • Публикация в периодическом издании. Могут быть использованы, например, газеты и журналы, листовки и бюллетени. Этот формат также относится к бюджетным и быстро реализуемым. Однако к его недостаткам относится малое внимание клиентской и читательской аудитории.
  • Издание на компакт-диске. Из всех возможных это самый экономичный вариант. Кроме того, его можно тиражировать в любом количестве и распространять достаточно активно при использовании гиперссылок. Трудность данного варианта заключается в необходимости наличия спецоборудования для его использования. Поэтому в представительских целях издание на компакт-диске нежелательно.
  • Презентация. Это самое оперативный формат отчета. Он позволяет сразу же увидеть реакцию аудитории и выслушать все мнения. Если у выступающего имеются минимальные навыки обращения с оборудованием, то данный формат может быть очень эффективным. Более всего убедительной презентация является в том случае, если докладчик сопровождает презентацию своими комментариями.

К необходимым требованиям для структуры отчета относится указание контактных данных и наличие формы обратной связи, благодаря которым можно будет выяснить мнение об отчете в разных социальных слоях.

Общественное признание

Отчет зачитывается учредителям и партнерам во время общественных встреч и мероприятий. Он публикуется на сайте библиотеки и учредителя.

Кроме того, он должен быть представлен:

  1. Заседанию Общественного и Попечительского совета.
  2. Завещанию библиотечных работников.
  3. Методическому совету.

Отчет библиотеки, адресованный населению, должен предельно полно отражать оценочные мнения клиентской и читательской аудитории о работе библиотеки. В этой части отчета уместно было бы перечислить все дипломы и официальные благодарности, которых учреждение было удостоено за отчетный период.

Общественное признание — это своеобразный итог деятельности библиотеки.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Опрос

Какие рекомендации по работе с результатами независимой оценки качества Вам более всего необходимы? Выберите несколько вариантов

  • Как обеспечить открытость и доступность информации об учреждении и его мероприятиях; 23.08%
  • Как повысить комфортность для посетителей в условиях ограниченного бюджета; 46.15%
  • Как расширить перечень услуг; 46.15%
  • Как формировать стоимость услуг; 30.77%
  • Как влиять на транспортную и пешую доступность к учреждению; 15.38%
  • Как организовать он-лайн продажу билетов и других услуг электронным способом; 30.77%
  • Как сократить время ожидания услуги; 0%
  • Как обеспечить доброжелательность, вежливость, компетентность работников учреждения; 30.77%
  • Как сделать эффективной полиграфическую продукцию; 15.38%
  • Какими способами повысить качество услуг. 69.23%
результаты

Рассылка



© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль