Архивы музея и библиотеки

208
Учреждение культуры, будь то музей, библиотека или другая организация, имеет право создавать собственный архивный фонд. Его комплектация и хранение осуществляется согласно Правил, утвержденных приказами Минкультуры РФ

О категориях документов, входящих  в состав архива музея или библиотеки

В состав архивного фонда входят документы, которые относятся к нескольким  категориям, а именно:

  • документация по личному составу;
  • те, которые должны храниться неограниченное время;
  • со сроком хранения выше десяти лет.

Документы, хранящиеся в учреждении меньше десяти лет, в архивный фонд не сдаются. После окончания данного срока они просто уничтожаются. Однако существует и исключение. Например, если документ имеет ценность для архива, то руководством учреждения культуры может быть принято решение о его включении в архив.

Стоит учитывать тот факт, что документы отправляют в архив музея и библиотеки по истечении одного года или трех лет после  того, как дело в делопроизводстве будет завершено. При этом руководителем  утверждается график передачи дел в архив.

Все документы, которые находятся  в архиве, являются  общедоступными. Поэтому они  могут использоваться посетителями без каких-либо ограничений.

Читайте бесплатно в системе «Культура»

О группировании документов архивного фонда

Используемая в ходе работы документация делится на несколько групп. К первой группе относят те дела, имеющие неограниченный срок хранения:

  1. учредительные;
  2. организационные;
  3. локальные акты по основной деятельности;
  4. годовые и перспективные планы и другие.

Вторая группа включает в себя документацию, хранящуюся свыше десяти лет, например, личные дела сотрудников учреждения культуры, лицевые счета и прочее.

В состав третьей группы входят документы, срок хранения которых достигает не более 10 лет. К ним относится оперативная переписка и документы административно-хозяйственного характера. Также к данной группе принадлежит первичная учетная документация, которая после выполнения ревизии подлежит уничтожению.

Как проводится экспертиза ценности

Перед тем, как документы будут переданы в архив музея или библиотеки, необходимо определить их ценность, то есть провести экспертизу. С самого начала  нужно издать приказ о создании специальной комиссии. Также необходимо  утвердить Положение, согласно которому будет выполняться данная экспертиза.

Некоторые учреждения культуры отличаются сложной структурой или же имеют подведомственные организации. В таком случае руководитель учреждения должен издать локальный акт о создании центральной экспертной комиссии.  Кроме этого, в обязательном порядке утверждается и Положение о ЦЭК, определяющее ее обязанности.

Каждый год ЦЭК занимается отбором дел, часть которых сдается на хранение в архив, а другая часть просто уничтожается. Также комиссия рассматривает и согласовывает проекты номенклатуры дел организации культуры и описи дел. В ее обязанности входит и рассмотрение документов, имеющих как временные, так и неограниченные сроки хранения.  Кроме этого, ЦЭК постоянно следят за сохранностью архивного фонда.

В каком порядке оформляются результаты экспертизы ценности документов

По завершении ценностной экспертизы дела, которые предназначены для сдачи в архив, необходимо описать. Если срок хранения документа истек, то его необходимо уничтожить. При этом необходимо составить акт о выделении документов к уничтожению . Его форма имеется в одном из приложений Правил. 

В некоторых случаях на деле ставят отметку «ЭПК». Это означает, что определенные документы из этого дела  можно отнести к категории тех, которые хранятся  постоянно. Эти дела стоит просмотреть по одному листу, что позволит не допустить уничтожения документов, имеющих ценность. Выбранные документы объединяют в отдельное дело, а все остальные обозначают в акте и уничтожают

Как подготовить к сдаче в архивный фонд бумажные документы

Существует определенный порядок передачи дел в архив музея, библиотеки или другого учреждения культуры. С самого начала всю документацию необходимо сгруппировать  по делам. При этом в группу входят документы одного календарного года.

Если речь идет о документация образовательного учреждения, то в данном случае их группирование происходит  за один учебный год. А в таких учреждениях культуры, как театры – за один театральный сезон.

Подготовка документации к сдаче на хранение в архив сопровождается выполнением и других действий:

  • подшивкой и переплетением документов;
  • нумерованием всех листов того или иного дела арабскими цифрами в соответствии с валовым порядком;
  • составлением листа-заверителя;
  • выполнением внутренней описи документов дела;
  • оформлением обложки с указанием на ней количества листов и срока хранения.

Также при подготовке документов для передачи в архив необходимо выполнить и другие действия, а именно:

  1. подшить и переплести документы;
  2. пронумеровать все листы дела арабскими цифрами в соответствии с валовым порядком;
  3. составить лист лист-заверитель;
  4. выполнить  внутреннюю опись документов дела;
  5. оформить обложку дела, указав на ней количество листов и срок хранения дела.

Как оформляется обложка дела

Обложка дела оформляется  согласно определенным требованиям. К примеру, на ней должны быть обозначены такие данные, как:

  • наименование учреждения культуры;
  • непосредственная подчиненность;
  • наименование структурного подразделения;
  • номер тома;
  • количество листов в деле и другие.

Что касается наименования учреждения, то его нужно указывать полностью и обязательно в именительном падеже. Так же указывается и наименование вышестоящей организации, которое размещается над наименованием учреждения, комплектующего дело.

Если на протяжении периода, за который были собраны документы, изменилось наименование организации, то на обложке дописывается новое, а прежнее ставиться в скобки. Точно так же необходимо действовать, если дело передается в другое структурное подразделение.

На обложку необходимо перенести заголовок дела из номенклатуры дел учреждения культуры. Стоит заметить, что заголовок обязательно должен соответствовать содержанию тех документов, которые имеются в деле. 

При наличии в деле копий документов их количество также указывается на обложке. Помимо всего прочего, здесь обозначается дата заведения и окончания дела в делопроизводстве, а также количество листов и срок хранения дела. Если дело относиться к категории дел постоянного хранения, то на обложке нужно сделать запись «Хранить постоянно».

О подготовке к передаче в архивный фонд электронных документов

Документы могут передаваться в архив музея (библиотеки) не только в бумажном, но и электронном виде.  Подготовка таких документов также требует серьезного подхода. С самого начала необходимо заняться формированием в ИС учреждения файлов электронных подписей и копий текстовых электронных документов в формате PDF/A.

После этого нужно описать все электронные дела и проверить нет ли в них вирусов. Как правило, эти действия выполняет архивная служба. В обязательном порядке должна быть выполнена проверка технического и физического состояния электронных носителей.

В конце описи таких дел оформляется итоговая запись, в которой прописью и цифрами обозначается количество электронных дел и документов. Руководитель заверяет дела электронной подписью. В футляр каждого электронного документа помещается вкладыш, который необходимо разместить так, чтобы при закрытом футляре все данные были визуально доступными.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Опрос

Какие рекомендации по работе с результатами независимой оценки качества Вам более всего необходимы? Выберите несколько вариантов

  • Как обеспечить открытость и доступность информации об учреждении и его мероприятиях; 23.08%
  • Как повысить комфортность для посетителей в условиях ограниченного бюджета; 46.15%
  • Как расширить перечень услуг; 46.15%
  • Как формировать стоимость услуг; 30.77%
  • Как влиять на транспортную и пешую доступность к учреждению; 15.38%
  • Как организовать он-лайн продажу билетов и других услуг электронным способом; 30.77%
  • Как сократить время ожидания услуги; 0%
  • Как обеспечить доброжелательность, вежливость, компетентность работников учреждения; 30.77%
  • Как сделать эффективной полиграфическую продукцию; 15.38%
  • Какими способами повысить качество услуг. 69.23%
результаты

Рассылка



© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль