Публичные отчет библиотеки

957
Ни для кого не секрет, что на сегодняшний день интерес населения к чтению значительно снизился. Большинство потребителей вряд ли имеют представление о тех услугах, которые предоставляют современные библиотеки

Работникам учреждений культуры стоит приложить максимум усилий, чтобы  вызвать у населения интерес к библиотечной деятельности.  Одним из действенных инструментов, с помощью которого можно привлечь пользователей, является публичный отчет  библиотеки.

О предназначении публичного отчета библиотек

Современная библиотека  представляет собой не просто место для чтения или хранения книг. Сегодня  она может выступать в качестве творческой площадки и места для общения единомышленников, территории развития личности  и навигатора в огромном информационном мире.

С каждым днем спектр услуг, предоставляемых библиотеками, становиться все больше и больше. Ведь современный уровень технической оснащенности многих учреждений, а также развитие средств коммуникации открывает перед ними неограниченные возможности. Кроме того, это позволяет донести к пользователю максимум информации о деятельности библиотеки.

Среди всех видов отчетов, которые включены в структуру отчетности и, как правило, предназначены

для контролирующих органов, учредителей и методических центров, имеется особый вид отчета, так называемый публичный отчет.

Его основным предназначением является предоставление населению информации о возможностях современных библиотек и доказательств полезности этих учреждений культуры в жизни общества. Поэтому отчет перед населением должен быть публичным и социально направленным.

Как правило, подобные отчеты носят творческий характер, поскольку не существует каких-то определенных правил и структуры, в соответствии с которыми они должны составляться. Его основным направлением является показ успехов данного учреждения культуры.

Читайте бесплатно в системе «Культура»

Об особенностях публичных отчетов

Существует несколько способов реализации отчета перед населением:

  • устное выступление;
  • размещение в средствах массовой информации или на официальном сайте библиотеки;
  • в виде рекламно-информационной продукции.

Оптимальным вариантом публичного отчета о современных возможностях и деятельности библиотеки является его размещение на сайте учредителя или сайте самой организации. Это дает возможность ознакомить с отчетом огромное количество пользователей.

Каждый из отчетов имеет определенные особенности.  Прежде всего данный документ должен составляться на основе официальной статистики, однако, при этом он должен отвечать и другим требованиям,  например:

  • быть интересным для посетителей;
  • давать представление о роли и месте каждой конкретной библиотеки в жизни местного сообщества;
  • обозначать проблемы и перспективы развития и так далее.

О подготовке публичного отчета перед населением

Хотя сегодня и не существует особых требований к составлению публичных отчетов библиотек, его подготовка все же имеет уже сложившуюся методику, основанную на опыте  некоммерческих организаций и учреждений образования.

Лучше всего, если процесс подготовки будет осуществляться в несколько этапов, например:

  • первый этап – организация состава рабочей группы;
  • второй этап – обозначение приоритетов и целей;
  • третий этап – разработка структуры отчета перед населением;
  • четвертый этап – выполнение описания результатов работы учреждения;
  • пятый этап – осуществление сбора и анализа предварительной информации;
  • шестой этап - подготовка информации и написание текста отчета;
  • седьмой этап - публикация отчета и  его распространение;
  • восьмой этап – изучение мнения пользователей о предоставленном публичном отчете.

С самого начала работы по подготовке публичного отчета  руководитель учреждения должен издать приказ, касающийся  формирования рабочей группы. В данном документе также определяется руководитель группы, чьи действия должны быть направлены на организацию процесса разработки и распространения отчета.

Лучше всего, если членами рабочей группы будут сотрудники учреждения, которые занимаются основными направлениями библиотечной деятельности, а также связями с профессиональным сообществом и общественностью. Оптимальным вариантом является введение в состав  группы тех сотрудников, которые являются членами Общественного совета библиотеки. Так как они могут оказать большую помощь при подготовке информации об учреждении, а также выступить в качестве общественных экспертов.

Деятельность рабочей группы нацелена на выполнение следующих действий:

  • концептуальную разработку структуры публичного отчета перед населением;
  • определение  целей и задач отчета;
  • формирование целевых групп и формата;
  • наполнение основного содержания данного отчета необходимой информацией;
  • создание приложений к публичному отчету.

Кроме этого, рабочая группа занимается сбором отзывов и мнений пользователей о деятельности библиотеки.

На следующем этапе подготовки публичного отчета необходимо определить конечную цель и приоритеты, поскольку именно от этих моментов зависит содержание данного документа. Для этого проводится заседание рабочей группы, в котором принимает участие и руководитель учреждения культуры. Если к примеру публичный отчет нацелен на пользователей, которые посещают библиотеку, то при этом очень важно рассказать о новых услугах, ресурсах и возможностях удовлетворения их интересов.

Если же в качестве целевой аудитории выбирается население, не пользующееся услугами библиотеки, но учреждение видит в нем потенциальных читателей, то в этом случае лучше всего в отчет включить информацию обо всех существующих возможностях, которые может предоставить библиотека для обеспечение их культурного досуга или  информационного обогащения.

Учредителю очень важно предоставить информацию, касающуюся объемов и социальной направленности деятельности учреждения культуры, которое является активным участником  в жизни муниципального образования и представляет собой надежного партнера  в его социально-экономическом развитии.

Третий этап публичного отчета предполагает разработку  его структуры. Как правило, выполнение данной работы основывается на смысле и предназначении отчета. Условно его можно разделить на две части, первой из которых является содержательная и второй – финансовая.  В первой части обычно  представляют краткую презентацию учреждения культуры, описание работы за отчетный период, благодарность партнерам и спонсорам, а также успехи, награды и планы на будущее.

Вторая часть отчета перед населением прежде всего отражает размеры и источники доходов:

  • субсидии;
  • поступления от учредителей;
  • целевое финансирование;
  • поступления от платных услуг и проектов.

В финансовой части стоит назвать спонсоров (если они дают на это согласие) и выразить им благодарность за поддержку. Обнародуя информацию о расходах, стоит предоставить их распределение  по всем статьям в процентном соотношении, а также  акцентировать внимание на их целевом использовании.

Кроме этого, на данном этапе предоставляется информация о результатах проверок органами контроля -  налоговой и пожарной инспекциями, инспекцией по труду, учредителем и так далее. Также необходимо обозначить и отсутствие нарушений в деятельности учреждения

.

Об определении формата публичного отчета

Важной частью успеха продвижения отчета к пользователям является выбор его формата. В этом случае привлечь внимание населения к библиотекам можно с помощью таких показателей, как:

  • простота публичного отчета;
  • его удобство;
  • зрелищность;
  • информационная насыщенность.

Чаще всего современные библиотеки используют следующие форматы:

  • собственное печатное издание, в качестве которого выступают брошюры, листовки, закладки и так далее;
  • публикация в одном из периодических изданий или другой организации;
  • издание CD;
  • презентация.

Каждый из форматов имеет как свои преимущества, так и недостатки.

Если, к примеру, говорить о собственном печатном издании, то основными его преимуществами являются:

  • удобство пользования;
  • легкость восприятия населением;
  • недорогой в изготовлении.

Однако вместе с тем стоит отметить и некоторые сложности его подготовки, например:

  • необходимость четкого планирования тиража;
  • определенные требования к дизайну и оформлению в соответствии с целью отчета.

Второй формат – публикация в периодическом издании – предполагает изготовление журнала, сборника, листовки, бюллетеня или газеты, которые не требуют больших финансовых затрат. Однако и воспринимается данный формат, как любое периодическое издание, что может снизить к нему интерес со стороны пользователей.

Издание CD также не требует больших вложений. Кроме этого, его возможно тиражировать в любое время. В случае использования гиперссылок, позволяет предоставить максимум информации, не перегружая при этом основной текст.

Но, несмотря на все преимущества, этот формат не пригоден для представительских целей, так как всегда требует использования компьютерного устройства.  Также создание публичного отчета в CD-формате выдвигает и другие дополнительные требования, например:

  • снабжение поисковой системой;
  • обеспечение системы защиты от несанкционированного копирования;
  • оформление в соответствии со стандартами об электронных изданиях и так далее.

Одним из вариантов является презентация публичного отчета. Среди ее преимуществ стоит отметить небольшие финансовые затраты и возможность установления обратной связи с целевой аудиторией. Кроме этого, во время демонстрации публичного отчета в этом случае можно сразу же увидеть реакцию посетителей.

Однако и этот формат, как и  другие, имеет некоторые недостатки, основным среди которых является обязательное наличие специального оборудования и ассистента, который имеет навыки пользования этим оборудованием.

При совмещении всех форматов отчета перед аудиторией можно значительно повысить его доступность для различных целевых групп. Ведь от стратегии его распространения зависит степень эффективности донесения информации до целевой аудитории.

Главным требованием при этом является  удобство размещения.  Если публичный отчет можно легко найти на официальном сайте, на популярных «поисковиках», в соцсетях или на других сайтах, то и ознакомится с ним сможет огромное количество потребителей.

При описании результатов работы библиотеки стоит учитывать, что пользователи смогут  узнать об учреждении только те сведения, которые будут предоставлены в отчете. Поэтому прекрасной иллюстрацией значимости учреждения станет описание объема реализуемых услуги  и работ, их качества и результативности, ресурсного обеспечения и эффективности его использования.

Как правило, подготовка к публичному отчету начинается с нового года, поэтому информацию стоит собирать заблаговременно в соответствии с разработанной структурой отчета и обязанностями. Очень важным моментом при этом является соблюдение членами рабочей группы форматов подготовки предварительной информации, которая должна отвечать следующим требованиям:

  • быть интересной;
  • носить достоверный характер;
  • быть ориентированной на конечную цель подготовки отчета перед населением.

На следующем этапе собранная информация редактируется руководителем рабочей группы в едином стиле  и распределяется в соответствии с разными форматами и вариантами отчета. После этого проводится заседание группы, на котором обсуждаются разные проекты отчетов и принимается единое решение  о доработке или готовности, а потом оформлении и тиражировании.

При написании публичного отчета стоит придерживаться таких требований:

  • соблюдения баланса иллюстраций и текста;
  • оптимальности объема самого отчета;
  • использования знакомых пользователям изображений учреждения или логотипов;
  • удобства чтения;
  • доступности языка.

После подготовки отчета необходимо в кратчайшие сроки осуществить как его публикацию, так и распространение между разными целевыми аудиториями, например, на совещаниях работников библиотек,  на встречах с партнерами, на методическом совете и так далее.

После его публикации на сайте, учреждение получает возможность осуществления анализа интереса и мнения пользователей о предоставленной информации. Для этого стоит заранее разработать механизм оценки, которую посетители могут выполнять через электронную почту или способом выставления баллов.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Опрос

Какие рекомендации по работе с результатами независимой оценки качества Вам более всего необходимы? Выберите несколько вариантов

  • Как обеспечить открытость и доступность информации об учреждении и его мероприятиях; 25.58%
  • Как повысить комфортность для посетителей в условиях ограниченного бюджета; 53.49%
  • Как расширить перечень услуг; 55.81%
  • Как формировать стоимость услуг; 46.51%
  • Как влиять на транспортную и пешую доступность к учреждению; 4.65%
  • Как организовать он-лайн продажу билетов и других услуг электронным способом; 32.56%
  • Как сократить время ожидания услуги; 4.65%
  • Как обеспечить доброжелательность, вежливость, компетентность работников учреждения; 34.88%
  • Как сделать эффективной полиграфическую продукцию; 34.88%
  • Какими способами повысить качество услуг. 60.47%
Другие опросы

Рассылка



© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль