Книговыдача: алгоритм внедрения электронного читательского билета

706
На сегодняшний день библиотечная деятельность, кроме книговыдачи, имеет достаточно широкий диапазон, требующий выполнения огромного количества обязанностей. Поэтому без автоматизированных «помощников» тут не обойтись

Сегодня информационные технологии тесно вошли в жизнь современного потребителя. Не осталась в стороне и сфера культуры, в том числе и библиотеки.

О внедрении системы автоматизации

Электронная система, основанная на радиочастотной идентификации объектов, является прекрасным «помощником» не только сотрудников библиотеки, но и самих потребителей. Ведь с е помощью можно ввести электронный читательский билет, получить информацию о самых популярных книгах, защитить фонд библиотеки и многое другое.

Однако стоит заметить, что внедрение такой системы требует серьезного подхода и осуществляется на протяжении определенного времени. Даже в учреждениях с небольшим библиотечным фондом для этого требуется как минимум один год, а то и больше. Ведь внедрить такую систему – это не только приобрести и установить новое оборудование. Нужно пройти несколько нелегких этапов, осуществляя при этом кропотливую работу, а именно:

  • этап первый – изучение ресурсов библиотеки и оптимизация фонда;
  • этап второй – получение статуса оператора персональных данных;
  • этап третий – подготовка к установке оборудования;
  • этап четвертый – приобретение, установка и настройка оборудования;
  • этап пятый – маркировка фонда;
  • этап шестой – введение электронного читательского билета;
  • этап седьмой -  обеспечение безопасности.

Читайте бесплатно в системе «Культура»

Об изучении ресурсов учреждения и оптимизации фонда

На первом этапе внедрения электронной системы необходимо заняться изучение библиотечных ресурсов  и оптимизировать фонд библиотеки. Для этого перво-наперво нужно провести анализ положения дел в учреждении, то есть изучить материально-техническую базу и состав пользователей, ознакомиться с основными технологическими процессами и уровнем их автоматизации.

Кроме этого, нужно проанализировать объем, состав и состояние библиотечных фондов и электронных каталогов, а также особенности и возможности используемой автоматизированной библиотечной информационной системы.

Проведение такого анализа имеет большое значение, поскольку с его помощью можно будет обеспечить рациональное использование библиотечных ресурсов, трудовые и временные затраты работников учреждения культуры при внедрении электронной системы и интеграции ее с уже имеющейся системой автоматизации.

Также проведение анализа предоставит возможность сэкономить денежные средства, поскольку, благодаря ему, можно будет избежать закупки ненужного оборудования, мебели и многого другого.

Выполнив анализ, необходимо заняться созданием «дорожной карты», в которой должны бать означены такие данные:

  • основные этапы внедрения RFID-системы;
  • сроки выполнения каждого этапа;
  • ответственные сотрудники.

Дорожная карта в обязательном порядке утверждается приказом по учреждению.

Также на данном этапе необходимо осуществить инвентаризацию и оптимизацию фонда. Для этого нужно выполнить следующие действия:

  • убрать из него все ветхие и устаревшие издания;
  • создать электронные библиографические записи на книги, которые поступили в библиотеку еще до того, как был внедрен электронный каталог.

Необходимым условием внедрения электронной книговыдачи является стопроцентное внесение в электронный каталог всех единиц фонда.

Как получить статус оператора персональных данных

На втором этапе все действия должны быть направлены на получение статуса оператора персональных данных. Для этого с самого начала учреждение культуры должно сообщить Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций о том, что оно имеет намерения заниматься обработкой персональных данных.

Прежде всего нужно заполнить форму и отправить электронное сообщение. После этого уже заполненная форма должна быть распечатана и отправлена  в территориальный орган Роскомнадзора по месту своей регистрации. Именно эта структура присвоит библиотеке статус оператора персональных данных.

Все данные, имеющиеся в форме, заносятся в общедоступный реестр операторов, которые  обрабатывают персональные данные. Используя технические, физические и программные средства, необходимо заняться обеспечением защиты персональных данных посетителей библиотеки

.

О подготовке к установке оборудования

Следующим шагом к внедрению электронной системы является подготовка к установке оборудования. Прежде всего проводится осмотр всех рабочих предметов мебели с целью исключения в их конструкции металлических элементов: каркасов, полок, ящиков, поверхностей.  Также при этом учитывается расположение пластиковых окон и дверей  вблизи рабочего места.

Причиной необходимости проведения такого осмотра является тот факт, что металлические предметы работают как антенны, которые проводят радиосигнал. А это может вызвать различные проблемы, касающиеся записи и чтения электронных меток.

Если во время осмотра было обнаружено несоответствие мебели таким требованиям, то ее необходимо заметить. Стоит учесть, что оптимальное расстояние рабочего места от пластиковых окон и дверей достигает 70-80 сантиметров.

На этом же этапе проводится анализ конфигурации библиотечных помещений, а также определяется состав оборудования и места для его размещения. RFID-ридеры во время работы излучают и принимают электромагнитные волны, поэтому, занимаясь их размещением, нужно в обязательном порядке следовать требованиям, касающимся электромагнитной совместимости.

Если недалеко от ридеров находятся Wi-Fi роутеры, мобильники  или радиотелефоны, силовая электропроводка и многое другое, то это может стать причиной  возникновения ошибки при сканировании. Подобное влияние может оказать даже компьютерная мышка.

О покупке, установке и настраивании оборудования

Следующий этап состоит из нескольких шагов:

  • закупка оборудования и расходных материалов;
  • установка оборудования;
  • настройка правильного взаимодействия драйверов и программного обеспечения с библиотечной АБИС;
  • обучение сотрудников работе с оборудованием и метками.

Для введения автоматической системы необходимо приобрести следующее оборудование и расходные материалы:

  • RFID-метки для книг;
  • RFID- или NFC-карточки для читательских билетов;
  • чековую ленту;
  • картриджи для специализированных принтеров и прочее.

При возникновении необходимости система может дополняться и другим оборудованием, например:

  • приборами по сортировке книг;
  • устройствами для осуществления быстрой инвентаризации;
  • системой самостоятельной книговыдачи.

Занимаясь установкой оборудования, не стоит забывать о главной проблеме аппаратной части RFID-системы — радиоантенне ридера, которая крепится на стеле или под столом. Подбирая оборудование, лучше всего остановить свой выбор на ридерах малой дальности, поскольку такие устройства, имеющие среднюю дальность, могут реагировать на проходящих мимо посетителей с читательскими билетами и книгами.

Для установки антенны можно использовать несколько вариантов мест, среди которых наиболее удобными являются:

  • сбоку от работника под столом на тумбочке;
  • на стене.

Если антенна будет установлена под столом,  то столешница, изготовленная с ДСП- материала, сможет заглушить   ее мощный сигнал. При установке главное помнить, что ни в коем случае нельзя оборудовать антенну над ногами работника, поскольку она дает сильное излучение.

Особое внимание требуется уделить настройке правильного взаимодействия драйверов   и программного обеспечения с имеющейся библиотечной системой, поскольку это является наиболее сложным этапом внедрения. В некоторых случаях необходимо произвести закупку дополнительных программных модулей по работе с RFID-оборудованием к имеющейся АБИС или обновить библиотечную систему до актуальной версии.

В случае наличия в библиотеке большой разветвленной локальной сети, нужно выделить в не специализированный сервер. Это окажет большую помощь в организации централизованной работы  и контроле.

После завершения настройки оборудования необходимо организовать обучение сотрудников работе с оборудованием и метками, в чем посильную помощь могут оказать представители поставщика оборудования.

О выполнении маркировки библиотечного фонда

Для того чтобы новая автоматическая система работала на полную мощь, нужно обеспечить для этого все условия, среди которых главное место занимает маркировка библиотечного фонда. Весь фонд должен быть промаркирован RFID-метками, которые «привязываются» к записям в электронном каталоге АБИС. Как правило, запись полей в самой метке проходит в рамках каталогизации.

Метка является своеобразным носителем библиотечной записи, а поля структуры выступают в роли полей данных электронного каталога, распределенных по документам фонда библиотеки.

Маркирование библиотечного фонда имеет свои особенности, а именно:

  • метки приклеиваются с внутренней стороны книги, на задний форзац ближе к корешку;
  • клеить метку на книгу, которая стоит первой на полке, нужно вверху страницы, на вторую – посередине, на третью – внизу;
  • перед наклеиванием метку сканируют ридером.

О введении электронного читательского билета

На данном этапе  в  первую очередь нужно обеспечить комплект электронных читательских билетов. Это позволит при проведении перерегистрации посетителей библиотеки или осуществлении нового пользователя быстро заменить бумажный билет на электронный.

Новый билет имеет свой номер, который чаще всего совпадает с номером идентификационного кода карты, а с его обратной стороны может быть подписан пользователем. В случае записи нового пользователя необходимо проверить его паспорт, а также обратиться к нему с просьбой о заполнении и подписании анкеты, что станет свидетельством его согласия на  использование персональных данных.

В данную анкету должны быть включены следующие вопросы:

  • для чего будет использованы персональные данные;
  • в каких местах они будут использованы;
  • кем и в какие сроки  будут обрабатываться.

Кроме этого, в анкете имеются и условия отзыва согласия пользователя. В случае, если читатель уже записан в библиотеку, необходимо перепроверить его паспортные данные и также обратиться с просьбой заполнить анкету. После получения согласия на обработку персональных данных читателя нужно сфотографировать, определенную часть данных внести а библиотечную АБИС и выдать ему  электронный билет.

Поскольку билет  привязан к данным посетителя, то при его сканировании ридером  выводится фото пользователя, все его персональные данные, а также история посещений учреждения и книговыдачи в библиотеке.

Те, кто пользуется электронным билетом, часто сталкиваются с проблемой отслеживания даты возврата книги по интернету. Ведь многие посетители не являются активными посетителями  сети. Выходом из данной ситуации будет наклеивание на книгу листа возврата с указанием даты возврата. Делать это можно как вручную, так и с помощью печати на чековом принтере.

Как обеспечить безопасность

Оптимальным вариантом обеспечения безопасности библиотечного фонда является установка противокражных ворот, которые можно установить на выходе из зон обслуживания или на выходе из библиотеки. С самого начала  нужно проверить их действие рядом с пластиковыми перегородками и дверьми.

Также с помощью опытов необходимо определить случаи их ложного срабатывания, то есть на какие вещи они срабатывают без причины. Стоит учесть тот факт, что у RFID-технологии по защите от краж довольно низкая  эффективность. Система может не сработать, если книгу перед выносом из библиотеки завернуть в алюминиевую фольгу или металлизированную ткань. Данный материал обеспечит книге с меткой защиту от электромагнитного излучения ворот. Поэтому профессиональному вору вынести ее из учреждения не доставит особых хлопот.

Часто ворами применяются небольшие сумочки или пакеты, которые внутри обернуты фольгой или подобной тканью. Поэтому в противокражные ворота  стоит встроить металлодетектор. Это позволит им подавать сигнал в том случае, если человек вошел в библиотеку  с такой сумкой.

Однако и этот вариант не может обеспечить стопроцентную безопасность библиотечному фонду. Ведь в некоторых случаях даже металлодетектор не может обнаружить металлизированную ткань. Любой посетитель может легко отклеить метку и вынести книгу из учреждения. Поэтому сотрудники библиотеки должны всегда оставаться начеку.

Как работать с новой автоматической системой

Введя в действие новую автоматическую систему для обеспечения электронной книговыдачи в библиотеке и отладив все процессы, стоит уделить внимание  налаживанию ее связи с системой контроля и управления доступом, а также банковскими платежными системами на основе технологии NFC. Это поможет устройствам осуществлять обмен данными на расстоянии пяти-десяти сантиметров.

Технология NFC имеет множество преимуществ, среди которых стоит выделить возможность осуществлять следующие действия:

  • привязывать электронные читательские билеты к мобильному телефону;
  • оплачивать коммерческие услуги библиотеки с помощью банковских карт и прочее.

Процесс внедрения в работу библиотеки RFID-технологии не оставляет в стороне ни одного отела. Поэтому руководителю данного учреждения культуры нужно обеспечить эффективное взаимодействие всех библиотечных отделов  на каждом из этапов внедрения. Ведь  возникающие в ходе  работы вопросы часто не входят в компетенцию какого-то  конкретного отдела, а затрагивают сразу несколько.

Лучше всего сразу же определить сотрудников библиотеки, которые будут отвечать за определенных этап внедрения, и определить реализацию данного проекта в качестве их основного задания. Такие меры значительно сократят сроки введения в действие новой электронной системы и повысят эффективность реализации данного проекта.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Опрос

Какие рекомендации по работе с результатами независимой оценки качества Вам более всего необходимы? Выберите несколько вариантов

  • Как обеспечить открытость и доступность информации об учреждении и его мероприятиях; 25.58%
  • Как повысить комфортность для посетителей в условиях ограниченного бюджета; 53.49%
  • Как расширить перечень услуг; 55.81%
  • Как формировать стоимость услуг; 46.51%
  • Как влиять на транспортную и пешую доступность к учреждению; 4.65%
  • Как организовать он-лайн продажу билетов и других услуг электронным способом; 32.56%
  • Как сократить время ожидания услуги; 4.65%
  • Как обеспечить доброжелательность, вежливость, компетентность работников учреждения; 34.88%
  • Как сделать эффективной полиграфическую продукцию; 34.88%
  • Какими способами повысить качество услуг. 60.47%
Другие опросы

Рассылка



© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль