Учет архивных документов

234
Из материалов данной статьи можно узнать об этапах организации учета архивных документов в музеях, а также о том, какие действия предпринимаются на каждом из этапов

Организация учета архивных документов в учреждениях культуры, в том числе и музея, имеет свои особенности, главной среди которых является ее пошаговое осуществление.

Какие этапы организации учета архивных документов в музеях

Учет архивных документов  в музеях осуществляется в несколько этапов:

  • первичный учет архивных документов, включающий занесение информации о документах в Книгу поступления музейных предметов и передачу их на ответственное хранение;
  • регистрация документов, которые поступили на ответственное хранение;
  • ведение списка фондов;
  • ведение и систематизация листов фонда;
  • составление карточного указателя фондов;
  • составление архивной описи;
  • ведение дела фонда.

Читайте бесплатно в системе «Культура»

О первичном учете архивных документов

Первичная регистрация архивных документов в музеях выполняется практически так же, как и учет музейных коллекций  на первой стадии музейного учета. Все документы, которые составляют основной фонд, регистрируются в Книге поступлений музейных предметов основного фонда. Однако прежде чем  информация будет занесена в Книгу, осуществляется заседание фондово-закупочной комиссии, которая и принимает данное решение.

Занесение документов производится под номеров, который записывается в виде дроби, где в числитель представляет собой порядковый номер по Книге поступлений предметов основного фонда на постоянное хранение, а знаменатель -  крайние порядковые номера документов по коллекционной описи, которая прилагается к Акту приема предметов на постоянное хранение.

Если же с музей поступают документы без составления коллекционной описи, то их регистрация в Книге поступлений осуществляется в соответствии с Актом приема предметов на постоянное хранение.

После того как документы будут зарегистрированы, их передают в отдел или ответственному хранителю документальных фондов по Акту приема предметов с целью ответственного хранения. Данный акт, к которому прилагается  Коллекционная опись на документы, в обязательном порядке составляется в 2-х экземплярах, первый из которых остается в отделе, а второй вкладывают в дело фонда.

Об осуществлении регистрации документов, поступивших на ответственное хранение

Для регистрации документов, поступивших на ответственное хранение,  ведется Книга учета поступлений документов. Каждому документу, независимо от того, какой объем он имеет, присваивается порядковый номер. Записи всех повторных и первичных поступлений документов  каждого из фондов в Книгу учета поступлений документов производятся в определенной последовательности. Ежегодно осуществляется итог тех единиц хранения, которые поступили в течение года.

Хранение и учет архивных документов – дело довольно серьезное и ответственное, поэтому подходить к нему необходимо со всей серьезностью

.

О ведении списка фондов

Особое значение в осуществлении учета архивных документов имеет ведение списка фондов, в который фонд заносится всего один раз с указанием своего полного названия. Это может быть при образовании самого фонда или во время первого поступления. Каждый из фондов получает свой очередной порядковый номер.

В музее могут быть созданы  фонды, относящиеся к разным историческим эпохам. Перед порядковым номером фонда, которые относится к советскому периоду, в обязательном порядке через  тире ставится индекс «Р», сопровождающий данный номер во всех документах учета.

Фонд может быть передан другому музею или архиву, также его могут использовать и немногим позже объединить с другим архивным фондом. В этом случае его порядковый номер становится свободным, однако, для присваивать его другим фондам нельзя.

Также категорически запрещается изменять нумерацию фондов. Ежегодно до первого января в списке фондов составляется итоговая запись, подтверждающая фактическое наличие фондов  в данном учреждении культуры. Числителем дроби является общее количество фондов, а в качестве знаменателя  выступает количество фондов, которые относятся к советскому периоду.

Как ведутся и систематизируются листы фонда

В лист фонда заносится запись о количестве включенных в архивную опись и неописанных единиц хранения, к которым относятся  дела, документы, листы. Поступление каждого документа необходимо фиксировать в листе фонда в соответствии с Актом приема документов на ответственное хранение. Списание документов осуществляется на основании приказа Минкультуры.

Для листов фонда используются папки с клапанами, в которых они располагаются в порядке номеров фондов.  В зависимости от количества, листы могут составлять один или несколько томов. Составители томов нумеруют каждый из листов тома и, в соответствии с Едиными правилами учета, заверяют их количество. Если же количество листов в томе изменяется, то хранитель должен заново  их заверить.

О составление карточного указателя фондов

Иногда возникает необходимость составления карточного указателя фондов, систематизация которого осуществляется в соответствии с установленной музеем  классификационной схеме.

В этом случае номер и название фонда, а также крайние даты документов обязательно должны быть проставленными на карточках указателя фондов.

Как составляется архивная опись

Основным предназначением архивной описи является закрепление результатов научной обработки фонда и систематизации единиц хранения внутри фонда, а также выполнение функции их учета.

Архивная опись составляется в 3-х экземплярах. Местом хранения первого – страхового, является сейф. За хранение второго - рабочего экземпляра отвечает ответственный хранитель соответствующего хранилища. Третьим экземпляром пользуются при работе с документами, которые используются в различных целях.

Особенности ведения дела фонда

На каждый из фондов заводится отдельное дело, в которое входят определенные документы:

  • Акт приема предметов на ответственное хранение с коллекционной описью на документы;
  • информация, касающаяся списания, а также переработанные и усовершенствованные старые листы фонда;
  • схема систематизации фонда;
  • документы, касающиеся истории фонда и фондообразователя, в которых отражается весь процесс комплектования фонда и другие.

Учетные, а также некоторые другие документы, включаются в дело фонда только тогда, когда будет осуществлено их окончательное оформление.  На документах, фиксирующих изменения в объеме фонда или отдельных единиц хранения, проставляется отметка о внесении изменений в учетные документы, с которой они включаются в дело фонда. На все документы дела фонда должна быть составлена внутренняя опись. Основные учетные документы хранятся в сейфах.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Опрос

Какие рекомендации по работе с результатами независимой оценки качества Вам более всего необходимы? Выберите несколько вариантов

  • Как обеспечить открытость и доступность информации об учреждении и его мероприятиях; 25.58%
  • Как повысить комфортность для посетителей в условиях ограниченного бюджета; 53.49%
  • Как расширить перечень услуг; 55.81%
  • Как формировать стоимость услуг; 46.51%
  • Как влиять на транспортную и пешую доступность к учреждению; 4.65%
  • Как организовать он-лайн продажу билетов и других услуг электронным способом; 32.56%
  • Как сократить время ожидания услуги; 4.65%
  • Как обеспечить доброжелательность, вежливость, компетентность работников учреждения; 34.88%
  • Как сделать эффективной полиграфическую продукцию; 34.88%
  • Какими способами повысить качество услуг. 60.47%
Другие опросы

Рассылка



© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль