Как хранить документы в архиве организации

64
Требования к организации архивохранилища установлены приказами Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 и от 31 марта 2015 г. № 526.

Требования к организации архивохранилища установлены приказами Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 и от 31 марта 2015 г. № 526 .

Оборудуйте архивохранилища стационарными или передвижными металлическими стеллажами, шкафами или контейнерами.

Стеллажи устанавливайте перпендикулярно стенам с оконными проемами, а если в помещении нет окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не размещайте стеллажи вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстояние между рядами стеллажей (главный проход) должно быть не менее 120 см; проход между стеллажами - не менее 75 см; расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - не менее 75 см; расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см. Об этом говорится в подп. 2.11.3 п. 2.11 Правил хранения, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19.

Не размещайте архивохранилище в подвальных и чердачных помещениях, а также вблизи от бытовых помещений, труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды.

Предусмотрите в архивохранилище естественную или искусственную вентиляцию, поддерживайте температурно-влажностный режим, очищайте воздух от пыли и агрессивных примесей.

Архивные документы следует хранить в темноте. Храните документы в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа (п. 2.24 Правил , утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Пронумеруйте стеллажи, шкафы и контейнеры слева направо от входной двери, а полки на стеллажах – по шкафам сверху вниз, слева направо.

Уровень освещенности не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола – 20–50 люксов, на рабочих столах – 100 люксов (подп. 2.11.2.4 п. 2.11 Правил хранения, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

Для хранения документов соблюдайте параметры температурно-влажностного режима.

Для хранения документов на бумажном носителе – температура 17–19 °C, относительная влажность воздуха – 50–55%.

Для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях – 8–18 °C и 45–65%.

Для документов на оптических дисках – 10–23 °C и 20–50%.

Для черно-белых документов на кинопленке с нитроосновой температура – не выше 10 °C, для цветных не выше –5 °C.

Для черно-белых документов с безопасной основой - температура не выше 15 °C, для цветных – не выше –5 °C.

Для черно-белых фотодокументов – температура не выше 15 °C, для цветных – не выше –5 °C.

Относительная влажность воздуха для хранения документов на кинопленке и фотодокументов, составляет 40–50%.

Эти требования содержатся в подп. 2.11.2.3 п. 2.11 Правил хранения, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19.

Содержите архивохранилище в чистоте, не допускайте появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. Проводите систематическую влажную уборку, не реже одного раза в год стирайте пыль с коробок, шкафов, стеллажей (п. 2.27 Правил , утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

В архивохранилище запрещено находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты (2.29 Правил , утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Узнайте подробнее в Справочной системе «Культура»:

Система «Культура» — ваш надежный помощник

РЕКОМЕНДАЦИИ. Авторские разъяснения и подробные комментарии
КОНСУЛЬТАЦИИ ЭКСПЕРТОВ. Подробные ответы экспертов.
ПРАВОВАЯ БАЗА. Законы, приказы, письма, СанПины и МУ
ФОРМЫ. Формы и образцы для медицинских организаций
ЖУРНАЛЫ. Профессиональные журналы для специалистов учреждений культуры
ВИДЕОЛЕКЦИИ. Видеозаписи семинаров на актуальные темы

Бесплатный демодоступ



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Опрос

Какие рекомендации по работе с результатами независимой оценки качества Вам более всего необходимы? Выберите несколько вариантов

  • Как обеспечить открытость и доступность информации об учреждении и его мероприятиях; 25.58%
  • Как повысить комфортность для посетителей в условиях ограниченного бюджета; 53.49%
  • Как расширить перечень услуг; 55.81%
  • Как формировать стоимость услуг; 46.51%
  • Как влиять на транспортную и пешую доступность к учреждению; 4.65%
  • Как организовать он-лайн продажу билетов и других услуг электронным способом; 32.56%
  • Как сократить время ожидания услуги; 4.65%
  • Как обеспечить доброжелательность, вежливость, компетентность работников учреждения; 34.88%
  • Как сделать эффективной полиграфическую продукцию; 34.88%
  • Какими способами повысить качество услуг. 60.47%
Другие опросы

Рассылка



© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль