Правила деловой переписки

324
Далеко не всегда руководителю удается делегировать ведение деловой переписки компетентному сотруднику. Кроме того, некоторые документы приходится проверять или составлять лично.

Сущность и значение деловой переписки

Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Как показывает статистика, до 80% входящей и исходящей документации организации составляет деловая переписка. И руководитель, и рядовой сотрудник учреждения культуры в настоящее время сталкиваются с огромным разнообразием деловых писем. Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности.

Письмо как вид документа применяют для передачи информации между двумя корреспондентами: адресантом (отправителем письма) и адресатом (получателем письма), которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Основные функции делового письма:

  • информационная — в письмах фиксируют факты, сведения, мнения и другие явления практической и интеллектуальной деятельности людей;
  • коммуникативная — с помощью писем обеспечивают внешние связи организации;правовая — содержание официального письма может быть использовано в качестве доказательства деятельности организации или частного лица;
  • организационная — посредством писем воздействуют на людей в целях организации и координации их деятельности. Из-за массового использования и большого разнообразия деловых писем четкой их классификации нет.

Несоблюдение канонов написания деловых писем может помешать реализации важных проектов.

Деловая переписка в целом напрямую связана с управлением. Отношение к документам — это вопрос менеджмента.

По стилю составления и оформления писем, способам работы с ними можно судить о том, что происходит в организации. Именно поэтому так важно уметь грамотно вести деловую переписку.

Существуют определенные каноны написания деловых писем, несоблюдение которых может не только отразиться на репутации вашей организации, но и помешать реализации крупных проектов.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Юридически правильно оформленное, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо — один из залогов успеха деятельности организации.

Читайте бесплатно в системе «Культура»

Разновидности деловых писем

Существует несколько видов классификации деловых писем. Они представлены в табл. 1.

Таблица 1

Классификации деловых писем

Основание классификации Виды деловых писем
Вид связи деловое письмо (отправляемое по почте, факсу), телеграмма, телекс, телефонограмма, электронное письмо
Положение в системе документооборота поступающие, отправляемые письма
Правовой статус корреспондента письма юридическим и физическим лицам, ряду организаций (информационные), одной организации, структурному подразделению, должностному лицу, письма граждан (индивидуальные, коллективные), парламентские, депутатские запросы
Количество писем от одного автора первичное и повторное письма
Наличие информации об адресате письма, содержащие сведения об авторе; анонимные обращения
Территориальный признак внутренние (внутри страны) и международные письма
Отношение в иерархии управления письма вышестоящих, подведомственных, сторонних организаций
Функциональный признак письма, требующие письма-ответа ( письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.); письма, не требующие ответа ( письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.)
Вид письма • письмо-напоминание — факт напоминания;

• письмо гарантийное — выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств;

• письмо-подтверждение — указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;

• письмо-ответ — по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем;

• информационное письмо — информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;

• письмо-приглашение — письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо мероприятии;

• инициативное письмо — это письмо, требующее ответа;

• сопроводительное письмо — письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;

• письмо-предупреждение — предупреждение о возможных ответных шагах и т. д.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным

Число адресатов обычные и циркулярные (направляются из одного источника на несколько адресов)
Структурные признаки регламентированные (стандартные) (решают типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций) и нерегламентированные (представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста ( письмо-соболезнование))

Оформление делового письма

Существуют единые требования и правила оформления деловых писем в организациях и на предприятиях (независимо от форм собственности и вида деятельности).

Порядок оформления реквизитов делового письма регламентируется нормативными документами, и в первую очередь ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации».

На схеме расположения основных реквизитов писем (рисунок) видно, что каждый документ можно разделить на три основные части:

1. Заголовочная часть включает в себя государственный герб РФ (01); герб субъекта РФ (02); эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03); код организации (04); основной государственный регистрационный номер (05); идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (06); код формы документа (07); наименование организации (08); справочные данные об организации (09); наименование вида документа (10); дата документа (11); регистрационный номер документа (12); ссылка на регистрационный номер и дату документа (13); место составления или издания документа (14); адресат (15); гриф утверждения документа (16); резолюция (17); заголовок к тексту (18); отметка о контроле (19). Поля 07, 10 и 14 находятся в «шапке» документа, гриф утверждения ставится на свободном поле заголовочной части.

2. Основная часть на рисунке представлена реквизитами «Текст» (20) и «Отметка о наличии приложения» (21).

3. Оформляющая часть включает в себя подпись (22); гриф согласования документа (23); визы согласования документа (24); оттиск печати (25); отметка о заверении копии (26); отметка об исполнителе (27); отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28); отметка о поступлении документа в организацию (29); идентификатор электронной копии документа (30).

Правила деловой перепискиСхема расположения основных реквизитов деловых писем

Отдельные реквизиты, которые располагаются в заголовочной и оформляющей частях письма, являются обязательными для каждого документа, а отсутствие таких реквизитов в документе лишают его юридической силы.

К таким реквизитам относятся: государственный герб РФ или герб субъекта РФ; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; наименование организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН); идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); справочные данные об организации и др.

ГОСТом установлено два стандартных формата бланков документов: А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм)1.

Каждый документ, написанный как на бланке, так и просто на листе бумаги, должен иметь поля (не менее): левое — 20 мм; правое — 10 мм, верхнее — 20 мм, нижнее — 20 мм.

Письмо надо набирать шрифтом Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 и Times DL размером 12, 13, 14 через 1-2 межстрочных интервала. При оформлении деловых писем номер страницы указывают в нижнем правом углу, а в других деловых документах — вверху посередине страницы2.

На бланках формата А4 текст письма рекомендуется набирать через 1, 5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее — через один. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.

>

Структура делового письма

Специалист в области делового письма Р. Теппер полагает, что правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме3. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.

Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними предложения пробуждают интерес читателя, затем высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.

Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т. е. включение в него целесообразного количества информации. В этой связи можно выделить одноаспектные и многоаспектные письма. Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

Наиболее простая структура письма — это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй — выводы, просьбы, предложения.

При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания.

Приведем примеры структуры некоторых видов деловых писем (табл. 2).

Таблица 2

Структура деловых писем

Вид делового письма План составления письма
Письмо- предложение 1. Краткое представление вашей организации, продукта или услуги.

2. Перечисление основных достоинств, новшеств, преимуществ предлагаемого продукта/ услуги.

3. Определение сегмента рынка, на котором вы предлагаете представить ваш продукт. Определение потенциальных потребителей.

4. Конкретное предложение о сотрудничестве: оптовая или розничная продажа, лицензионное соглашение, создание дистрибьюторской сети и пр.

5. Если вы прилагаете образцы продукта (например, образцы изделий, которые изготавливают члены одного из кружков), необходимо объяснить, какие это продукты из серии предлагаемых (какой именно кружок или секция этим занимается).

6. Выразить готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе оценки продукта. 7. Закончить письмо стандартной фразой, выразить надежду на сотрудничество

Ответ на письмо-предложение 1. Поблагодарить за письмо-предложение, указав продукты, товары, услуги и пр., которые были предложены вашему вниманию.

2. Сообщить о положительных результатах экспертизы предложенных товаров, проведенных в вашей организации.

3. Перечислить вопросы, которые вы считаете важными для заключения контракта.

4. Предложить встречу с потенциальным партнером для обсуждения деталей контракта.

5. Выразить надежду на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Закончить письмо стандартной фразой.

6. Ваша подпись, имя, должность

Письмо-запрос 1. Дать ссылку на источник, из которого вы получили информацию о компании.

2. Представить коротко себя, свою организацию.

3. Объяснить, почему вы пишете это письмо, выразить ваш интерес.

4. Объяснить, что бы вы хотели получить от адресата.

5. Закончить письмо стандартной фразой. 6. Подпись, имя и должность автора письма

Ответ на запрос, требование 1. Ссылка на письмо с запросом.

2. Укажите ваши действия, которые были предприняты по просьбе автора письма.

3. Обратите внимание адресата на особо важную для него информацию.

4. Укажите дополнительную возможность, которая поможет адресату сделать выбор в пользу предлагаемого вами продукта, услуги и пр.

5. Сообщите о вашей готовности дать дополнительную информацию по продукту.

6. Заключительная фраза. Может быть продолжением предыдущего абзаца.

7. Ваша подпись, имя, должность

Сопроводительное письмо 1. Сообщение о высылаемом материале.

2. Уточняющие сведения

Письмо-просьба 1. Изложение причины, побудившей обратиться с просьбой.

2. Изложение просьбы.

3. Ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству

Письмо-заказ 1. Ссылка на предыдущее письмо, по которому производится заказ продукта.

2. Повторить условия, на которых вы заказываете продукт: цена, качество, количество, скидки, условия платежа, условия доставки.

3. Подтверждение заказа, указание, что бланк с заказом прилагается.

4. Предложение условий платежей.

5. Указать сроки и условия доставки.

6. Стандартное окончание письма.

7. Ваша подпись, имя, должность

Ответ на письмо-заказ 1. Выразите благодарность за заказ продукта.

2. Подтвердите возможность поставки, размеры скидки, другие важные условия сделки, особенно если по ним были разногласия.

3. Укажите, что отгрузка товара будет произведена, как только банк даст подтверждение об оплате заказа. Сообщите об отгрузке товаров, если она уже произведена. Обратите внимание заказчика на важные подробности, которые могут быть полезными.

4. Стандартное окончание письма с надеждой на совместный бизнес в будущем.

5. Подпись, имя, должность

Шаблоны деловых писем даны в приложении.

Электронные письма. Управление документами электронной почты

Электронные письма — электронные документы, которые передают с помощью почтовых программ, осуществляющих обмен данными между компьютерами, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений. Скорость их передачи и использование некоторыми работниками личных почтовых адресов в рабочих нуждах порождает представление о том, что в электронных письмах не действуют стандарты деловой переписки. Это серьезная ошибка.

Современные почтовые программы предоставляют возможность создавать письма с использованием точных цитат из предшествующего письма. Возникает новая вопросно-ответная форма письма, в которой цитируемое суждение и ответ на него выделяют разным цветом/шрифтом.

При составлении текстов служебных электронных писем следует принимать во внимание, что, с одной стороны, большинство правил деловой переписки действуют и при электронной переписке, а с другой — это принципиально новый вид коммуникации, протекающей в режиме реального времени. Электронное письмо не допускает задержки с ответом. Общение по электронной почте — диалог в режиме оперативной связи, который требует определенной подготовки, навыков, способности владеть пером.

Электронное письмо не допускает задержки с ответом.

Стиль электронного письма должен быть сугубо рабочим и сжатым, а язык электронной переписки — конкретным и кратким. Рекомендуется избегать длинных фраз, в т. ч. включающих некоторые стандартные при традиционной переписке выражения (языковые формулы).

Уделите особое внимание соблюдению правил письменного делового этикета, прежде всего изложению содержания письма в вежливом и тактичном тоне. Это особенно важно, т. к. в электронном письме отсутствуют внешние атрибуты вежливости, содержащиеся в письме на бумажном носителе (специально подготовленный бланк, соответствующая бумага, размещение реквизитов и т. д.).

Одна из ошибок при составлении текстов электронных писем состоит в том, что их авторы часто отождествляют электронные письма с устной речью, т. е. общение по электронной почте представляется менее формальным, чем обычная служебная переписка. В результате в тексте появляются выражения, недопустимые для официальной деловой переписки.

Так как электронная почта достаточно прозрачна для профессионалов в области сетевых технологий, рекомендуется воздерживаться от передачи по этим каналам документов, содержащих коммерческую тайну, конфиденциальную информацию или же использовать при этом дополнительные способы для защиты информации.

В российском делопроизводстве нормативно-методическая база по организации работы с документами электронной почты пока не создана. Поэтому при разработке правил работы с электронной почтой в организации приходится обращаться к передовому зарубежного опыту, в частности, Австралии, США.

Золотое правило при составлении электронных писем: «Ваше электронное письмо ни при каких обстоятельствах не должно компрометировать ни вас, ни вашу организацию, ни вашего адресата. Пишите осмотрительно, чтобы ваше письмо не могло быть использовано против вас, вашего бизнеса!»4.

Качества деловой переписки

Четыре составляющие качества делового текста: мысль, внятность, грамотность и корректность.

Джен Ягер в своей книге «Деловой этикет» отмечала, что качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности5.

При составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования:

исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме;письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса;письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз;объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста;с точки зрения грамматики, деловое письмо должно быть безупречным, т. к. орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе;деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

Язык деловой переписки

Язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств. Поэтому в нем много речевых клише (штампов), которые помогают конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль, полностью исключить двоякое понимание конкретного текста. Отсюда установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения и сужение диапазона используемых речевых средств. Такая установка существенно облегчает составление текста служебного документа или делового письма.

Действительно, если располагать набором готовых и уже проверенных практикой деловой переписки стандартных фраз-клише, по аналогии с которыми можно было бы сформулировать нужную мысль, то подготовить документ и деловое письмо не составит особых трудностей. Такие конструкции требуют минимального напряжения при восприятии и значительно ускоряют процесс составления письма, позволяя не тратить усилий на поиски нужных формулировок (табл. 3).

Таблица 3

Стандартные фразы и выражения деловых писем

Виды деловых писем Примеры стандартных выражений
Письмо-просьба Обращаемся к вам с просьбой… рассмотреть/предоставить/провести/сообщить/ проинформировать/направить/ выслать …

Просим вашего содействия в…

Просим выслать в наш адрес…

Просим принять участие…

Прошу принять меры…

Прошу принять к сведению…

Прошу довести до сведения…

Прошу ликвидировать задолженность…

Письмо-предложение (оферта) В подтверждение нашей предварительной договоренности…

Зная вас как надежного партнера…

В соответствии с вашей просьбой…

Согласно контракту № … от…

В ответ на… предлагаем вам…

Предлагаем вам…

…предлагает в счет погашения задолженности…

Мы рады предложить вам…

Письмо-запрос В целях ознакомления с…

Прошу предоставить информацию… …просим выслать…

Направляю в ваш адрес запрос о…

Руководство поручило мне обратиться к вам с запросом о …

Письмо-претензия (рекламация) К большому сожалению…

С сожалением…

(Официально) заявляем вам рекламацию на…/в отношении…

Направляем вам товар /рекламацию/рекламационный акт…

Сообщаем вам, что…

Мы вынуждены поставить вас в известность, что…

Ставим вас в известность, что…

Доводим до вашего сведения…

Настоящим извещаем вас о рекламации на…

Представляю на ваше рассмотрение рекламацию на…

Рекламация распространяется на предоставление нашей организации услуги по договору…

Продукция или услуга «Х» не соответствует по своему качеству / не отвечает условиям договора /

не отвечает уровню, предусмотренному…

Благодарственное письмо Выражаем благодарность…

Выражаем глубокую признательность…

Компания «Х» выражает искреннюю благодарность… и т. п.

Информационное письмо

письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление

Сообщаем вам о (об изменениях, о необходимости, о фактах, о предварительных результатах, о достижении окончательной договоренности)…

Доводим до вашего сведения… Считаем необходимым поставить вас в известность…

Представляю вам проект, отчет, перечень, предложения, акт…

Сопроводительное письмо Направляем вам…

Высылаем вам…

Представляем вам…

Возвращаем справочные материалы…

Высылаем подписанный с нашей стороны договор…

Посылаем справочную литературу… Просим подтвердить получение…

Просим передать…

Просим информировать…

Просим возвратить…

Просим руководствоваться… и т. п.

Письмо-подтверждение Сообщаем вам, что мы получили …

Подтверждаем получение …

С благодарностью подтверждаем…

ООО «Х» подтверждает согласие на… и т. п.

Подтверждаем предварительную договоренность или свое согласие на…

Письмо-напоминание Напоминаем вам…

Ставим вас в известность…

Обращаем ваше внимание…

Считаем необходимым уведомить вас…

Убедительно/настоятельно просим…

Требуем от вас…

Мы настаиваем…

Письмо-извещение Сообщаем, что…

Ставим вас в известность, что…

Письмо-гарантия Гарантируем…

Настоящим письмом гарантируем…

Компания «Х» гарантирует…

Своевременную и полную оплату гарантируем…

Настоящим гарантируем…

Письмо-приглашение Приглашаем принять участие

Просим направить представителя…

Просим принять участие в…

Примите наше приглашение…

Разрешите пригласить вас…

Приглашаем вас на… которое состоится…

Мы хотели бы пригласить вас…

Мы рады пригласить вас…

Нам будет приятно видеть вас на юбилее учреждения, который состоится…

Отказ в просьбе и отклонение предложения Ваше предложение отклоняется последующим причинам…

Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам…

На ваше обращение о совместной работе считаем…

К сожалению, ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…

К сожалению, удовлетворить вашу просьбу в ближайшее время мы не сможем…

К сожалению, мы не сможем принять ваше предложение…

Настоящим ставим вас в известность о прекращении дальнейшего сотрудничества по причинам…

Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции В связи с отсутствием финансовой помощи…

В связи со сложной экономической ситуацией…

В порядке проведения совместной работы…

В соответствии с вашим письмом…

В соответствии с протоколом…

В ответ на ваше обращение…

В подтверждение нашей договоренности…

В целях усиления ответственности…

На ваше обращение…

Заключительные слова Убедительно просим вас выделить… на проведение благотворительного марафона!

Убедительно просим направить в наш адрес информацию.

Убедительно просим вас не задерживать ответ.

Просим извинить за задержку с ответом. Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Наилучшие пожелания…

С наилучшими пожеланиями…

С дружеским приветом…

С наилучшими пожеланиями и дружеским приветом…

С искренним чувством уважения и признательности…

Мой сердечный привет г-же… (например, переводчику или секретарю).

Примите мои наилучшие пожелания…

С уважением…

С искренним уважением…

С глубоким уважением…

Искренне ваш…

Желаю благополучия и процветания вам и вашей фирме…

Желаю процветания вашей фирме…

Желаю успешного осуществления ваших планов и пожеланий.

С самыми добрыми пожеланиями…

Ваш старый (давний) друг (партнер и т. п.)…

Для языка деловой переписки характерна нейтральность тона изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также междометия, модальные слова и имена с суффиксами субъективной оценки. Задача языка такой переписки — обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить их эмоциональной окраски, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

Смысловая точность деловой речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Действительно, неправильно выбранное слово может существенно исказить смысл такого письма, дать возможность двоякого толкования той или иной фразы или придать всему тексту нежелательную тональность.

Совершенствование деловой переписки

Нередко автору делового письма не удается добиться намеченной цели из-за присутствия в содержании послания досадных ошибок. В результате адресат получает для ознакомления искаженную, недостоверную информацию, что, в свою очередь, оказывает негативное влияние на процесс оценки этой информации и далее выработки управленческих решений.

Основными причинами подобных ошибок являются:

1) слабый контроль качества подготовки (обработки) информации, используемой для подготовки деловых писем (первичных и ответных);

2) недостаточный уровень подготовки сотрудников, привлекаемых к подготовке деловых писем (прежде всего секретарей, операторов ПК);

3) невнимательность сотрудников в процессе работы с деловыми письмами;

4) использование в процессе работы с деловыми письмами неактуальных данных;

5) несовершенство системы учета и систематизации данных;

6) некорректная работа программно-технических средств, используемых при компьютерной подготовке (обработке) содержания деловых писем;

7) нарушение установленного порядка подготовки деловых писем;

8) неправильная организация рабочего места.

Причины, снижающие качество подготовки деловых писем, могут быть устранены в результате осуществления комплекса мероприятий. В числе важнейших из них:

1) перераспределение функций контроля исполнения деловых писем между сотрудниками секретариата (аппарата управления), привлечение дополнительного числа сотрудников для осуществления контрольных функций;

2) дополнительная подготовка сотрудников, их периодическая аттестация и перемещение по службе для наиболее целесообразного использования;

3) совершенствование режима труда и отдыха сотрудников, непосредственно отвечающих за подготовку деловых писем;

4) предварительная проверка информации, используемой при подготовке деловых писем, на достоверность, полноту и актуальность;

5) совершенствование порядка учета и систематизации данных, используемых при подготовке содержания деловых писем;

6) профилактика, техническое обслуживание имеющихся технических средств подготовки деловых писем, проведение мероприятий по обеспечению безопасности компьютерных данных и программных средств, систематический контроль их работы;

7) совершенствование технологии подготовки (обработки) деловых писем, усиление материальной ответственности сотрудников за результаты работы;

8) организация и дооборудование рабочих мест.

Выводы

Деловая переписка — основа делового конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки, казалось бы нерешаемые, проблемы и вопросы. Помните, неправильно с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, особенно, если он — чиновник, особенно — представитель проверяющего органа или учредителя.

Приложение

Примеры деловых писем

Письмо-предложение

Уважаемый <…>!

23 августа 2015 г. состоится благотворительная акция «Соберем ребенка в школу», направленная на оказание помощи детям из многодетных и малоимущих семей нашего города по подготовке к школе. Акция будет проходить с 10:00 до 17:00 в помещении МБУК «…." по адресу: <…>.

Просим Вас принять участие в данном мероприятии и рассмотреть вопрос о выделении денежных средств на школьные принадлежности для проведения благотворительной акции.

Надеемся на сотрудничество. В случае положительного решения просим сообщить о возможности предоставления канцелярской продукции в срок до 1 августа 2015 г.

Спешите дарить радость! Дети имеют право на счастливое детство!

Ответ на письмо-предложение

Уважаемая <…>!

В ответ на Ваше письмо МБУК «…" направляет предложения о сотрудничестве в 2015 году: <…>.

Письмо-запрос

Уважаемые коллеги!

В целях формирования и эффективного использования резерва управленческих кадров сферы культуры региона министерство культуры и туризма просит предоставить до <…> сведения об имеющемся резерве управленческих кадров вашей организации по прилагаемой форме:

<…>

Сопроводительное письмо

Уважаемая <…>!

Администрация МБУК «МКЦ …" направляет Вам план мероприятий на март 2015 года.

Приложение на 1 листе.

Письмо-просьба

Уважаемая <…>!

В связи с проводимой проверкой просим Вас предоставить копии следующих документов: <…>.

Письмо-заказ

Уважаемый <…>!

Прошу Вас поставить продукцию согласно спецификации к контракту № ____ от «___» ____________ 2015 г.

Оплату гарантируем.

Письмо-отказ

Уважаемый <…>!

Спасибо за Ваш интерес к нашей организации и приглашение принять участие в конкурсе «…»! С сожалением вынуждены сообщить, что в связи с наличием нескольких незавершенных проектов в текущем году мы не имеем возможности принять ваше предложение.

Надеемся на сотрудничество в будущем.

Письмо-согласие

Уважаемая <…>!

МБУК «…" сообщает о готовности предоставить в аренду Вашей компании с 22.10.2014 по 25.10.2014 помещение площадью <…> для проведения семинара. Условия аренды остались прежними.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Письмо-приглашение

Уважаемая <…>!

На основании утвержденного министерством культуры и туризма <название субъекта Федерации> и согласованного с министерством труда и занятости <…> и министерством образования <…> графика встреч в профессиональных образовательных организациях, в целях пополнения и обновления кадрового состава <…> администрация ОГБОУ СПО «…" приглашает Вас на встречу, направленную на заключение договоров о целевом обучении, образовании и трудоустройстве студентов колледжа.

Встреча состоится <дата> по адресу: <…>.

Просим Вас сообщить о возможности участия в данной встрече до <дата>.


1ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». >>вернуться в текст2Казакова О. А. Деловая коммуникация: учебное пособие / О. А. Казакова, А. Н. Серебренникова, Е. М. Филиппова; Томский политехнический университет. Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2013. С. 57. >>вернуться в текст3Кирсанова М. В. Деловая переписка: учебное пособие / М. В. Кирсанова, Н. Н. Анодина, Ю. М. Аксенов. М.: Инфра-М. Серия «Высшая школа». 2012. С. 112. >>вернуться в текст4Корнеев И. К. Деловая переписка и образцы документов / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко. М.: Изд-во «Проспект», 2012. С. 74. >>вернуться в текст5Ягер Дж. Деловой этикет. Как выжить и преуспеть в мире бизнеса / Дж. Ягер. М., 1994. С. 83. >>вернуться в текст



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Рассылка




© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×