Архивная опись

195
Составление архивной описи является одним из наиболее важных моментов, связанных с обеспечением комплектования архива той или иной организации на все завершенные в делопроизводстве дела, прошедшие экспертизу ценности

Составление архивной описи является одним из наиболее важных моментов, связанных с обеспечением комплектования архива той или иной организации на все завершенные в делопроизводстве дела, прошедшие экспертизу ценности.

Предназначение архивной описи

Архивный справочник, в котором содержится систематизированный список единиц  хранения архивного фонда или коллекции, имеет название архивной описи, основным предназначением которой является учет и раскрытие содержания единиц хранения.

Описи архивных документов составляются в зависимости от срока хранения дел, их назначения  и так далее. Существуют следующие архивные описи:

  • на дела временного ( более 10 лет) хранения;
  • на дела постоянного хранения;
  • на дела по личному составу;
  • на дела, состоящие из документов, свойственных только данной организации – следственные или судебные дела, научные отчеты и другие.

Стоит заметить, что каждый документ описи составляется под руководством работников архива и  имеет самостоятельный порядковый номер. В соответствии с описью документ передается на хранение в архив. Существует унифицированная форма составления описи дел структурных подразделений, в соответствии с которой, опись выполняется в трех экземплярах и подается в архив организации по истечении 12 месяцев после завершения дел в делопроизводстве.

Об описании архивных документов в музейной документации

Опись архивного дела осуществляется в следующем порядке:

  • осуществление предварительного просмотра документов;
  • систематизация документов по основным разделам типовой схемы систематизации;
  • формирование единиц хранения;
  • описание и научная аннотация единиц хранения;
  • составление схемы систематизации фонда;
  • составление  и оформление архивной описи;
  • составление научно-справочного аппарата к описи.

На этапе предварительного осмотра документы фонда  сверяются с учетной документацией. Происходит ознакомление с историей фонда и фондобразователя, выясняется полнота, состав, содержание и хронологические рамки документации фонда.

Для первичного разбора документов существует специальная типовая схема, в соответствии с разделами которой и осуществляется систематизация документов. Критериями определения типовой схемы являются:

  • вид фонда;
  • род деятельности фондообразователя;
  • вид документа и так далее.

Единицы хранения формируются в соответствии с одним из определенных признаков или  в их сочетании.

Одновременно с формированием осуществляется описание и научная аннотация единиц хранения, включающая такие данные, как вид документа, его автора,  адреса, лицо или учреждение, создавшее документы, заглавие документов, содержание, опубликованность, приложения (если такие есть), внешние особенности, даты документов, количество листов единиц хранения.

Существуют некоторые требования, в соответствии с которыми  осуществляется архивная опись:

  • заголовок или название единицы хранения должен быть обобщенным  и точно отражать смысловое содержание и состав документов;
  • в содержании не должны употребляться вводные слова и сложные синтаксические обороты;
  • не зависимо от того, к какому времени относится документ, его содержание должно излагаться современным языком.

После того, как единицы хранения будут сформированы и описаны, составляется схема систематизации фонда. Все единицы хранения располагаются в соответствии с данной схемой и получают свой порядковый номер.

Количество описей зависит от схемы систематизации, объема и завершенности комплектования фонда. Сначала составляется описательная статья описи, включающая в себя различные сведения о единице хранения, например, порядковый номер по описи, номер по Книге поступления музейных предметов на постоянное хранение, заголовок, аннотацию, крайние даты документов, количество листов и так далее.

Итоговая запись должна быть подписана субъектом, составляющим опись, с обязательным указанием его должности и даты составления. Если единицы хранения выбывают или поступают новые, то в каждом подобном случае составляется новая итоговая запись с указанием оснований внесения изменений.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Опрос

Какие рекомендации по работе с результатами независимой оценки качества Вам более всего необходимы? Выберите несколько вариантов

  • Как обеспечить открытость и доступность информации об учреждении и его мероприятиях; 25.58%
  • Как повысить комфортность для посетителей в условиях ограниченного бюджета; 53.49%
  • Как расширить перечень услуг; 55.81%
  • Как формировать стоимость услуг; 46.51%
  • Как влиять на транспортную и пешую доступность к учреждению; 4.65%
  • Как организовать он-лайн продажу билетов и других услуг электронным способом; 32.56%
  • Как сократить время ожидания услуги; 4.65%
  • Как обеспечить доброжелательность, вежливость, компетентность работников учреждения; 34.88%
  • Как сделать эффективной полиграфическую продукцию; 34.88%
  • Какими способами повысить качество услуг. 60.47%
Другие опросы

Рассылка



© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль