Архивная опись

242
Составление архивной описи является одним из наиболее важных моментов, связанных с обеспечением комплектования архива той или иной организации на все завершенные в делопроизводстве дела, прошедшие экспертизу ценности

Составление архивной описи является одним из наиболее важных моментов, связанных с обеспечением комплектования архива той или иной организации на все завершенные в делопроизводстве дела, прошедшие экспертизу ценности.

Предназначение архивной описи

Архивная описьАрхивный справочник, в котором содержится систематизированный список единиц хранения архивного фонда или коллекции, имеет название архивной описи, основным предназначением которой является учет и раскрытие содержания единиц хранения.

Описи архивных документов составляются в зависимости от срока хранения дел, их назначения и так далее.

Виды архивных описей

  • временного ( более 10 лет) хранения;
  • постоянного хранения;
  • по личному составу;
  • состоящие из документов, свойственных только данной организации – следственные или судебные дела, научные отчеты и другие.

Особенности ведения архивной описи

  1. Стоит заметить, что каждый документ описи составляется под руководством работников архива и имеет самостоятельный порядковый номер.
  2. В соответствии с описью объект передается в архив.

Существует унифицированная форма составления архивных описей (далее - АО) дел структурных подразделений, в соответствии с которой:

  • АО выполняется в трех экземплярах;
  • подается в архив организации по истечении 12 месяцев после завершения дел в делопроизводстве.

АО документов музейной документации

Опись архивного дела осуществляется в следующем порядке:

Читайте бесплатно в системе «Культура»

  1. осуществление предварительного просмотра документов;
  2. их систематизация по основным разделам типовой схемы систематизации;
  3. формирование единиц хранения;
  4. описание и научная аннотация единиц хранения;
  5. составление схемы систематизации фонда;
  6. составление и оформление АО;
  7. составление научно-справочного аппарата к описи.
Предварительный просмотр
  1. Документы фонда сверяются с учетной документацией.
  2. Происходит ознакомление с историей фонда и фондобразователя.

Выясняется:

  • полнота;
  • состав;
  • содержание;
  • хронологические рамки документации фонда.
Систематизация

Критериями определения типовой схемы являются:

  • вид фонда;
  • род деятельности фондообразователя;
  • вид документа и так далее.
Формирование единиц хранения Формируются в соответствии с одним из определенных признаков или  в их сочетании.
Описание и научная аннотация

Включает такие данные, как:

  • вид документа;
  • автора;
  • адреса;
  • лицо или учреждение, создавшее документы;
  • заглавие документов;
  • содержание;
  • опубликованность;
  • приложения (если такие есть);
  • внешние особенности;
  • даты документов;
  • количество листов единиц хранения.
Составление схемы систематизации фонда Все единицы хранения располагаются в соответствии с данной схемой и получают свой порядковый номер.

Составление и оформление АО

Существуют некоторые требования, в соответствии с которыми осуществляется АО:

  • заголовок или название единицы хранения должен быть обобщенным и точно отражать смысловое содержание и состав документов;
  • в содержании не должны употребляться вводные слова и сложные синтаксические обороты;
  • не зависимо от того, к какому времени относится документ, его содержание должно излагаться современным языком.

Количество описей зависит от схемы систематизации, объема и завершенности комплектования фонда. Сначала составляется описательная статья, включающая в себя различные сведения о единице хранения, например, порядковый номер по описи, номер по Книге поступления музейных предметов на постоянное хранение, заголовок, аннотацию, крайние даты документов, количество листов и так далее.

Составление научно-справочного аппарата к описи Итоговая запись должна быть подписана субъектом, составляющим опись, с обязательным указанием его должности и даты составления. Если единицы хранения выбывают или поступают новые, то в каждом подобном случае составляется новая итоговая запись с указанием оснований внесения изменений.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Рассылка




© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×