Учет музейных ценностей

1661
Поскольку музейным фондам необходима как физическая, так и юридическая сохранность, то одним из наиболее важных направлений деятельности музея является учет музейных ценностей.

Поскольку музейным фондам необходима как  физическая, так  и юридическая сохранность, то одним из наиболее важных направлений деятельности музея является учет музейных ценностей.

Функции учетной документации и требования к ее ведению

Юридическая сохранность фонда музея обеспечивается с помощью ведения учетной документации, которая имеет огромное значение в изучении и эксплуатации музейных предметов. Основными функциями учетных документов является установление и регистрация экспонатов, которые собраны в музее и являются общенародным достоянием.

Документация, используемая для учета музейных собраний, относится к разряду документации строгой отчетности. В обязательном порядке ее ведут на бумажном носителе. К примеру, такие документы, как акты приема и выдачи издаются в печатном виду, а книги поступлений и инвентаризации заполняются «от руки». Обязательным требованием является и то, что все эти документы должны подаваться в оригинале. И хотя все документы можно дублировать на электронных носителях, юридической значимости они не имеют.

Какие документы используются для государственного учета фондов музеев

Основными документами, с  помощью которых обеспечивается учет и хранение музейных ценностей, являются:

  • акт приема;
  • акт выдачи;
  • книга поступления;
  • инвентарная книга.

Заполнение данных документов производится в соответствии  с Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР 1985 года. С того времени и до сегодняшнего каких-либо изменений или дополнений  относительно  учетной документации  не вносилось. Поэтому каждый отдельный музей имеет право заниматься самостоятельной разработкой внутренней инструкции, составляемой на основе инструкции по учету и хранению музейных ценностей.

В каждом музее имеется отдел учета, который ведет учет экспонатов и занимается составлением всей необходимой документации. Контроль за ведением учета обеспечивает заведующий данным сектором и главный хранитель музея.

О ведении учетных документов

Первичными юридическими документами учета являются акты приема и выдачи музейных экспонатов. Какие бы действия ни производились с предметами, размещенными в музее, они обязательно фиксируются в актах.

Если передача музейных ценностей не оформлена данным документом, то  производить ее категорически запрещается.

Акты приема и выдачи составляются в следующих случаях:

  • при передаче ценностей на реставрацию;
  • при передаче от одного хранителя к другому;
  • при передаче хранителю музея от куратора выставки;
  • при передаче на выставки в другие музеи;
  • при передаче на экспертизу и так далее.

Не менее важными документами, с помощью которых обеспечивается учет и хранение музейных ценностей, считаются книги поступлений и инвентарные книги. К примеру, попавшие в музей экспонаты регистрируются в книге поступлений под определенным регистрационным номером, здесь же ведется их краткое описание. Благодаря таким записям, в случае утери или пропажи данный предмет можно будет разыскать или опознать.

Ценности, поступившие на хранение в какой-либо музей, активируются и рассматриваются фондово-закупочной комиссией, после чего вносятся в книгу поступлений. Первой ступенью учета музейных ценностей является их фиксация  в данном документе. Кроме того, что в книгу заносится название предмета,  сюда же записывается и его  краткое описание.  На каждом поступившем экспонате проставляется номер книги поступлений, который также указывается и в акте приема.

Такой документ, как инвентарная книга заполняют во время проведения инвентаризации, являющейся основной формой изучения, описания и научного определения музейных ценностей. Любой предмет, поступивший в постоянное пользование музея, в обязательном порядке подлежит инвентаризации.

Как известно, в состав основного фонда входят несколько других фондов, например, фонд «Письменные источники», «Живопись» и так далее. Поэтому с самого начала музейные предметы распределяют по фондам, а потом уже записывают в инвентарную книгу, имеющую определенный шифр.

Прежде чем занести данные в инвентарную книгу, сотрудники заведения занимаются изучением и описанием поступившего предмета, после этого «эстафета» передается хранителю определенного фонда, который также исследует, изучает и описывает данный экспонат

.

Как правильно составлять и заполнять  учетную документацию

Если говорить о составлении таких документов, как акты приема и выдачи музейных ценностей, то  стоит заметить, что составляются они с помощью компьютерного устройства в соответствии с определенным шаблоном.

Учет музейных ценностей

Главными сведениями, которые имеют место в данном документе, являются:

  • дата;
  • от кого или кому передается предмет;
  • по чьему распоряжению выполняется данное действие;
  • для какой цели и на какой срок принят или передан предмет.

Также в акте указываются принимаемые или выдаваемые предметы, их размер, материал, техника, сохранность предмета, монтировка (в раме или под стеклом) и дается краткое описание. Если музейный экспонат уже был оценен, то в акте означается его цена.

Данные документы в обязательном порядке должны утверждаться директором музея или лицом, исполняющим обязанности директора ( в случае его отсутствия). После того как акт будет подписан и утвержден, на нем ставится печать музея.

Стоит помнить, что акты приема и выдачи должны составляться  в нескольких экземплярах, один из которых передается главному хранителю, второй передается в отдел выдачи или приема и последний акт находится у того, кто сдал или принял предмет.  Все изданные акты регистрируются в специальных книгах регистрации актов.

Стопроцентный учет музейных ценностей не может производиться без ведения таких учетных документов, как книга поступлений и инвентарная книга, которые еще до заполнения подлежат нумерации, прошнурованию, подписанию представителем музея и заверению печатью вышестоящей организации. Неразборчивые записи, помарки, подчистки и исправления записей ни  в коем случае не должны присутствовать в данных документах.

Учет музейных ценностей

Если все же возникает необходимость исправить какую-то запись, то все изменения производятся красной ручкой, а запись об исправлениях записывается на той же странице и заверяется подписью директора и главного хранителя, заведующего отделом учета, материально ответственным лицом, а также  скрепляется печатью музея.

Ответственность за ведение документации несет заведующий отделом учета. Также некоторая доля ответственности возлагается и на других сотрудников музея, что установлено должностными инструкциями и другими документами. Учет и хранение музейных ценностей – дело очень важное. Поэтому к решению этого вопроса нужно подходить со всей серьезностью.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Рассылка




© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×