Составляем график документооборота

938
Советы руководителю учреждения от бухгалтера-практика: какие действия и в каком порядке предпринять. Проверьте полноту и правильность вашего графика перед плановыми проверками и сдачей отчетности учредителю

Согласно п. 6 Инструкции № 157н правила документооборота и технология обработки учетной информации, в т. ч. порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с графиком документооборота для отражения в бухгалтерском учете, утверждаются в составе учетной политики.

Своевременное и качественное оформление первичных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы (п. 9 Инструкции № 157н).

До сих пор не отменено Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (далее – Положение № 105). В Приложении к данному документу приведен пример графика документооборота в виде перечня работ.

Учреждение может воспользоваться предлагаемым образцом для разработки своего варианта. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, он же контролирует его соблюдение исполнителями (пп. 5.2, 5.7 Положения № 105) (см. документ в ЭС "Культура" - получить доступ >>).

Чтобы качественно составить график документооборота, предварительно нужно провести большую работу, проанализировав деятельность учреждения:

1) установить все факты хозяйственной жизни, которые имеют место в учреждении, и перечень документов, используемых для их оформления;

2) установить и утвердить лиц, ответственных за оформление документов;

3) определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов;

4) проанализировать, какие требования предъявляет законодательство к оформлению документов, совершению фактов хозяйственной жизни, отражению их в учете. Например, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг);

5) выяснить требования к срокам хранения первичных документов и учетных регистров;

6) разработать оптимальную схему движения документов между всеми участниками документооборота с установлением сроков. Образец графика документооборота приведен в приложении.

Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утверждены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Налоговым законодательством установлено требование обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) (см. документ в ЭС "Культура" - получить доступ >>).

Перед утверждением графика документооборота целесообразно согласовать его со всеми заинтересованными лицами. Каждому исполнителю под роспись вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения (п. 5.5 Положения № 105).

Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки. Указывать сроки хранения документов в графике документооборота не нужно, поскольку они определены законодательно.

А вот что в нем действительно следует предусмотреть, так это сроки, в пределах которых документы передаются в архив учреждения, а также порядок их хранения.

При этом можно руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Приложение. График документооборота <…>

*Статья опубликована с сокращениями, полностью публикацию читайте в бумажной версии



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Опрос

Какие рекомендации по работе с результатами независимой оценки качества Вам более всего необходимы? Выберите несколько вариантов

  • Как обеспечить открытость и доступность информации об учреждении и его мероприятиях; 25.58%
  • Как повысить комфортность для посетителей в условиях ограниченного бюджета; 53.49%
  • Как расширить перечень услуг; 55.81%
  • Как формировать стоимость услуг; 46.51%
  • Как влиять на транспортную и пешую доступность к учреждению; 4.65%
  • Как организовать он-лайн продажу билетов и других услуг электронным способом; 32.56%
  • Как сократить время ожидания услуги; 4.65%
  • Как обеспечить доброжелательность, вежливость, компетентность работников учреждения; 34.88%
  • Как сделать эффективной полиграфическую продукцию; 34.88%
  • Какими способами повысить качество услуг. 60.47%
Другие опросы

Рассылка



© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль