Нормативно-методическое регулирование процессов оцифровки – обязательная составляющая цифровизации культурного наследия

402
По заказу Федерального архивного агентства ВНИИДАД разработал комплекс нормативно-методических актов, регулирующих процессы оцифровки архивной документации. Предлагаемые методические рекомендации – первый в России опыт создания подобных материалов для отрасли в целом. Кроме того, это первое опубликование данных рекомендаций в профессиональной литературе...

Ю.Ю. Юмашева,

заведующая лабораторией автоматизированных архивных технологий Всероссийского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), канд. ист. наук

По заказу Федерального архивного агентства ВНИИДАД разработал комплекс нормативно-методических актов, регулирующих процессы оцифровки архивной документации. Предлагаемые методические рекомендации – первый в России опыт создания подобных материалов для отрасли в целом. Кроме того, это первое опубликование данных рекомендаций в профессиональной литературе

В настоящее время в учреждениях культуры активно ведется оцифровка объектов историко-культурного наследия вообще и архивных документов в частности. В связи с этим необходимо выработать единую для всех участников этого процесса нормативно-методическую базу, регулирующую вопросы приоритетов и последовательности перевода в цифровой формат фондов, выбора методов оцифровки, сканирующего и другого специализированного оборудования, определения требований как к самому процессу создания электронных копий, так и к их учету, хранению и использованию.

В мировой и в отечественной практике отсутствуют бесспорные подходы к организации оцифровки объектов историко-культурного наследия.

Следует признать, что, несмотря на наличие богатого опыта нормативного регулирования процессов документооборота, а также архивного хранения и использования документов на традиционных носителях, в мировой и в отечественной практике в настоящее время отсутствуют апробированные и бесспорные подходы к организации аналогичных процессов в отношении электронных копий архивных документов и других объектов историко-культурного наследия. Очевидно, что это обусловлено спецификой информационной среды, стремительностью развития техники и технологии, требующей постоянной модификации и переработки нормативно-методической базы отраслей культуры, а также поддержания ее в соответствии с современным уровнем развития IT. Учитывая вышесказанное, Федеральное архивное агентство в рамках разработанной и принятой в конце 2010 г. ведомственной Программы информатизации запланировало проведение целого ряда научно-исследовательских работ, целью которых должно было стать формирование комплекса нормативно-методических материалов (инструкций, методических рекомендаций, правил и т. п.), направленных на унификацию и регламентирование процессов перевода архивных документов в цифровой формат (создание электронных копий архивных документов).

В рамках выполнения этих планов в 2012 г. по заказу Федерального архивного агентства ВНИИДАД разработал комплекс нормативно-методических актов, регулирующих процессы оцифровки архивной документации.

В состав данного комплекса входят: 

■ «Методические рекомендации по созданию электронных копий документов АФ РФ на бумажной основе и управлению полученным информационным массивом»;

■ «Методические рекомендации по созданию, хранению, учету и использованию фонда пользования фото- и фонодокументов на цифровых носителях»;

■ «Регламент изготовления цифровых копий фонда пользования с микроформ архивных документов»;

■ «Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов»;

■ «Методические рекомендации, программное обеспечение оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при выполнении работ по оцифровке архивных документов в российских государственных архивах».

Разработка подобного комплекса нормативно-методических актов является первой в Российской Федерации попыткой осмысления на системном уровне проблем, связанных с цифровизацией историко-культурного наследия.

Все перечисленные документы хотя и разработаны для архивной сферы, но имеют более широкое применение и могут быть востребованы как в библиотечном, так и в музейном сообществах, а также в тех отраслях, где осуществляются работы по созданию электронного фонда пользования с оригиналов объектов историко-культурного наследия и/или с их копий, созданных с использованием технологии микрофильмирования.

Все перечисленные нормативно-методические документы представляют собой особую разновидность регламентирующей документации, в которой в полной мере отражается междисциплинарный характер процессов, свойственный прикладной информатике. В ходе создания подобной документации необходимо объединить «гуманитарное» знание (источниковедение, архивоведение/музееведение/библиотековедение и другие вспомогательные исторические дисциплины, документационное обеспечение управления и т. п., взятые в их теоретическом и практическом аспектах) с «естественнонаучным», «техническим» и «технологическим», также используемыми в теоретической и прикладной ипостасях. Только равное владение всеми перечисленными отраслями знания может дать значимый результат в виде применимого в практической деятельности регламентирующего документа.

Центральное место среди разработанных методических рекомендаций занимают «Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом».

Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом занимают центральное место среди разработанных материалов.

Документ создан на основе изучения международного опыта реализации проектов оцифровки архивных документов и (шире) артефактов на бумажных носителях, а также нормативно-методических актов, применявшихся в рамках осуществления этих проектов и доступных в сети Интернет. Рекомендации базируются на действующем в архивной сфере комплексе регламентирующей документации, в том числе на «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утв. 18.01.2007), на основе международных (ISO) и российских (ГОСТ) стандартов в области архивного дела и информационных технологий.

Необходимо также особо отметить, что создание рекомендаций находится в русле Программы деятельности ЮНЕСКО на 2012–2013 гг., в которой прямо указывается, что в число приоритетных задач этой организации в означенный период входит «разработка принципов, которыми следует руководствоваться при оцифровывании», «защита и оцифровывание всемирного документального наследия» и «принятие стратегий и принципов сохранения и оцифровывания и укрепление архивов и библиотек в качестве центров образования, обучения и информации».

Методические рекомендации состоят из вводной части (введение, определение терминологического аппарата), четырех глав и обширных приложений.

Во введении к Методическим рекомендациям определены цели их создания – унификация и регламентация проведения архивами в плановом порядке работ по созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования копий архивных документов на бумажных носителях. Методические рекомендации описывают порядок проведения работ по созданию такого фонда в зависимости от технических возможностей архивов, учет электронных копий, входящих в электронный фонд пользования, и принципы управления медиаресурсами.

В перечне терминов приводятся определения наиболее распространенных понятий, используемых в практике проектов оцифровки. При этом авторы рекомендаций отдают себе отчет в том, что приведенные дефиниции могут быть подвергнуты определенной критике с позиций быстро развивающихся информационных технологий, нуждаются в постоянном обновлении и актуализации.

Работа над терминологией в рамках создания методических рекомендаций обнажила проблему неразработанности терминологического аппарата, путаницу в дефинициях и в определении существа процессов создания электронных (цифровых) копий архивных документов (и шире – исторических источников любых типов и видов) и их последующего использования. С сожалением приходится констатировать, с одной стороны, отсутствие (или противоречивость) нормативно-методических актов, национальных ГОСТов, вводящих единообразие в терминологию, описывающих и регулирующих технологические процессы, а с другой – значительное негативное влияние, оказываемое заимствованием англоязычной технической терминологии, повсеместным распространением неудачных переводов, транслитераций, и иногда и «калек» с иноязычных терминов. При этом стоит особо подчеркнуть, что за рубежом данная терминология также не является строго унифицированной, а при переносе на отечественную почву трактовки лексических значений заимствованных терминов различаются уже не только у разных авторов, но даже в рамках одного и того же официального документа. К сожалению, без выработки единого словаря терминов, одинаково понимаемых как гуманитариями, так и техническими специалистами, без проникновения в специфику работы каждой из вовлеченных в процесс сторон, без следования правилам, действующим на «междисциплинарном поле», добиться качественного решения проблемы создания электронных копий архивных документов и иных объектов историко-культурного наследия практически невозможно.

Таким образом, уже на начальной стадии разработки методических рекомендаций был сделан вывод о необходимости осуществления в недалеком будущем отдельной научно-исследовательской работы, посвященной терминологическим аспектам.

В процессе написания методических рекомендаций было принято решение об использовании тех трактовок терминов, которые приняты в действующей нормативно-методической базе или активно используются на практике и не имеют большого числа нареканий. Такой подход позволил ввести относительную унификацию в используемый в создаваемом документе терминологический аппарат и на основе введенных дефиниций создать внутренне непротиворечивый регламентирующий текст рекомендаций. 

Первая глава методических рекомендаций посвящена краткому обзору международных проектов оцифровки архивных документов, обеспечивающей их нормативно-методической базе и отечественному опыту реализации подобных проектов.

Отечественный опыт представлен на основе отчета по научно-исследовательской работе, выполненной ВНИИДАД в 2011 г. на тему «Изучение опыта оцифровки (сканирования) документов Архивного фонда в архивных учреждениях Российской Федерации». В отчете был обобщен опыт 93 государственных архивных учреждений субъектов Федерации по переводу архивных фондов в цифровой вид и получен определенный срез информации, характеризующий общую ситуацию в вопросах создания электронных копий.

Вывод, сделанный в исследовании, неутешителен: в Российской Федерации отсутствуют единые подходы к процессу оцифровки архивных документов.

Косвенным подтверждением этого итога является сформированная в результате выполнения НИР коллекция нормативно-методических актов по проблемам оцифровки архивных документов, разработанных и внедренных в инициативном порядке в государственных архивах 16 субъектов Российской Федерации. Коллекция состоит из внутренних инструкций, памяток, регламентов и методических рекомендаций 24 архивных учреждений.

Сам факт инициативной разработки подобной документации говорит о многом. Прежде всего, он свидетельствует об осознании остроты и многоаспектности стоящих перед архивистами проблем, связанных с реализацией общегосударственного курса на оцифровку архивных документов. Во-вторых, он является ярким выражением имеющегося у специалистов понимания того, что проекты оцифровки любых исторических артефактов не могут являться полем для бесконечных экспериментов по поиску технических и технологических решений. В-третьих, инициативная разработка регламентирующей документации является следованием высоким профессиональным традициям всех архивных, музейных и библиотечных структур, согласно которым любое «взаимодействие» с объектом историко-культурного наследия должно быть регламентировано и задокументировано, поскольку только такой подход к работе с артефактом позволяет обеспечить его сохранность.

Вместе с тем детальное изучение текстов этих документов наглядно продемонстрировало не только имеющуюся разницу в технических и технологических вопросах, основанную, прежде всего, на разных финансовых и технических возможностях региональных архивов, но и несогласованность терминологического аппарата, разное понимание целей и задач оцифровки и т. п.

Полученные сведения и сделанные на их основе выводы подтвердили отсутствие единых подходов к процессу оцифровки архивных документов. А это в свою очередь ведет к таким серьезным проблемам, как:

■ необходимость проведения неоднократной оцифровки документов, что наносит вред сохранности подлинников;

■ невозможность соотнесения и интеграции результатов проектов оцифровки, осуществленных в различных архивных учреждениях;

■ невозможность полномасштабного использования электронных копий архивных документов.

Совокупность обозначенных проблем, с одной стороны, ставила под сомнение возможность осуществления задачи о тотальной и полномасштабной оцифровке подлинников архивных документов в учреждениях, хранящих документы архивного фонда страны, а с другой – настоятельно требовала разработки нормативно-методических актов и методических рекомендаций, регулирующих данные процессы.

Выявленные в ходе исследования проблемы стали реперными точками, определившими содержательную структуру разработанных методических рекомендаций, в которых ответы на наболевшие вопросы сгруппированы в три главы (вторая – четвертая), описывающие процессы создания, учета и хранения электронных копий.

Первая из них (вторая глава методических рекомендаций) посвящена организации работ по оцифровке архивных документов. В ней вводится определение электронного фонда пользования (далее – ЭФП), описывается его структура, перечисляются основные цели оцифровки архивных документов, описываются методы и главные технологические операции при создании ЭФП, вводятся критерии отбора архивных фондов для создания электронных копий.

В главе вводятся понятия «электронной мастер-копии архивного документа», «рабочей электронной копии», «копий второго и последующего порядков», определяются технические параметры электронных копий различного назначения, созданных с разновидовых подлинников архивных документов на бумажных носителях. 

В тексте главы особо подчеркивается, что электронные копии архивных документов и электронный фонд пользования не могут рассматриваться в качестве страхового фонда документации.

Несколько параграфов этой главы посвящены детальному рассмотрению вопросов организации проектов оцифровки, в частности процедурам планирования работ по созданию электронного фонда пользования (ЭФП); описанию примерного состава сотрудников структурного подразделения по созданию ЭФП и требований к их квалификации. Последний вопрос является чрезвычайно важным и болезненным, поскольку требует от сотрудников, занимающихся оцифровкой, не только профессиональных знаний и навыков в компьютерных технологиях, но и высокой культуры работы с историческими артефактами.

Три параграфа методических рекомендаций посвящены материально-техническому оснащению проектов оцифровки. В них приводится примерный перечень оборудования и программного обеспечения, необходимого для создания электронных копий архивных документов, хранения ЭФП и управления созданным цифровым контентом; перечисляются основные требования к техническому оборудованию и программному обеспечению, к технологическим помещениям подразделения по созданию электронных копий архивных документов и рабочим местам сотрудников.

В следующих параграфах описываются процедуры подготовки и передачи документов на сканирование, подробно рассматриваются общие подходы и требования к самому процессу оцифровки. Особо акцентируется внимание на том, что независимо от целей и предназначения создаваемых электронных копий необходимо стремится к тому, чтобы архивный документ (и/или исторический артефакт) оцифровывались однократно.

В методических рекомендациях сформулированы общие правила, которым необходимо следовать при работе с подлинниками архивных документов в процессе создания электронных копий. Так, в частности, рекомендуется оцифровывать в полном объеме единицы хранения, отдельные архивные документы (включая обложки, шмуцтитулы, листы со служебной информацией, оборотные стороны и т. п.). 

Отмечается, что если осуществляется обязательная оцифровка листа-заверителя, допустимо пропускать «пустые», не заполненные символьной (текстом), графической и иной информацией, непронумерованные листы (страницы), входящие в состав единицы хранения (документа). Но при этом в сопроводительной документации (в описании электронной копии) должна быть сделана специальная отметка о том, для каких именно листов (страниц) и по какой причине не создавались электронные копии.

Неразброшюрованные дела (книги) целесообразно оцифровывать в разворот, отдельные документы (листовой материал) – полистно (включая оборотную сторону). Полистная оцифровка неразброшюрованных дел (книг) возможна только в случае, когда формат листов (в высоту) превышает размер сканирующего стола, и дела (книги) необходимо располагать на столе горизонтально.

В случае если в составе дела находятся документы разных размеров, необходимо использовать белые листы бумаги для подкладки их под небольшие документы с тем, чтобы следующий документ большего размера не предъявлялся на изображении.

В перечень правил специально включен пункт о нежелательности пофрагментной оцифровки большеформатных подлинников с последующей компьютерной «склейкой» («стикингом») изображения. Для оцифровки большеформатных документов рекомендуется использовать цифровой фотоаппарат.

Особо описываются процессы оцифровки «сложных» документов. Так, если архивный документ представляет собой трехмерный объект (например, книжное/альбомное издание, свиток, рулон и т. п.), то кроме проведения оцифровки его обложки, шмуцтитула и страниц с помощью сканера, рекомендуется также создать цифровую фотографию предмета, отражающую его физические размеры и форму, а также имеющиеся особенности (книжный корешок, три обреза книги, застежки и т. п.).

Если документ хранится в сложенном виде, то кроме оцифровки его лицевой и оборотной стороны в развернутом виде рекомендуется также оцифровать его во всех вариантах сложения в случае, если они (варианты сложения) имеют самостоятельную информационную ценность (например, надписи на внешних сторонах писем–треугольников периода Великой Отечественной войны).

Если документ представляет собой телетайпную или телеграфную ленту, книгу, выполненную азбукой Брайля, имеет филиграни, рельефные изображения, подчистки, исправления и т. п. и/или иные детали, видимые только при определенном освещении или под углом, его сканирование целесообразно производить только с использованием специального оборудования. Если подобное оборудование отсутствует, то особенности документа подробно описываются в сопроводительной документации, в том числе в программе учета и описания электронных копий.

Если архивный документ имеет историческую упаковку (конверт, папку, обложку, кофр и т. п.), в обязательном порядке необходимо создать электронную копию данной упаковки, применив при необходимости цифровой фотоаппарат.

При оцифровке таких сложных объектов, как, например, фотоальбомы, где на странице расположено несколько архивных документов (фотографий), демонтаж которых невозможен, рекомендуется создать электронную копию страницы в целом, а затем с помощью специальных установок сканирующего оборудования – копию каждого документа (фотографии) в отдельности.

При оцифровке сложного объекта, демонтаж которого невозможен, рекомендуется создать копию страницы в целом, а затем – копию каждого документа в отдельности.

В методических рекомендациях зафиксировано требование рескана (пересканирования) подлинника архивного документа в случае изменения его внешнего вида (например, в результате реставрации). Отмечается, что документ должен быть оцифрован повторно, а утратившая актуальность мастер-копия заменена на новую. При этом старая копия не уничтожается, а отправляется в архив.

В параграфе даются и практические технические рекомендации. К примеру, отмечается, что при оцифровке желательно располагать на поверхности сканера две линейки, демонстрирующие физические размеры документа. Необходимо также следить, чтобы граница области сканирования отстояла на 0,5 – 1 см от края документа с тем, чтобы на изображении были видны края.

Указаны случаи, в которых нежелательно использовать прижимное стекло сканеров

■ толщина дела (книги) превышает глубину книжной колыбели;

■ дело (книга) сшито таким образом, что при его раскрытии на 180 градусов у корешка возникает «волна» и появляется возможность нанесения вреда документам;

■ при сканировании иллюминированных или пергаменных рукописей и книг.

В методических рекомендациях подчеркивается необходимость проведения ежедневной настройки сканирующего и компьютерного оборудования, используемого в процессе оцифровки. Настройки осуществляются с целью получения максимально качественных электронных копий.

В специально разработанной таблице приводятся технические параметры (размер минимального и максимального разрешения, цветовой режим и рекомендуемый формат сжатия графического файла для мастер-копий), применяемые в процессе оцифровки подлинников в зависимости от особенностей архивных документов – типа носителя (пергамен, тряпичная бумага, стандартная бумага, калька, фотобумага, картон) и физического размера документа.

Особое внимание в методических рекомендациях обращается на недопустимость графической обработки полученной электронной мастер-копии. Подробно описываются методы контроля качества эталонных электронных образов, обеспечение их соответствия подлиннику, достоверности и целостности, предлагается схема маркировки мастер-копий, структура каталогов на носителях информации (в системах хранения), подробно рассматриваются механизмы репликации (перезаписи) электронных мастер-копий на другие носители информации. 

Настолько же детально рассматриваются процессы создания и использования рабочих электронных копий и копий второго и последующего поколений, предназначенных для использования в различных целях (в читальных залах архивов, в полиграфических публикациях и публикациях в сети интернет (в т. ч. в форме электронных документов), в качестве копий, созданных по заказам пользователей и т. п.). Основные технические параметры электронных копий разного предназначения представлены в таблице.

Размещение электронной копии в сети Интернет в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации является формой воспроизведения (издания, публикации) архивного документа. В этом случае, по действующим «Правилам издания исторических документов в СССР», в сопроводительных материалах (описании) к каждому из публикуемых документов (электронной копии) должно быть указано, какие работы по его графической обработке (ретушированию) проводились, что и как корректировалось, должны быть указаны фамилия и инициалы специалиста, проводившего графическую обработку электронной копии. При этом также указывается на целесообразность защиты электронной копии архивного документа, размещенной в сети Интернет, «водяным знаком» (watermark) с изображением логотипа или названия (аббревиатуры названия) архива (владельца подлинника документа).

Завершающие параграфы второй главы посвящены нормам выработки при оцифровке архивных документов.

Третья глава методических рекомендаций посвящена учету электронных копий фонда пользования. В ней рассматривается ведение учета в традиционной и автоматизированной формах. Предлагаемые механизмы учета, а также формы учетной документации базируются на общих принципах ведения государственного учета документов Архивного фонда РФ, а также на положениях ГОСТ 15489−1−2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Здесь же приводится описание основных принципов функционирования программного обеспечения (системы) по учету и управлению (учету использования) цифровым контентом (электронными копиями архивных документов), разработка которого запланирована Федеральным архивным агентством на ближайшее время, и наборы метаданных для описания электронных копий различного предназначения.

В последней, четвертой главе методических рекомендаций рассматриваются проблемы хранения электронных копий, резервного копирования, обеспечения информационной безопасности как самих копий, так и носителей информации; описываются процедуры контроля за состоянием электронных копий, а также наличием и техническим состоянием носителей информации.

В качестве приложений к тексту методических рекомендации приведены рекомендуемые формы документов, обеспечивающих проведение работ по подготовке и передаче документов на оцифровку, создание и учет электронного фонда пользования, а также карта этапов и документационного обеспечения процесса оцифровки.

В заключение необходимо сказать, что методические рекомендации, описывая общие подходы, принципы и управленческие механизмы проектов оцифровки, не исключают определенной вариативности в организации работы по созданию электронного фонда пользования (ЭФП), базирующейся на сложившейся практике и имеющихся возможностях каждой конкретной организации.

Методические рекомендации разработаны в 2012 г. Технические рекомендации, содержащиеся в них, основываются на современном уровне развития информационных технологий, доступном для российских архивов. Учитывая вышесказанное, необходимо иметь в виду, что методические рекомендации (в части описания технических параметров и характеристик оборудования) будут оставаться актуальными не более трех–пяти лет. По истечении указанного срока они должны быть переработаны в плановом порядке с учетом произошедших изменений.

Рекомендации будут актуальными не более трех–пяти лет. По истечении этого срока их необходимо будет переработать.

Однако уже сейчас, в результате создания этих методических рекомендаций, стало очевидно, что имеется целый ряд проблем, решение которых невозможно откладывать в долгий ящик. Часть из них носит прикладной характер и связана с бессистемностью, отрывочностью и недостаточностью имеющейся общедоступной и развитой нормативно-методической базы (системы менеджмента качества), регулирующей каждый этап технологического процесса создания, описания, учета, использования, хранения цифрового контента вообще и электронных копий объектов историко-культурного наследия в частности. Решение этой части проблем видится в проведении полномасштабного анализа имеющейся регламентирующей документации, в результате которого должен быть сформирован план дальнейших действий в виде перечня необходимых документов, разработка которых позволит создать полноценную систему контроля за процессом создания качественного цифрового контента (на базе оцифровки объектов историко-культурного наследия) и последующего управления им.

Другая часть проблем выражается в отсутствии «политической» воли со стороны всех заинтересованных сторон – участников процессов оцифровки: российских библиотек, музеев, архивов – в вопросах синхронизации содержания, разработки и внедрения внутриотраслевых нормативно-методических актов.

Думается, что преодоление этих проблем позволит выйти на качественно новый уровень в решении задачи цифровизации историко-культурного наследия России.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Рассылка




© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×