Событийный туризм

216
В последние годы все более активно происходит интеграция российских музеев в туристическую индустрию. Музеи привлекают отечественных и зарубежных туристов своими интересными экспозициями, оригинальными выставочными проектами, разнообразными образовательными, интерактивными программами. Музеи осваивают и новые для себя формы работы, такие как организация массовых ...

Лылова М.И.,

директор ГБУК «Природный, архитектурно-археологический музей-заповедник “Дивногорье”» 

В последние годы все более активно происходит интеграция российских музеев в туристическую индустрию. Музеи привлекают отечественных и зарубежных туристов своими интересными экспозициями, оригинальными выставочными проектами, разнообразными образовательными, интерактивными программами. Музеи осваивают и новые для себя формы работы, такие как организация массовых мероприятий на открытом воздухе. Это разнообразные фестивали, праздники, театрализованные шоу, которые, без сомнения, можно отнести к событийному туризму, являющемуся сегодня наиболее динамично развивающимся направлением в турбизнесе. Мировая практика показывает, что его развитие способствует формированию имиджа как учреждения-организатора, так и региона в целом.

На протяжении почти десяти лет ежегодно на территории музея-заповедника “Дивногорье” проходит по 3−4 мероприятия под открытым небом. Специфика Дивногорья: отсутствие традиционного музейного здания, электроосвещения на большей его территории, специально обустроенных площадок для проведения этих акций, − все это определяет время их проведения, ограничивая весенне-летним периодом.

Этнографический праздник Купала, фольклорный фестиваль “Неофолк”, некоммерческий музыкально-исторический фестиваль профессиональных и самодеятельных исполнителей этнической музыки “Ярилино пламя”, фестиваль театральных самодеятельных коллективов “Театральные Дивы”, музыкальный фестиваль “Музыка для музыкантов”, творческие мастерские художников “Архиарт” и “Лендарт”, “Дивногорские ярмарки” и кукольные представления для детей прочно заняли свое место в жизни музея-заповедника, став традиционными.

Особой популярностью не только у жителей Воронежской области, но и других регионов пользуется акция “Ночь в Дивногорье”, которая стала продолжением международной музейной акции “Ночь музеев” и превратилась в проект “Музыка open air”. Сегодня благодаря поддержке департамента культуры и архивного дела Воронежской области она стала ярким и значимым культурным событием регионального масштаба и неотъемлемыой частью бренда музея-заповедника.

Первые “Ночи” были посвящены легендам Дивногорья. Сценарии к ним создавались коллективным творчеством сотрудников музея-заповедника, их воплощением занимались не только самодеятельные и отдельные профессиональные актеры, музыканты, танцоры, игротехники, но и сами сотрудники. Посетители же становились активными участниками происходящего действа. С каждым годом количество желающих приехать на “Ночь” возрастало буквально в геометрической прогрессии. Это потребовало изменения формата мероприятия, что, естественно, повлекло за собой значительное увеличение финансовых затрат на его проведение и необходимость введения платного билета.

Последние годы музей-заповедник осуществляет этот проект совместно с Воронежским государственным театром оперы и балета. Ежегодно на одну июльскую ночь Дивногорье превращается в огромную сцену под открытым небом, где незабываемые по красоте дивногорские пейзажи и музейные объекты служат естественными декорациями для театральных постановок. “Дамских дел мастер”, “Марица”, “Цыганский барон”, “Лебединое озеро”, “Бабий бунт” − вот те спектакли, которые были представлены публике солистами театра вне классической сцены. Но “Ночь” не ограничивается только представлениями. Финальным аккордом ночных впечатлений служит посещение музейного объекта – пещерного храма, украшенного сотнями горящих свечей и наполненного звучанием духовных песнопений, или прогулка в степи под звездным небом под аккомпанемент свирели, саксофона или скрипки.

Организация мероприятия

Порядок действий

Организация полномасштабного мероприятия на открытом воздухе требует значительных усилий, поэтому подготовка к каждой следующей “Ночи в Дивногорье” начинается практически сразу после проведения предыдущей или гораздо раньше.

1. Продумывается формат и тематика мероприятия: идеально, когда оно может быть органично вписано в очередной годовой проект музея-заповедника, хотя, например, проект “Дивногорья” “Музыка open air” самодостаточен сам по себе. Проводятся переговоры с потенциальными партнерами, проговариваются основные позиции мероприятия, ответственности сторон и составляется предварительная смета затрат.

Партнерами проекта могут стать театральные и концертные учреждения, самодеятельные музыкальные коллективы, районный отдел культуры, организации, которые предоставляют свето-звуковое оборудование, автотранспортые компании, отдельные радиостанции, СМИ, которые обеспечивают информационную поддержку мероприятия, представители частного бизнеса (организации, производящие питьевую воду, учреждения питания – кафе), коммунальные службы, силовые структуры системы МВД, обеспечивающие правопорядок, административные органы власти и т. п.

2. Согласование формата мероприятия с учредителем, определение источников его финансирования. Поскольку в последние годы бюджетное финансирование музеев достаточно скромное, выделить средства на реализацию проекта бывает непросто. Поэтому важно получить финансовую поддержку из целевых средств социально-творческого заказа. Для этого необходимо подать заявку во время формирования учредителем плана мероприятий социально-творческого заказа на будущий год – в случае ее включения это может стать весомой финансовой составляющей бюджета данного события. Если по каким-то причинам мероприятие не попадает в план, основным источником финансирования становятся средства учреждения, полученные от своей основной уставной деятельности, и в меньшем объеме – средства партнеров и спонсоров. Последние не обязательно могут быть финансовыми: например, предоставление бесплатного транспорта для доставки реквизита, оборудования и участников мероприятия и т. п. – это также немалый вклад, особенно если учесть, что расстояние от Воронежа до музея-заповедника – 150 км.

3. Событие вносится в годовой план работы учреждения с указанием сроков его проведения.

4. Разработка подробного сценарного плана мероприятия, определение конкретного места проведения (от этого будет зависеть перечень необходимого оборудования, человеческих ресурсов и проч.). В дальнейшем отношения с партнерами выстраиваются на основании договоров о проведении совместного мероприятия, где оговариваются обязанности сторон, в т. ч. и финансовые. 

Пример

Музей-заповедник и театр проводят совместное мероприятие – театральную постановку на территории музея. Мероприятие платное, продажу билетов на него осуществляет музей-заповедник. Музею-заповеднику и театру следует заключить договор. В “Предмете договора” следует указать следующее: “Исполнитель (театр) обязуется осуществить показ спектакля (название спектакля) на территории музея-заповедника в рамках мероприятия (название мероприятия, в данном случае − “Ночь в Дивногорье”)”. В разделе “Обязательства” музея-заповедника указывается (помимо предоставления и подготовки сценической площадки, обеспечения свето-звукового оборудования и т. п.) пункт “музей-заповедник обязуется оплатить исполнение спектакля”. Сумма оговаривается с руководством театра на стадии подготовки мероприятия.

Также устанавливается, что музей-заповедник выплачивает гонорар артистам из дохода, полученного от проданных билетов.

Если в мероприятии принимают участие отдельные музыканты или актеры, то финансовые отношения с ними выстраиваются на основании гражданско-правовых договоров.

Аренда свето-звукового оборудования и автотранспорта, необходимого для доставки оборудования и участников мероприятия, происходит также на основании договорных отношений с организациями, предоставляющими эти услуги.

В случае, когда в мероприятии принимает участие театр с показом спектакля, или же выступает музыкальный коллектив с концертной программой авторских произведений, музей-заповедник вступает в договорные отношения с Российским авторским обществом (РАО), которому выплачивает авторское вознаграждение за публичное исполнение того или иного произведения

4. Обеспечение безопасности и комфорта посетителей. Мероприятие “Ночь в Дивногорье” проводится поздно вечером и частично захватывает ночь, а местом действия становятся последовательно несколько открытых площадок территории музея-заповедника. Количество посетителей может колебаться от 1,5 до 3 тысяч человек. Соответственно, одной из самых главных задач организатора мероприятия является обеспечение безопасности людей. Также необходимо создать условия для их комфортного пребывания в музее-заповеднике: организовать дополнительные точки питания, дополнительные санитарные объекты, парковочные места. Решить эти задачи за счет собственных ресурсов музею не под силу. Значит, их нужно делегировать партнерским организациям.

У администрации “Дивногорья” сложились многолетние конструктивные и плодотворные отношения с руководством Лискинского муниципального района Воронежской области, где территориально расположен музей-заповедник, а также отделом МВД России по Лискинскому району, службами МЧС, техническими и иными службами. Поэтому все эти вопросы каждый раз прорабатываются достаточно серьезно. Перед проведением каждого мероприятия в музее-заповеднике проходят совещания, где с руководством вышеупомянутых служб подробно определяются буквально все детали в зоне их ответственности.

Перед проведением мероприятия, обычно за месяц, проводится встреча с главой Лискинского муниципального района Воронежской области. На ней определяются ключевые моменты, при работе над которыми потребуется помощь районных властей, например, ускорение ремонта автомобильной дороги, ведущей к музею-заповеднику, помощь в согласовании с руководством управления ЮВЖД (станция Лиски) по изменению графика движения товарных поездов на время спектакля, распространение при содействии районного отдела культуры части билетов на мероприятие для жителей г. Лиски и района. В части, касающейся работы различных районных служб, выходит распоряжение главы администрации района об обеспечении проведения мероприятия. Так, отдел МВД России по Лискинскому району обеспечивает соблюдение правопорядка на мероприятии, в т. ч. сотрудники этого ведомства дежурят у билетной кассы музея-заповедника, у мест контроля билетов и пропуска людей на мероприятие, помогают в рассадке зрителей. Дорожно-патрульная служба обеспечивает безопасность движения автотранспорта до музея-заповедника и обратно на протяжении почти 70 км автодороги в границах Лискинского района, помогает в парковке многочисленного автотранспорта, прибывающего в музей-заповедник. Служба МЧС с кинологами обеспечивает предварительную проверку территории на предмет безопасности (отсутствие взрывчатых веществ), противопожарную безопасность, в случае необходимости – медицинскую помощь. Технические службы, например Лискинские электросети и горэлектросеть, обеспечивают бесперебойное и дополнительное электроснабжение мощной свето-звуковой аппаратуры. Тем не менее, в каждом конкретном случае могут возникнуть сложности, требующие дополнительного согласования. В нашем случае это близкое расположение железной дороги к месту театрального представления. Необходимым партнером становится управление юго-восточного отделения ОАО РЖД: руководство и диспетчеры станции Лиски на время действия спектакля корректируют график движения или скоростной режим товарно-подвижных составов по железнодорожной ветке, проходящей в границах территории музея-заповедника.

При организации инфраструктуры для проведения мероприятий важен и такой деликатный момент, как создание дополнительных санитарных объектов. У музея-заповедника имеется стационарный капитальный туалет, а коммунальные службы г. Лиски предоставляют на безвозмездных условиях мобильные кабины биотуалетов.

В рекреационной зоне территории музея-заповедника работает стационарное летнее кафе. Для удобства обслуживания зрителей и гостей мероприятия музей-заповедник по согласованию с районной администрацией приглашает комбинат общественного питания города и частных предпринимателей обеспечить работу дополнительных точек питания. 

Бюджет мероприятия

Окончательный бюджет мероприятия определяется после утверждения сценария и согласования всех позиций со всеми участниками мероприятия. Сумма всех затрат может составить от 400–600 тыс. руб. и более.

Приведем пример статей расходов сметы мероприятия:

1. Типографские расходы (билеты, пригласительные, афиши).

2. Расклейка афиш.

3. Услуга по рекламе на радио, телевидении, в СМИ (желательно при этом договориться с кем-то о бесплатной рекламе).

4. Аренда свето-звукового оборудования.

5. Аренда сцены, посадочных зрительских мест (при необходимости).

6. Транспортные расходы (услуга по найму автобусов для доставки участников на место проведения мероприятия и обратно, грузового автотранспорта для доставки оборудования и пр.).

7. Питание участников мероприятия (актеров, музыкантов и др.) и угощение приглашенных гостей.

8. Расходные материалы (свечи, факелы, горючее для них, ограждающие ленты и прочее, вплоть до питьевой бутилированной воды и туалетной бумаги).

9. Плата театру за показ спектакля или музыкальному коллективу за исполнение концертной программы.

10. Оплата работ и услуг, выполненных (оказанных) по гражданско-правовым договорам (например, плата отдельным актерам или музыкантам, участвующим не в спектакле, а в других разделах программы мероприятия), а также оплата работ, которые в силу их специфики не могут быть выполнены сотрудниками музея-заповедника.

11. Выплата РАО авторского вознаграждения за публичное исполнение того или иного произведения. Необходимо заранее заключить с этой организацией договор, в котором должен быть рассчитан процент авторских отчислений. Сумма отчислений станет известной после сдачи кассовых отчетов о количестве проданных билетов на мероприятие. Отметим, что сроки осуществления авторских отчислений ограничены, и если учреждение допускает просрочку, на эту сумму начисляются пени.

Поскольку при заключении договоров на поставку товаров бюджетные учреждения работают только по безналичному расчету, а проведение любых кассовых операций требует времени, руководству учреждения или ответственным за проект необходимо скрупулезно, до мелочей продумать каждый свой шаг. Срочные непредвиденные траты могут стать для учреждения большой проблемой.

Партнеры могут полностью или частично взять на себя оплату питания участников мероприятия или угощение приглашенных гостей; возможно, они смогут оплатить типографские расходы на пригласительные билеты и т. д.

Кадровый ресурс

На первоначальном этапе подготовки мероприятия задействовано 2-3 сотрудника учреждения. Однако накануне и в момент проведения мероприятия работать приходится буквально всем сотрудникам музея-заповедника (25 штатных единиц). Перед каждым сотрудником ставится конкретная задача, за выполнение которой он несет ответственность: проведение рекламной компании в СМИ и сети Интернет, подготовка сценических площадок, зрительских мест, обеспечение факельного освещения подъема к храму, регулирование движения потока людей во время подъема по лестнице и в храме и т. п.

Например, если вы организуете мероприятие на 1,5 тысячи человек на открытом воздухе, для комфортной работы потребуется задействовать следующие кадровые ресурсы (с указанием их функций): 

■ директор – возглавляет и координирует работу по организации мероприятия, участвует в каждом из согласовательных совещаний всех уровней, проводит переговоры с партнерами;

■ заместитель директора по административно-хозяйственной деятельности – подготавливает договоры с учреждениями, предоставляющими необходимые услуги и материалы для мероприятия, регистрирует их на сайте; определяет участки работы хозяйственного персонала, координирует работу технических служб; налаживает взаимодействие с силовыми структурами, обеспечивающими общественный порядок и безопасность на мероприятии;

■ бухгалтер – согласует договоры с технической инспекцией, подготавливает и оформляет платежные документы;

■ специалист по кадрам – подготавливает и оформляет гражданско-правовые договоры;

■ главный бухгалтер – обеспечивает своевременную оплату всех договоров;

■ специалист по информационным технологиям – создает макеты афиш, пригласительных, билетов на мероприятие, осуществляет фотосъемку на самом мероприятии;

■ ведущий специалист экспозиционно-выставочной деятельности – обеспечивает проведение рекламной кампании мероприятия;

■ заместитель директора по научно-музейной деятельности – обеспечивает аккредитацию СМИ и осуществляет распорядительные функции;

■ начальник хозяйственного отдела – возглавляет работу своего отдела (8 человек) по подготовке территории музея-заповедника к мероприятию (сценические площадки, организация мест для зрителей, подготовка дополнительных парковочных мест и др.); отдел помогает осуществлять контроль билетов (2 человека), обеспечивает работу инфраструктурных объектов в ночное время (биотуалеты – 2 человека), разрешает хозяйственно-технические вопросы, возникшие в ходе подготовки и проведения мероприятия;

■ администратор – бронирует билеты на мероприятие;

■ билетные кассиры – осуществляют продажу забронированных билетов;

■ научные сотрудники – в период проведения мероприятия 4 человека обеспечивают контроль билетов и помогают в рассадке зрителей, затем регулируют поток людей в храме и т. п.;

■ старший научный сотрудник эколого-научно-образовательной деятельности – обеспечивает профессиональную фото- и видеосъемку мероприятия;

■ инженер – обеспечивает работу звукового оборудования в пещерном храме;

■ младший научный сотрудник эколого-научно-образовательной деятельности и специалист историко-культурно-образовательной деятельности – отвечают за организацию факельного освещения лестницы к храму (на протяжении многих лет музею-заповеднику помогают студенты (20 человек), которые участвуют в археологических раскопках на его территории).

Опыт проведения подобных мероприятий показывает, что конечный успех зависит от множества факторов, начиная от погодных условий до успешной компании в СМИ. Самым важным является слаженность и согласованность действий всех без исключения партнеров, так как провал хотя бы одного участка работы может “смазать” впечатление от всего мероприятия.

Опыт, приобретенный музеем-заповедником “Дивногорье” за время организации мероприятия, и формирование надежной команды партнеров при постоянной поддержке Департамента культуры и архивного дела Воронежской области позволяют избегать отдельных недочетов первых лет.

С каждым годом расширяется география приезжающих на праздник. Это не только жители Воронежской области и близлежащих регионов Черноземья, но и жители Москвы, Санкт-Петербурга, Твери, Ростова и других более отдаленных регионов нашей страны.

Масштабное мероприятие на открытом воздухе запоминается посетителям. Неслучайно впоследствии у них возникает желание приехать в музей-заповедник уже в качестве экскурсантов для знакомства с историко-культурным и природным богатством Дивногорья.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Опрос

Какие рекомендации по работе с результатами независимой оценки качества Вам более всего необходимы? Выберите несколько вариантов

  • Как обеспечить открытость и доступность информации об учреждении и его мероприятиях; 25.58%
  • Как повысить комфортность для посетителей в условиях ограниченного бюджета; 53.49%
  • Как расширить перечень услуг; 55.81%
  • Как формировать стоимость услуг; 46.51%
  • Как влиять на транспортную и пешую доступность к учреждению; 4.65%
  • Как организовать он-лайн продажу билетов и других услуг электронным способом; 32.56%
  • Как сократить время ожидания услуги; 4.65%
  • Как обеспечить доброжелательность, вежливость, компетентность работников учреждения; 34.88%
  • Как сделать эффективной полиграфическую продукцию; 34.88%
  • Какими способами повысить качество услуг. 60.47%
Другие опросы

Рассылка



© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль