Как организовать доступ к архивным документам, защищая персональные данные

1181
Сотрудники ВНИИДАД предлагают варианты совершенствования нормативной правовой базы, регулирующей порядок доступа к архивным документам, в которых содержатся персональные данные. Учитывая значимость и деликатность темы, предосторожности не будут лишними. Некоторые рекомендации руководитель учреждения может внедрить в практику работы уже сейчас...

И.В. Волкова,

канд. ист. наук

Сотрудники ВНИИДАД предлагают варианты совершенствования нормативной правовой базы, регулирующей порядок доступа к архивным документам, в которых содержатся персональные данные. Учитывая значимость и деликатность темы, предосторожности не будут лишними. Некоторые рекомендации руководитель учреждения может внедрить в практику работы уже сейчас.  

Проблема доступа к архивной информации чрезвычайно актуальна и для тех, кто обрабатывает, хранит и иным образом распоряжается ей, и для ее пользователей. Проблема особенно важна для учреждений культуры, прежде всего, архивов, музеев, библиотек. Архивные документы этих учреждений входят в состав Архивного фонда РФ, в котором хранится огромный комплекс документной информации с персональными данными.

Проблема доступа к персональным данным особенно актуальна для архивов, библиотек и музеев.

Рассмотрим, какие вопросы возникают в ходе использования такой информации.

Корни проблемы

В СССР проблема доступности архивных документов, в т. ч. содержащих персональную информацию, практически не существовала и не получила правовой проработки ни в законодательных, ни в ведомственных актах. В Российской Федерации этот термин стал использоваться в начале 1990-х гг., когда в состав Архивного фонда РФ вошли документы организаций КПСС, а также некоторых дел КГБ СССР, содержащие большой объем информации о человеке, значительную часть которого составляла конфиденциальная информация. Вопросы доступа получили особенно широкий резонанс после принятия Конституции РФ 1993 г., установившей, что «каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом».

«Доступ и использование архивных документов – это точка¸ где сталкиваются государственные, корпоративные интересы и вопросы личности, общества».

К информации закрытого и ограниченного использования Конституция относит сведения, составляющие «государственную тайну» и «информацию о частной жизни человека». На практике это приводит к сталкиванию интересов пользователей и распорядителей информации. Видный ученый-архивист, долгие годы возглавлявший архивную отрасль, член-корреспондент РАН В.П. Козлов в работе, посвященной проблемам доступа и использования архивных документов, пишет, что «доступ и использование архивных документов – это точка¸ где сталкиваются государственные, корпоративные интересы и вопросы личности, общества». Он называет объективно существующие «болезненные» факторы в использовании архивных документов с персональными данными, которые обусловлены несовершенством норм закона и их «неизбежной субъективностью». В их числе: «а) несовпадение интересов, в силу чего конфликт пользователя архивной информацией и ее распорядителей – архивистов необратимо неизбежен; б) наличие разных подходов к толкованию доступности архивов, исходя из представлений, что, с одной стороны, – все тайное должно быть или стать через какое-то время явным, или, – с другой, – ставшее явным тайное может нанести вред государству или личности, поскольку архивная информация – мощнейший ресурс даже тогда, когда он лишь внешне имеет силу доказательности в различных политических коллизиях. Ее использование либо сокрытие в равной мере могут стать инструментом манипуляции общественным сознанием кратковременного или долговременного действия».

Архивные учреждения в своей работе постоянно стоят перед вопросом, как найти баланс между интересами государства и интересами личности, между правом одного человека получать информацию и правом другого быть защищенным от доступа к его конфиденциальным персональным данным без его согласия.

Сотрудники Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) подготовили аналитический обзор «Дифференцированный подход к определению периода ограничения доступа для различных тематических групп конфиденциальных персональных данных, содержащихся в архивных документах». Цель этого документа и всей проделанной работы –рассмотреть состояние современной законодательной и нормативной правовой базы по названной проблеме в России, ближнем и дальнем зарубежье, определить основные направления и пути ее совершенствования.

В ходе подготовки обзора составители:

■ изучили основные этапы ограничения допуска к архивным документам в исторической ретроспективе, исходя из необходимости показать место и роль архивов и архивных документов в контексте государственной политики;

■ рассмотрели состояние современной законодательной и нормативной правовой базы как в России, так в ближнем и дальнем зарубежье;

■ выявили состояние практической деятельности архивных учреждений по организации использования архивных документов, содержащих информацию о человеке;

■ определили спорные вопросы, противоречия в законодательных и нормативных правовых документах, решение которых необходимо для обработки информации о человеке в соответствии с существующим законодательством;

■ наметили возможные направления и пути совершенствования законодательной и нормативной правовой базы.

Изучение современной законодательной и нормативной правовой базы в Российской Федерации показало отсутствие закрепленных законодательством терминов и их определений, касающихся доступа к информации о человеке, ограничение периода доступа к конфиденциальной информации одним и тем же сроком, сужение категории так называемых «привилегированных пользователей», имеющих право доступа и использования конфиденциальной информации о человеке до окончания периода ограниченного доступа к ней. Кроме того, мы обнаружили, что ответственность архивиста и пользователя, работающих с конфиденциальной информацией о человеке, и, соответственно, никак не определены. Если не определена ответственность, соответственно, никак не урегулирован вопрос контроля за соблюдением ее норм.

Остановимся на некоторых из этих вопросов. Прежде всего, на терминологических аспектах проблемы.

Важные термины

Любое законодательство должно базироваться на правильно сформулированной терминологической базе, исключающей двойственное толкование используемых терминов. Иначе возникнет различное понимание одних и тех же терминов и самого законодательства различными людьми и соответственно различное применение законодательных норм.

В архивной нормативной правовой базе отсутствуют термины, определяющие:

■ всю информацию о человеке;

■ общедоступную информацию о человеке;

■ конфиденциальную информацию о человеке;

■ критерии разделения информации о человеке на общедоступную и конфиденциальную.

Термин «персональные данные» сейчас используется в значении, не соответствующем федеральному законодательству.

Вся информация о человеке

Необходимо ввести в архивную терминологическую базу термин «персональные данные» в значении, определенном Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).

«Персональные данные» ̶ любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Обоснованием такого подхода может служить то, что Закон № 152-ФЗ, хотя и не распространяется на архивную отрасль, тем не менее констатирует, что в архивных документах, в т. ч. в документах Архивного фонда РФ, содержатся персональные данные. Поэтому использование этого термина в архивной отрасли вполне правомерно.

Обеспечить общее понимание термина важно еще и потому, что в настоящее время в нормативном правовом пространстве России продолжают существовать два понятия «персональные данные»:

■ «персональные данные» ̶ любая информация о человеке при условии возможности его идентификации;

■ «персональные данные» ̶ та информация о частной жизни лица, в соответствии с которой лицо может быть идентифицировано.

В архивной отрасли термин «персональные данные» используется не в трактовке Федерального закона, вводящего этот термин, а в трактовке Перечня сведений конфиденциального характера, сужающей его наполнение. Согласно Перечню «персональные данные» являются только частью информации о частной жизни гражданина, которая может его идентифицировать. Между тем, согласно пунктам 2 и 3 ст. 55 Конституции РФ «в Российской Федерации не должны издаваться законы, отменяющие или умаляющие права и свободы человека и гражданина. Права и свободы человека и гражданина могут быть ограничены федеральным законом только в той мере, в какой это необходимо в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства».

Если обратиться к опыту западноевропейских государств, США, то они применяют этот термин в том же значении, что и Закон № 152-ФЗ. Директива Европейского союза определила «персональные данные» как любую информацию, связанную с идентифицируемым или идентифицированным лицом (субъектом данных) и подразумевающую информацию, зафиксированную на любом носителе.

Информация, которую может получить каждый

Далее, следует ввести в архивную терминологическую базу термин «общедоступные персональные данные» также в значении, определенном Законом № 152-ФЗ.

«Общедоступные персональные данные» ̶ персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.

Обоснование этого подхода такое же, как и при введении предыдущего термина.

В законодательстве западноевропейских и прибалтийских государств и США отсутствует определение общедоступных персональных данных, так как основное внимание уделено документам, содержащим конфиденциальную информацию. По логике вещей, все, что не является конфиденциальными персональными данными, относится к открытым персональным данным.

По логике вещей, все, что не является конфиденциальными персональными данными, относится к открытым персональным данным.

Что касается определения общедоступных персональных данных в законодательстве стран-участников СНГ, то они даны в проектах законов «О персональных данных» двух республик (Республики Казахстан и Кыргызской Республики) и по содержанию схожи с определением Федерального закона «О персональных данных», хотя название термина в Кыргызской Республике различное: 

Термин

Значение в Республике Казахстан

Значение в Кыргызской Республике

«Общедоступные персональные данные»

Персональные данные, включенные в общедоступные источники персональных данных (биографические, библиографические справочники, телефонные, адресные книги, частные объявления и т. д.) или в средства массовой информации и на которые не распространяются требования сохранение тайн, установленных действующим законодательством Республики Казахстан

Массивы персональных данных, доступ к которым не ограничен законодательством, и предназначенные для общего пользования (справочники, телефонные книги, адресные книги и т. п.)

Информацию, которую необходимо охранять

Третий термин, который необходимо ввести в архивную терминологическую базу, ̶это термин «конфиденциальные персональные данные». При этом нужно конкретизировать понятия «ущерб» и «вред», обозначив их разновидности: имущественный ущерб, физический вред, моральный вред. Это позволит использовать эти уточненные понятия в качестве критериев разделения персональных данных на общедоступные и конфиденциальные.

При формулировке данного термина мы исходили из определения конфиденциальной информации, данного в Федеральных законах от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» и «О персональных данных», и определения конфиденциальных персональных данных, записанных в «Рекомендациях по европейской политике в отношении доступа к архивам».

Кроме того, поскольку конфиденциальность информации о человеке имеет тенденцию меняться в зависимости от разных обстоятельств, особое значение имеет определение общего критерия разделения информации о человеке на общедоступную и конфиденциальную.

Впервые попытка разделить такую информацию была предпринята во Временном положении «О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования» в рамках отдельных комплексов документов. В пункте 1.12 документа читаем: «Документы следственных, персональных и личных дел, содержащие компрометирующие сведения как о лицах, на которых они заведены, так и о третьих лицах, а также тайны личной жизни граждан не выдаются до истечения срока …».

В Основах законодательства РФ «Об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах» критерий деления такой информации уже был распространен на все архивные документы, а не только на документы Архивного фонда РФ или локальные комплексы архивных документов: «Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища».

Затем в ныне действующем Законе № 125-ФЗ этот критерий в несколько сокращенном виде был повторен (текст критерия был сокращен за счет изъятия слов, касающихся безопасности жилища гражданина): «Ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности...».

Основной недостаток определения критерия состоит в том, что ни в тексте самого критерия, ни в тексте закона не раскрыты понятие «угроза для безопасности человека и его жилища».

Этот недостаток в предложенном нами определении мы попытались устранить, Исходя из содержания понятия «безопасность человека и его жилища», мы установили, что под безопасностью следует понимать защищенность от внешних и внутренних угроз, а угроза – это обещание причинить кому-либо вред, зло.

Кроме того, для конкретизации понятия «ущерб», «вред», установили по Гражданскому кодексу РФ их разновидности: имущественный ущерб, физический вред, моральный вред:

имущественный ущерб (материальный ущерб) – ущерб, нанесенный имущественному положению юридического или физического лица вследствие причинения ему вреда или неисполнения условий договора;

физический вред – любые негативные изменения в организме человека, препятствующие его благополучному биологическому функционированию;

моральный вред – физические и нравственные страдания, которые могут быть причинены гражданину нарушением его прав.

При разграничении вреда морального и физического необходимо учитывать, что оба вида вреда причиняются непосредственно личности, и оба вызывают страдания – соответственно, духовные (переживания, фрустрацию и пр.) и физические (как, например, нанесение травм причиняет заметную и фиксируемую боль).

Следовательно, использование, распространение и передача сведений, создающих угрозу для безопасности человека, могут нанести ему имущественный ущерб, физический и моральный вред. 

Суммируя вышеизложенное, мы можем дать определение термина «конфиденциальных персональных данных» как любых персональных данных человека, использование, распространение и передача которых в течение некоторого периода времени может нанести ему имущественный ущерб, физический и моральный вред и доступ к которым ограничивается законодательством Российской Федерации.

К конфиденциальным персональным данным относится, например, информация об усыновлении (удочерении), о расовой и национальной принадлежности, о состоянии здоровья, об участии в любом качестве в уголовном преступлении и др. Согласно пунктам 2 и 3 ст. 25 Закона № 125-ФЗ, доступ к такой информации российским законодательством устанавливается на 75 лет со дня создания документа, причем эта норма распространяется на все архивные документы, независимо от форм собственности. До истечения этого периода правом досрочного доступа обладают:

1) сам человек (субъект информации), сведения о котором имеются в архивном документе (если это не противоречит федеральному законодательству, т. е. если эта информация не может быть отнесена к сведениям, составляющим государственную тайну),

2) родственники (наследники: по закону и по завещанию) субъекта информации (при его жизни предъявляющие письменное согласие субъекта информации, а в случае его смерти предъявляющие свидетельство о смерти и документы, подтверждающие родство);

3) доверенные лица:

■ субъекта информации (назначает их сам);

■ его родственников или наследников (в случае смерти субъекта информации) – с учетом их права доступа и наличия соответствующих документов (заявления; документов, подтверждающих родство или наследование, факт смерти; доверенности; документов, подтверждающих личность);

4) другие лица при наличии письменного разрешения субъекта информации, а в случае его смерти – его родственников или наследников (при предъявлении соответствующих документов);

5) представители органов государственной власти на основании мотивированных обращений в пределах их компетенции и для выполнения ими их должностных обязанностей;

6) другие лица в порядке, установленном законодательством РФ;

7) работники архивов в пределах возложенных на них служебных обязанностей.

Следовательно, работники архивов, музеев, библиотек при любой форме информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда РФ и других архивных документов не вправе предоставлять пользователям такие документы, публиковать их в открытой печати, помещать на выставках и т. д.

Выходом из такой ситуации может быть обезличивание конфиденциальной информации, при которой содержание информации в документе, за исключением персональных данных, остается прежним.

Безопасный способ обнародования информации – ее обезличивание: содержание информации в документе, за исключением персональных данных, остается прежним.

К кому относятся персональные данные 

Наконец, необходимо ввести в архивную терминологическую базу термин «субъект персональных данных» в значении, определенном Законом № 152-ФЗ: «субъект персональных данных – это физическое лицо, определенное или определяемое на основании информации, к нему относящейся».

Его определение включено в общее определение термина «персональные данные», и оно уравнивает права всех лиц, информация о которых присутствует в документе и достаточна для их идентификации. Данный термин объединил два ранее существовавших понятия: «лицо, которому посвящен документ» и «третье лицо». Теперь при решении вопроса о досрочном доступе должны учитываться интересы любого лица, персональные данные которого есть в документе, достаточные для его идентификации, независимо от их объема и тематики.

Законодательство стран Западной Европы и СНГ имеет схожее определение: «субъект персональных данных (субъект) – человек, к которому относятся соответствующие персональные данные.

В законодательстве прибалтийских государств присутствует идентичный термин: «субъект данных – физическое лицо, которое может быть прямо или косвенно идентифицировано путем использования данных, имеющихся в системе обработки данных».

Иными словами, если в документе, посвященном Иванову И.И., также упоминаются Иванов В.И. и их сосед Петров П.П., необходимо обеспечить неразглашение персональных данных не только «основного» лица, но и всех лиц, которых можно однозначно опознать благодаря этому документу.

Как контролировать доступ к охраняемой информации 

Кроме терминологической базы, обратим также внимание на еще один существенный вопрос – на контроль доступа к персональным данным, содержащимся в архивных документах.

В действующих законодательных и нормативных правовых актах вопросы доступа к персональным данным, содержащимся в архивных документах, регулируются следующими положениями.

Статья 25 Закона № 125-ФЗ гласит: «Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации».

И далее: «Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания указанных документов».

Эти положения Федерального закона нашли свое развитие в нормативных правовых документах, непосредственно касающихся организации информационного обеспечения и работы читального зала:

1) в Административном регламенте Федерального архивного агентства (Росархива) по предоставлению государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» записано, что «для истребования заявителями сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации». Перечень этих документов аналогичен тому, который представляет заявитель для истребования сведений об основном лице, которому посвящен документ. 

Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, заявитель должен дополнительно предоставить документы, подтверждающие его право получать такие сведения. 

И далее: «если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и нормативными правовыми актами субъекта РФ».

Таким случаем, например, может быть необходимость предоставления сведений органам государственной власти и управления, органам местного самоуправления, судебным и правоохранительным органам по их мотивированному письменному запросу в пределах возложенных на них должностных обязанностей;

2) необходимость предоставления документов, подтверждающих полномочия заявителя, для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, содержится и в Административном регламенте Росархива по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»;

3) аналогичное положение записано в «Порядке использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации»: «Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения наследников данного гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов». 

Иными словами, в этих документах сказано, что заявитель должен подтвердить свое право получить информацию о персональных данных третьих лиц, но никак не описано, кто и каким образом должен контролировать доступ к персональным данным, содержащимся в архивных документах.

Предложения ВНИИДАД 

Каждый архив сталкивается с необходимостью такого контроля при исполнении запросов социально-правового характера, работе исследователей в читальном зале, экспонировании архивных документов на выставках, использовании документов в средствах массовой информации, публикации архивных документов, проведении информационных мероприятий с использованием архивных документов (при предоставлении пользователям информационных продуктов и информационных услуг).

Поэтому, на наш взгляд, следует ввести в будущий отраслевой нормативный правовой документ раздел о контроле доступа к персональным данным, содержащимся в архивных документах.  

Руководствуясь вышеприведенными нормативными правовыми документами, предлагаем ввести две формы контроля: текущий контроль, который проводится в самом архиве, и контроль за полнотой и качеством в виде плановых и внеплановых проверок, осуществляемых как самим архивом, так и вышестоящим архивным органом.

Текущий контроль должен проводиться руководителем профильного структурного подразделения архива, осуществляющего путем проверок соблюдение и исполнение сотрудниками этого подразделения положений, изложенных выше.

В ходе этой работы:

1) проверяется обеспечение конфиденциальности персональных данных субъектов персональных данных, содержащихся в архивных документах, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и нормативными правовыми актами субъекта РФ, выявляются и устраняются нарушения прав пользователей;

2) рассматриваются, принимаются решения и готовятся аргументированные ответы на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архива.

Контроль за полнотой и качеством соблюдения конфиденциальности персональных данных субъектов персональных данных при предоставлении пользователю информационных услуг и информационных продуктов, перечисленных выше, должен включать в себя:

1) проведение проверок;

2) выявление и устранение нарушений прав пользователей;

3) рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архива.

Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Они проводятся для того, чтобы установить соответствует ли работа архива по доступу к персональным данным требованиям законодательства Российской Федерации в этой области.При плановой проверке могут рассматриваться вопросы, связанные с соблюдением конфиденциальности персональных данных во всех формах использования архивных документов (комплексные проверки), или вопросы по отдельным формам использования (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению пользователя. Периодичность проведения плановых проверок в архиве осуществляется на основании полугодовых или годовых планов работы архива. Периодичность плановых проверок Росархивом или уполномоченными органами исполнительной власти в области архивного дела (далее – архивными органами) устанавливается их правовыми актами. Все плановые проверки должны осуществляться регулярно в течение всего периода деятельности архивного органа.Внеплановые проверки проводятся только архивным органом по следующим основаниям:

1) окончание срока исполнения ранее принятого решения архивного органа о нарушении обязательных требований законодательства Российской Федерации в области доступа к персональным данным, выявленным в ходе предыдущей проверки;

2) поступление в архивный орган обращений и заявлений физических и юридических лиц (информации от органов государственной власти, органов местного самоуправления, из средств массовой информации и др.), в т. ч. о следующих фактах: возникновение угрозы причинения вреда жизни, здоровью граждан; причинение вреда жизни, здоровью граждан, неправомерный отказ в выдачи информации;

 3) нарушение прав и законных интересов граждан действиями (бездействием) должностных лиц архива при обработке их персональных данных.

Для проведения плановой или внеплановой проверки формируется комиссия, в состав которой включаются высококвалифицированные специалисты архива/архивного органа. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, содержание замечаний, нарушений обязательных требований законодательства Российской Федерации в области доступа к персональным данным, выявленные в ходе проверки, необходимые меры по их устранению и сроки устранения нарушений. Справку подписывают все члены комиссии. Исполнителя знакомят с замечаниями. Если в результате проверки выявляется нарушение прав пользователей, то виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В нормативном правовом документе следует также предусмотреть порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления пользователю информационных услуг и информационных продуктов. Наши предложения сводятся к следующему.

Пользователь может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления пользователю информационных услуг и информационных продуктов.

Действия (бездействие) федерального государственного архива могут быть обжалованы:

■ в Росархив;

■ в Министерство культуры РФ;

■ в судебном порядке;

■ в прокуратуру по месту нахождения архива.

Действия (бездействие) государственного архива субъекта РФ могут быть обжалованы:

■ в вышестоящий архивный орган;

■ руководству субъекта Российской Федерации;

■ в судебном порядке.

Действия (бездействие) муниципального архива могут быть обжалованы в орган местного самоуправления, в судебном порядке.

Руководитель архивного органа (или органа местного самоуправления):

■ обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости – с участием пользователя, направившего жалобу, или его законного представителя;

■ запрашивает при необходимости документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

■ принимает меры по результатам рассмотрения жалобы, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя;

■ дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Ответ на жалобу подписывает руководитель архивного органа или его заместители. После этого ответ направляется по почтовому адресу, указанному в обращении. В соответствии с п. 5.8.3 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» письменная жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы..

В исключительных случаях руководитель архивного органа вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

Ответ на жалобу не дается, когда в письменной форме:

■ не указаны фамилия инициатора жалобы, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

■ содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи. При этом необходимо сообщить пользователю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

■ текст жалобы не поддается прочтению, о чем сообщается пользователю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

■ в жалобе пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

Руководитель архивного органа или иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с пользователем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в данный архивный орган, и уведомить об этом пользователя. Если пользователь не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть направлена в соответствующие государственные органы по надзору за соблюдением законодательства по защите прав граждан.

Мы рассмотрели только два вопроса, которые могут быть включены в «Предложения по совершенствованию нормативной правовой базы, регулирующей порядок доступа к архивным документам, в которых содержатся персональные данные».

Все вышесказанное напрямую относится не только к архивным учреждениям, но и ко всем учреждениям культуры, хранящим документы Архивного фонда РФ. Каждый руководитель такого учреждения при решении вопроса о предоставлении пользователю архивных документов, содержащих персональные данные, при их использовании сотрудниками учреждения (при экспонировании, использовании в научных исследованиях, публикации, выступлениях в средствах массовой информации) должен руководствоваться законодательными нормами, прежде всего Законом № 125-ФЗ, осуществлять систематический контроль доступа к персональным данным, содержащимся в архивных документах, и своевременно реагировать на жалобы пользователей.   Архивам, библиотекам и музеям на заметкуПравила работы с конфиденциальной информацией в общем виде приведены в следующих документах:

■ Правилах хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19);

■ разработках ВНИИДАД, в т. ч. «Рекомендациях по доступу к документам государственных архивов, содержащим персональные данные» // Росархив, ВНИИДАД. М., 2002;

■ методических рекомендациях «Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов РФ и организация пользования ими». М., 2009.

При необходимости соответствующие положения можно включить в «Правила работы пользователей в читальном зале» каждого конкретного архива, взяв за основу разработанный Росархивом «Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 03.06.2013 № 635).

В настоящее время для работы музеев и библиотек достаточно имеющихся документов. 

За рамками статьи осталось еще несколько важных аспектов проблемы. Среди них – примерный перечень тематических групп конфиденциальных персональных данных, период ограниченного доступа пользователей к документам, содержащим конфиденциальную информацию, привилегированные категории пользователей, ответственность архива и пользователя. Думаю, что они найдут подробное освещение в последующих статьях моих коллег.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Рассылка




© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×