Учет комплектов и многосоставных предметов

850
Как правильно вести учет музейных предметов, состоящих из нескольких частей: что нужно знать руководителю.

Прокофьева Ю.В.,

главный хранитель музея-заповедника «Старая Ладога» 

Как правильно вести учет музейных предметов, состоящих из нескольких частей: что нужно знать руководителю. 

Темой настоящей статьи является учет музейных предметов, состоящих из нескольких частей. Зачастую у музейных сотрудников возникают трудности при выполнении такой работы. Затруднения могут быть связаны с непониманием или незнанием научно-правовой базы учетно-хранительской работы, или же с неумением применять ее в конкретных ситуациях. В дальнейшем эти сложности приводят к ошибкам в учете, а они, в свою очередь, и сказываются на отчетности учреждения, и осложняют работу его руководителя. Разберемся, каков правильный порядок действий в спорных случаях и как руководитель учреждения может помочь своим сотрудникам избежать затруднений.

Нормативная база

Согласно статистическому справочнику «Россия-2013», изданному Федеральной службой государственной статистики, в 2011 г. в России существовал 2631 музей, в т. ч. музеи федерального, областного, краевого и муниципального подчинения.

В практике многих музеев до сих пор отсутствуют четкие методы присвоения инвентарных номеров многосоставным предметам, в результате чего появляется путаница в документации.

В нашем правовом поле находится разработка порядка нумерации комплектов предметов и многосоставных предметов, основанного на нормативно-правовой базе, в рамках утвержденной внутримузейной инструкции каждого отдельно взятого музея и неукоснительное следование этому правилу.

Для начала определимся с нормативно-правовой базой, регулирующей вопросы обеспечения учета музейных предметов и музейных коллекций.

До настоящего времени основным действующим законодательным документом, определяющим правила учетной обработки музейных предметов, является «Инструкция по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР», утвержденная приказом Министерства культуры СССР от 17.07.1985 № 290 (далее – Инструкция).  

В свое время Инструкция была введена для создания единой системы учета, методов хранения и реставрации музейных предметов, что позволило привести музейную деятельность к некоему единообразию. За тридцать лет своего существования Инструкция изжила себя. Изменился государственный строй, произошел большой скачок в научно-технической, информационной и компьютерной областях.

Вопрос пересмотра старого и создание нового документа, регулирующего хранительскую и учетную сферы музейной деятельности, стоял крайне остро еще в 1990-е гг. Тогда специалисты Министерства культуры РФ начали разрабатывать новую инструкцию, которая учитывала бы все реалии современного общества и уровень научно-технического прогресса. Музейные работники были ознакомлены с несколькими проектами подобного документа. Но ни один из вариантов не был утвержден окончательно.

Наряду с этим был издан Федеральный закон от 26.05.1996 № 54-ФЗ «О музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации» (далее – Закон № 54-ФЗ), определяющий «особенности правового положения Музейного фонда Российской Федерации, а также особенности создания и правовое положение музеев в Российской Федерации» (статья 1 Закона № 54-ФЗ).

В ст. 16 Закона № 54-ФЗ четко обозначено, что государственным музеям и иным государственным учреждениям, которым в оперативное управление переданы музейные предметы и музейные коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ, необходимо вести и учетную документацию, связанную с этими музейными предметами и музейными коллекциями, и обеспечивать ее сохранность.

Из Положения о музейном фонде Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12.02.1998 № 179 (далее – Положение), становится понятно, что «правила учетной обработки музейных предметов и музейных коллекций (описания, измерения, маркировки и др.), условия хранения и обеспечения безопасности в соответствии с особой технологией изготовления, другой спецификой отдельных категорий данных предметов и коллекций, а также типовые формы основных учетных документов определяются инструкцией по учету и хранению музейных предметов и музейных коллекций, утверждаемой Министерством культуры Российской Федерации» (пункт 14 Положения). Именно такой новый документ нам необходим.

Комплексные проверки музеев, регулярно проводящиеся Министерством культуры РФ и органами прокурорского надзора, выявляют наличие существенных проблем в учетно-хранительской области, причем это касается как больших музеев федерального значения, так и малых музеев областного или муниципального подчинения.

Остро назрела необходимость приведения учета в музеях к единому современному стандарту.

8 декабря 2009 г. был издан приказ Министерства культуры РФ № 842 «Об утверждении Единых правил организации формирования, учета, сохранения и использования музейных предметов и музейных коллекций, находящихся в музеях Российской Федерации» (далее – Единые правила). Согласно п. 1.1. Единых правил, они были разработаны в целях упорядочения деятельности музеев Российской Федерации, созданных в соответствии с Федеральным законом «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях Российской Федерации».

К вопросу присвоения учетных номеров музейным предметам, состоящим из отдельных частей, в Единых правилах подошли уже более обстоятельно.

Несмотря на свою значимость и явную практическую пользу, Единые правила существовали недолго и были отменены приказом Министерства культуры РФ от 11.03.2010 № 116.

Единые правила утратили силу, но некоторые их положения вошли в основу проектов «Инструкции по организации комплектования, учета, хранения, реставрации и использования музейных предметов и музейных коллекций Музейного фонда Российской Федерации».

С 1990-х гг. Министерство культуры РФ подготовило несколько редакций проекта новой инструкции.

20 октября 2011 г. Министерство культуры РФ издало проект приказа «Об утверждении Единых правил и условий учета и хранения музейных предметов и музейных коллекций, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, и порядка формирования, учета, сохранения и использования Музейного фонда Российской Федерации» (далее – Проект Единых правил).

К сожалению, проект и сейчас остается проектом и до утверждения, соответственно, не имеет законодательной силы, но, в то же время, он официально не отменен.

Проект Единых правил имеет «скользкий статус»: он не имеет законодательной силы, но и не отменен официально.

В рамках заявленной темы положения Проекта не противоречат продолжающей оставаться действующей музейной инструкции 1985 г. На взгляд автора, они лишь дают более четкие и детальные разъяснения, поэтому их использование вполне возможно.

Подводя итог, можно сказать, что ситуация с законодательством, регулирующим учет и хранение музейных предметов и музейных коллекций, складывается следующим образом.

В связи с отсутствием утвержденной новой музейной инструкции, действующей с 1985 г. по настоящее время остается «Инструкция по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР».

Ее использование в современном обществе требует определенной гибкости в понимании, интерпретации и применении. В то же время возможно использование рекомендаций Проекта единых правил, который разрабатывался специалистами уже с учетом современных потребностей. Сейчас мы касаемся именно пунктов, регулирующих регистрацию музейных предметов, состоящих из нескольких частей. Они, на наш взгляд, совершенно не противоречат действующей Инструкции, а напротив, более подробно ее раскрывают.

Практика присвоения учетных номеров 

Определив правовую базу ведения учета и хранения музейных предметов и музейных коллекций, можно перейти к непосредственному рассмотрению заявленного вопроса.

Целью регистрации музейных предметов является присвоение им определенных порядковых номеров, которые проставляются и на самом предмете. Остановимся подробно на второй стадии учета – инвентаризации, в ходе которой происходит научное изучение и описание предмета, отнесение его к определенной коллекции и присвоение ему инвентарного номера.

К сожалению, многие музеи сталкиваются с проблемами при присвоении инвентарных номеров предметам, имеющим несколько частей.

В п. 110 Инструкции читаем: 

«а) предметы, состоящие из нескольких съемных частей, заносятся в инвентарь за одним номером, а каждая составная часть нумеруется отдельной литерой. Например, кубок с крышкой – инвентарный номер Ф 1230, кубок 1230/1, крышка Ф 1230/2;

молоток отбойный пневматический – ручка – 1

корпус – 2

рабочая часть с пружиной – 3

кусок резинового шланга – 4;

б) в комплектах предметов (например, сервизы, гарнитуры мебели и т. д.) каждый отдельный предмет инвентаризируется за отдельным номером, а принадлежность его к комплекту оговаривается в графе “описание”;

в) альбомы рисунков, фотографий и пр. записываются под одним инвентарным номером, а каждый лист получает дробный номер, причем указывается общее количество листов с зарисовками или количество фотографий, количество пустых и отсутствующих листов или гнезд для фотографий. Если альбом состоит из произведений разных авторов, инвентаризации подлежит каждый лист в отдельности». 

Считаю уместным в данной ситуации цитирование соответствующих положений из Проекта Единых правил (см. п. 15.8.1. этого документа): 

«В комплектах музейных предметов, каждый из которых имеет самостоятельное музейное значение и может использоваться отдельно (сервизы, гарнитуры мебели, комплекты одежды и церковных облачений, оружие, несессеры, часы и очки в футляре, сабля в ножнах, икона в съемном окладе, туалетные и чернильные приборы, крест с цепью, панагия с цепью), каждый предмет регистрируется под отдельным номером, а его принадлежность к комплекту указывается в графе “развернутое описание визуальных характеристик”». 

Предметы, состоящие из нескольких съемных элементов, которые не могут использоваться отдельно (например, табакерка, чайник или супница со съемной крышкой, флакон с пробкой и др.) могут регистрироваться в инвентарной книге под отдельными номерами или под одним номером с присвоением каждому элементу цифровой дроби. 

Парные предметы (туфли, створки царских врат, наручи, поножи, перчатки, погоны, венчальные венцы и свечи, серьги) могут регистрироваться в инвентарной книге под одним номером с присвоением каждому элементу цифровой дроби. 

Предметы, состоящие из основного и нескольких дополняющих элементов-принадлежностей, например, дуэльные и спортивные наборы пистолетов, а также автоматы, пулеметы с пулелейками, масленками, запасными магазинами и лентами, протирками регистрируются в инвентарной книге под одним номером, а каждому элементу присваивается соответствующая цифровая дробь.

Отдельным деталям, смонтированным на одежде (пуговицы, монеты, обереги на этнографических костюмах), орденским знакам, вмонтированным в наградное оружие и предметам с крышками на шарнирах дробный номер не присваивается, но в описании предмета указывается их наличие, количество и отличительные признаки. 

Сброшюрованные альбомы рисунков, литографий, офортов, фотографий, образцов тканей регистрируются под одним инвентарным номером с присвоением каждому листу и фотографии, вложенной в прорезь, соответствующей дроби. При этом в описании указывается количество листов в альбоме с изображениями, количество пустых или отсутствующих листов или «гнезд» для фотографий. 

Если на листе несколько рисунков, наклеенных фотографий или образцов тканей, то каждый из них должен получить подробное описание без присвоения ему самостоятельного учетного обозначения.

В инсталляциях, состоящих из авторских произведений (живопись, графика, скульптура), каждому входящему в инсталляцию произведению присваивается самостоятельный инвентарный номер, а в описании указывается, к какой инсталляции оно принадлежит.

Чтобы еще лучше освоить данный вид работы, предлагаем разобрать механизм на наиболее показательных конкретных примерах. Руководителю музея это особенно важно для понимания того, какие моменты в работе сотрудников ему стоит проконтролировать. 

Пример

На музейный учет поступает докторский саквояж, представляющий из себя чемоданчик с одним отделом и боковым карманом. Внутри чемоданчика находятся различные медицинские инструменты: слуховая трубка, молоточек, аптечка с медицинскими препаратами в склянках. В боковом кармане чемоданчика располагаются предметы личной гигиены: щетка, расческа в футляре, зеркало.

Механизм присвоения данному музейному предмету инвентарных номеров будет выглядеть следующим образом.

Во-первых, докторский саквояж в целом мы будем рассматривать как комплект, каждый предмет которого имеет музейное значение и может использоваться самостоятельно. Соответственно, отдельные инвентарные номера присваиваются самому саквояжу и всем предметам, находящимся внутри: слуховой трубке, молоточку, аптечке, медицинским склянкам, щетке, расческе в футляре, зеркалу.

Во-вторых, отдельные предметы данного комплекта состоят из нескольких частей. Если эти части съемные, то каждая часть будет иметь общий инвентарный номер с указанием дроби. Рассмотрим это на примере расчески в футляре. Их номера, к примеру, будут выглядеть следующим образом: ИБ-13/1 – расческа, ИБ-13/2 – футляр, где «ИБ» – шифр историко-бытовой коллекции, «13» – общий инвентарный номер, «/1» и «/2» – указание дроби.

Кроме того, не стоит забывать, что в описании каждого отдельного предмета или составной части какого-либо предмета необходимо указание его принадлежности к конкретному комплекту.

Типичные ошибки 

Зачастую путаница происходит из-за невнимательного прочтения Инструкции и присвоения отдельных или дробных номеров несъемным частям предмета. Например, шкатулке с крышкой на шарнирах будет правильно присвоить только один инвентарный номер, но в описании необходимо указание на наличие такой крышки и способ ее крепления.

Возможной ошибкой может быть присваивание отдельных или дробных инвентарных номеров эскизам рисунков, расположенным на одном листе. В то же время, если эскизы находятся в альбоме на отдельных листах, то каждый лист с эскизом получает либо отдельный инвентарный номер, либо один общий номер с указанием дроби.

В некоторых случаях учет под одним номером предмета, состоящего из отдельных частей, может привести в тупик. Представим ситуацию, когда происходит утрата подставки от утюга, но утюг и подставка числятся как один предмет с одним номером. В этом случае у музея не получится списать утрату подставки на изменение сохранности предмета в целом, но и сказать, что весь предмет утрачен, тоже нельзя, потому что утюг остается в наличии. Пропал только один предмет, в данном случае – подставка, и разыскиваться правоохранительными органами будет именно она, а утюг продолжит свое существование в рамках музейной коллекции.

Кроме того, подставка от утюга может полноценно выступать как самостоятельный музейный предмет и использоваться на выставках, посвященных определенной тематике. При наличии только одного номера возникает проблема с выдачей предмета: либо выдавать предмет целиком, т. е. с утюгом, либо не выдавать ни то, ни другое.

Еще одним примером, подтверждающим правильность высказывания «сколько частей, столько и предметов», является икона в окладе. Приведем несколько объяснений, почему наличие двух учетных обозначений правильно и облегчает использование предметов. Оклад может быть изготовлен из драгоценных металлов и должен храниться отдельно от иконы в специальном хранилище. Его можно использовать отдельно на тематических выставках. Кроме того, в результате научно-исследовательской работы, проводящейся научными сотрудниками музея, может выясниться, что оклад относится совсем не к той иконе, с которой был принят, а к другой.

Подводя итог, нужно отметить, что учетно-хранительская работа в музее не терпит творчества. Внимательное прочтение нормативно-правовой базы и правильное ее использование избавит музеи от путаницы в учетной документации и облегчит выполнение музейными сотрудниками их непосредственных обязанностей.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Рассылка




© Актион-МЦФЭР, 2006–2016. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×